Última alteração a 25/08/2022
De forma a fornecer todos os mecanismos de apoio às necessidades de encomendas, fornecedores e documentos de faturação, é necessário efetuar um conjunto de configurações. Assim, poderá gerir corretamente todo o processo de compras.
Configurar documentos
Antes de emitir qualquer documento, deverá garantir que estes se encontram devidamente criados e configurados.
Para configurar documentos, siga os seguintes passos:
Configurar tipos de encomenda
- Aceder a Configurar Compras | Tipos de Encomenda;
- Clicar em Criar ou selecionar um documento já existente;
- Preencher os campos Tipo, Descrição, Tipo de Documento Fiscal e Natureza da Encomenda;
- Selecionar a checkbox Entrega no Ato de Faturação caso pretenda que a fatura do fornecedor seja utilizada como documento de transporte;
- Associar a Combinação de Dimensões aplicável;
- Associar uma Série ao tipo de documento, indicar o n.º de cópias e se inclui impostos;
- Por fim, clicar em Guardar e Novo.
Configurar tipos de receção de material
- Aceder a Configurar Compras | Tipo de Receção de Material;
- Clicar em Criar ou selecionar um documento já existente
- Preencher os campos Tipo e Diário;
- Escolher a Combinações de Dimensões aplicável;
- Associar uma Série ao tipo de documento, indicar o n.º de cópias e se inclui impostos;
- Clicar em Guardar e Novo.
Configurar tipos de fatura
- Aceder a Configurar Compras | Tipos de Fatura;
- Clicar em Criar ou selecionar um documento já existente;
- Indicar o tipo de fatura no campo Tipo e escolher o Tipo de Documento Fiscal;
- Selecionar a checkbox Fatura-Recibo se a fatura for de autoliquidação;
- Preencher todos os campos da área Contabilidade;
- Associar uma Série ao tipo de documento, indicar o n.º de cópias e se inclui impostos;
- Por fim, clicar em Guardar e Novo.
Configurar tipos de nota
- Aceder a Configurar Compras | Tipos de Nota;
- Clicar em Criar ou selecionar um documento já existente;
- Preencher os campos Tipo e Tipo de Documento Fiscal;
- Inserir no campo Natureza Contabilística se este tipo de documento representa um débito ou crédito;
- Na área Contabilidade, preencher os campos obrigatórios;
- Associar uma Série ao tipo de documento, indicar o n.º de cópias e se inclui impostos;
- Por fim, clicar em Guardar e Novo.
Determinar conta de fornecedores
A conta de fornecedor é descodificada pela tabela de perfis de lançamento.
Para criar um perfil de lançamento de um fornecedor, siga os seguintes passos:
- Aceder a Configurar Compras | Perfis de Lançamento de Fornecedor;
- Clicar em Criar;
- Preencher o campo Perfil de Lançamento;
- Indicar a conta corrente do fornecedor a utilizar para o Tipo de Conta da Entidade e Regime de Impostos nas respetivas colunas;
- Clicar em Gravar.
Posteriormente, o perfil deverá ser atribuído ao tipo de documento de vendas (tipo de fatura ou tipo de nota) na respetiva configuração do tipo de documento.
Ao criar o documento, é possível consultar a conta atribuída no separador Contabilidade.
Determinar conta de artigos
Para determinar a conta do artigo, é necessário saber se o artigo é gerido ou não por stocks.
Para determinar conta de artigos, siga os seguintes passos:
O artigo é gerido por stocks
Caso o artigo seja gerido por stocks, é necessário configurar este tipo de contas no Inventário.
Para editar as contas de stock, siga os seguintes passos:
- Aceder a Configurar Inventário | Contas de Stock;
- Selecionar o plano de contas pretendido;
- Clicar em Editar;
- Na área Contas de Stock, preencher as colunas relativas ao artigo, stock, diferenças de preço e faturas em Receção e Conferência;
- Na área Contas de Compras, indicar as contas relativas ao artigo, impostos e devoluções nas respetivas colunas;
Nota: Esta tabela só apresenta valores se o plano de contas tiver a indicação de suportar contas de compras;
- Por fim, clicar em Guardar.
O artigo não é gerido por stocks
Caso o artigo não seja gerido por stocks deverá definir este tipo de conta no módulo de Compras. Os serviços ou o imobilizado são exemplos de artigos que não são geridos por stock.
Para editar as contas de stock, siga os seguintes passos:
- Aceder a Configurar Compras | Contas de Compras;
- Selecionar o registo pretendido;
- Clicar em Editar;
- Na área Determinação de Conta de Compras, indicar o tipo de artigo e opcionalmente os regimes de impostos artigo e da entidade;
- Associar a cada tipo de artigo indicado o plano de contas e conta de compras;
- Clicar em Guardar.
Posteriormente, a determinação de contas deverá ser atribuída ao tipo de documento de compras (tipo de fatura ou de nota) na respetiva configuração do tipo de documento.
Ao criar o documento, é possível ver a conta atribuída nos dados de contabilidade da linha.
Criar grupos de fornecedores
Numa organização, é possível segmentar fornecedores que partilham as mesmas condições de compra através da funcionalidade Grupo de Fornecedor. Por exemplo, é possível distinguir os fornecedores de retalho dos fornecedores de revenda. Ao criar fornecedores, é também possível identificar o grupo por omissão para acelerar a criação de novas fichas.
Para criar grupos de fornecedores, siga os seguintes passos:
- Aceder a Configurar Compras | Grupos de fornecedores;
- Clicar em Criar;
- Preencher os campos Grupo e Descrição;
- Selecionar a checkbox Predefinição para definir este grupo de fornecedores por omissão;
- Preencher os campos referentes à área Valores Predefinidos;
- Inserir os Impostos e as Retenções da Entidade (opcional);
- Atribuir as Dimensões ao grupo que será utilizado nos documentos;
- Por fim, clicar em Guardar e Novo.
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