O recibo de pagamento é o documento oficializa o pagamento realizado pela entidade patronal ao funcionário. Para tal, é necessário efetuar o processamento dos recibos de vencimento dos funcionários e, de seguida, emiti-los.

Incluir observações

Antes de processar os recibos, é possível incluir observações individualizadas para cada um ou genéricas para todos. Ao selecionar uma linha da grelha pela primeira vez, a área de observações deve ser atualizada com o que está definido no Administrador.

Na mesma sessão (sem fechar a janela da emissão de recibos), é possível alterar as observações de um ou vários funcionários (ao fechar a janela as alterações são perdidas).

Quando são detetadas duas configurações diferentes na área das observações (por exemplo, ao selecionar dois funcionários com observações diferentes), surge a mensagem "Foram selecionados registos com observações diferentes".

Antes de efetuar o processamento, é possível uniformizar as observações através da opção Uniformizar Observações. Esta opção permite:

Remover as observações;
Utilizar o valor predefinido (definido no Administrador);
Uniformizar com uma das cinco primeiras observações encontradas na lista de selecionados.

Utilizar opções de processamento

As Opções de Processamento permitem agrupar a inclusão de faltas por tipo de faltas ou por remuneração, assim como escolher outras informações a incluir no recibo antes de o processar, nomeadamente:

Total de IRS retido;
Total de faltas;
Total de remunerações;
Total moeda alternativa (predefinido).

Esta opção está disponível em Recursos Humanos | Salários e Honorários | Salários | Recibos.

Ao posicionar numa linha da grelha, a área de opções de impressão é atualizada com as respetivas opções de impressão.

Se o recibo já estiver processado, são mostradas as opções utilizadas no processamento. Caso contrário, ficam visíveis as opções predefinidas.

A área das opções de impressão fica bloqueada quando existem duas configurações distintas, por exemplo, ao selecionar dois funcionários com opções de processamento diferentes. Na área de opções de processamento, é apresentada a seguinte mensagem: "Foram selecionados registos com opções de processamento distintas".

Se processar os recibos nestas condições, o processamento vai considerar as opções de impressão do último processamento.

Encontram-se disponíveis um conjunto de opções de parametrização:

Incluir faltas por remuneração:
- O mapa apresenta a coluna "Faltas" no detalhe, com o valor descontado da falta de cada uma das respetivas rubricas;
- O valor das rubricas da coluna "Remunerações é abatido do valor das faltas";
- O valor do Totalizador de Descontos considera apenas o valor das rubricas do tipo Descontos, ignorando o valor das faltas;
Incluir faltas por tipo de falta (opção Remuneração não ativa):
- O mapa não apresenta a coluna "Faltas";
- O valor das rubricas da coluna "Remunerações" é o valor bruto, ou seja, sem abater o valor das faltas;
- O valor do Totalizador de Descontos considera o valor das rubricas do tipo Desconto e o valor das faltas;
Não incluir faltas:
- O mapa não apresenta a coluna "Faltas";
- O valor das rubricas da coluna "Remunerações" é abatido do valor das faltas;
Agrupar Faltas: O valor das faltas é agrupado por tipo de falta;
Aglomerar Processamentos não ativa: Os relatórios com tipo de vencimento diferentes serão apresentados em relatórios distintos;
Aglomerar Processamentos ativa: Os relatórios com tipo de vencimento diferentes serão apresentados no mesmo relatório;
Duplicar: Recibo é duplicado na mesma folha com o descritivo Duplicado.

Processar recibos

Esta funcionalidade permite efetuar o processamento de recibos de vencimento dos funcionários, assim armazenar o histórico de recibos em formato digital (PDF) sem necessidade de novo processamento. Assim, poderá consultar os recibos em qualquer aplicação externa depois da respetiva emissão, evitando gerar novamente este tipo relatório.

As empresas com tratamento multi-moeda cuja moeda base difere da moeda alternativa (como é o caso de Angola e de Moçambique), poderá ainda optar por processar os recibos dos seus funcionários na moeda da empresa, respondendo assim às disposições legais do seu país. O processamento dos recibos na moeda dos funcionários deverá apenas ser considerado nos casos em que a moeda dos funcionários corresponda à moeda base ou alternativa da empresa.

Para processar recibos de vencimento, siga os seguintes passos:

Aceder a Recursos Humanos | Salários e Honorários | Salários | Recibos;
Selecionar o estado dos recibos que se pretende visualizar na grelha no campo Mostrar:
- Não processados (predefinição);
- Processados;
- Todos;
- Emitidos / Não emitidos (apenas para recibos já processados);
Filtrar a pesquisa por Intervalo de Datas, que está pré-preenchido com o último período processado;
Nota: Opcionalmente, poderá filtrar no separador Restrições os resultados por Funcionários, Categorias, Escalões, Departamentos, Estabelecimentos e Tipos de Pessoal;
Clicar em Atualizar;
Nota: A grelha será preenchida com os funcionários que cumpram as restrições introduzidas nos passos anteriores;
Selecionar os funcionários pretendidos;
Por fim, clicar em Processar;

Se o processamento for efetuado com sucesso, a coluna "PDF" fica preenchida com um ícone.

