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Como configurar a retificação/estorno dos documentos?

Última alteração a 27/03/2024
Este artigo é aplicável a:
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O processo de Retificação/Estorno corresponde à anulação do documento original e consequente criação de um documento retificativo.

Esta operação é normalmente utilizada para corrigir algum erro ou engano ou para creditar documentos. Dado que o ERP não permite eliminar um documento do tipo Financeiro, através do processo de retificação/estorno é possível anular este tipo de documento, ficando esta operação registada na aplicação.

Este processo implica sempre a criação de um documento retificativo.

Criar Motivos de Retificação/Estorno

Para efetuar a retificação/estorno, deverá utilizar um documento do mesmo tipo do documento de origem, mas com natureza contrária para que os registos em termos de Contas Correntes, Contabilidade e, eventualmente, stocks (caso o documento tenha ligação a stocks) sejam revertidos.

Além disso, é necessário indicar um motivo do estorno que deverá estar devidamente configurado de acordo com as opções disponíveis:

  • Cria Novo Documento: ao efetuar a retificação/estorno, permite indicar se é criado um novo documento para substituição do documento original estornado;
  • Devolve Quantidades: o documento retificativo integra em inventário para movimentar quantidades;
  • Reabre Encomendas: se existir um documento do tipo Encomenda no fluxo, esse documento fica aberto para ser novamente transformado, dando origem a um novo envio das mercadorias;
  • Reabre Documento de Mov. Stock: se existir um documento do tipo Stock/Trans no fluxo, esse documento fica aberto para ser novamente transformado, por exemplo, ser novamente faturado.

Para criar e configurar motivos de retificação/estorno, siga os seguintes passos:

  1. Aceder a [...] | Geral | Recursos | Tabelas | Transações de Negócio | Motivos de Estorno/Anulação;
  2. Criar um motivo ou editar um já existente;
  3. Indicar o motivo de estorno configurado consoante o cenário que pretende;
  4. Clicar em Gravar.

Configurar Docs. de Retificação/Estorno

O retificação/estorno de documentos de vendas, compras e internos representa uma forma de anular documentos já criados, uma vez que não é possível apagá-los. O estorno consiste na criação de um documento de natureza contrária ao que se pretende anular.

Para configurar um documento de estorno, siga os seguintes passos:

  1. Aceder a Marketing & Vendas | Vendas | Recursos | Tabelas | Documento de Venda;
  2. Criar um documento;
  3. Selecionar o Tipo de Documento. O documento a criar deverá ser do mesmo tipo;
  4. Selecionar a Natureza que deverá ser contrária à do documento a estornar;
  5. No caso de ligação a stocks, o tipo de documento de stock deverá ser contrário ao documento a estornar;
  6. Por fim, clicar em Gravar.

Na solução pública, é possível indicar nas vendas e nas compras dois documentos para estorno: um quando o documento já se encontra liquidado e outro quando está pendente ou parcialmente pendente. No caso das vendas, esta configuração é efetuada no campo Restituição. Já nas compras, deve ser configurado o campo Reposição.

Contabilizar Docs. que liquidam Reposições

No âmbito dos documentos de compras, é possível configurar uma contabilização para utilizar quando se liquida um documento marcado como Reposição.

Para tal, siga os seguintes passos:

  1. Aceder a Administrador | Empresa | Base Aplicacional de Negócios | Ligação à Contabilidade | Conta Corrente;
  2. Selecionar o documento utilizado para liquidar os documentos de compra;
  3. No separador Processos de Execução, indicar o documento de reposição.

Ao liquidar um documento de reposição nas contas correntes, serão assim utilizadas as configurações da contabilidade do documento indicado no ponto anterior.

Consulte o artigo Como configurar o recebimento de uma reposição? para saber mais detalhes sobre este processo.

Retificar/Estornar Documentos

É possível efetuar a retificação/estorno de um documento, ou seja, através do/da:

  • Editor do documento;
  • Funcionalidade de