De forma a detalhar e complementar a informação que é apresentada no recibo salarial referente aos valores abonados aos funcionários, é possível ver refletido nos recibos:

As quantidades referentes às remunerações unitárias (utilizadas no apuramento do valor a receber);
A percentagem associada aos Descontos percentuais e que influencia o respetivo cálculo do desconto.

Para tal, na emissão de recibos em Recursos Humanos | Salários e Honorários | Salários | Recibos, no separador Geral, a baixo da grelha encontram-se disponíveis as opções Quantidades Rem. Unitárias e Perc. Descontos Percentuais que, quando ativadas, apresentam no recibo as referidas informações adicionais.

Consultar grelha de resultados

Na grelha é possível identificar:

O ano, mês e período do processamento;
O tipo de vencimento: Vencimento ou Extraordinário ou Processamento Extra (apenas Moçambique) ou Subsídio de Férias ou Subsídio Natal;
O código e nome do funcionário;
O total de Remunerações, Descontos e Líquido;
A indicação se esse processamento já foi pago;
A indicação de processamento;
A data de emissão.

Para facilitar a consulta, a opção de contexto da grelha permite:

Efetuar drill down para o processamento manual na coluna "Total" de remunerações;
Efetuar drill down para a ficha de funcionário na coluna "Funcionário";
Agrupar e Desagrupar campos;
Acrescentar campos à grelha;
Ver notificações existentes e a respetiva data;
Aplicar filtros personalizados.

A impressão deve ser realizada após o processamento do recibo através do ficheiro PDF gerado.

Emitir recibos

Depois de processar os recibos de vencimento, é necessário emiti-los. Só depois de emitir os recibos, é que é possível aceder às aplicações externas ao ERP para consultar o relatório em formato digital.

Para emitir recibos de vencimento, siga os seguintes passos:

Aceder a Recursos Humanos | Salários e Honorários | Salários | Recibos;
Selecionar os funcionários (com os recibos já processados) para os quais se pretendem emitir os recibos;
Clicar em Emitir;
Na janela de emissão, selecionar uma das três opções disponíveis:
- Não enviar notificação;
- Enviar notificação por email: Permite editar o assunto e o corpo da mensagem;
- Enviar notificação por email com o recibo em anexo: Quando é escolhida esta opção, é possível garantir um maior nível de segurança no envio do recibo por email, encriptando o recibo (o anexo). Para tal, é necessário ativar a opção Encriptar anexo. Com esta opção ativa, o anexo é encriptado e é-lhe associado uma password para que só possa ser acedido por quem tenha essa password. Assim, depois de receber o email, o funcionário terá de digitar a password para conseguir abrir o anexo. A password associada ao anexo corresponde ao número do documento de identificação do funcionário (BI ou CC) ou, caso esse número não esteja preenchido na ficha, a password será o número de contribuinte do funcionário. Caso ambos estejam preenchidos, a password associada será o número de identificação por esta ser uma informação mais pessoal face ao NIF e menos passível de ser descoberta por terceiros;
Clicar em Confirmar.

Se selecionar a opção Enviar notificação por email, é possível editar a mensagem a ser enviada:

Notificação Sem Anexo:
Assunto: Recibo de $$TIPOVENC$$ de $$MES$$-$$ANO$$.
Mensagem: Informamos que já se encontram disponíveis para consulta os Recibos de $$TIPOVENC$$ relativos aos rendimentos auferidos em $$MES$$-$$ANO$$.
Notificação Com Anexo: (A mensagem é enviada com o recibo em anexo)
Assunto: $$CODIGO$$ - Recibo de $$TIPOVENC$$ de $$MES$$-$$ANO$$.
Mensagem: Informamos que se encontra em anexo o Recibo de $$TIPOVENC$$ relativo ao rendimento auferido em $$MES$$-$$ANO$$.

É possível inserir mais campos na mensagem. Para tal, deverá selecionar a opção Inserir Variáveis. As variáveis introduzidas são limitadas pelos carateres $$.

Consultar recibos

Depois de processar os Recibos de Vencimento, é possível consultá-los.

Para tal, siga os seguintes passos:

Aplicar os filtros necessários à grelha de resultados. Poderá utilizar o separador Restrições para filtrar os funcionários que pretende consultar segundo regras específicas;
Selecionar os funcionários que pretende consultar na grelha, clicando com o botão direito do rato em cima da grelha e selecionar a opção Selecionar Todos;
Aceder ao menu Consultar para colocar todos os recibos de vencimento selecionados em formato PDF e na orientação (vertical e/ou horizontal) com que foram processados;
Clicar em Imprimir.

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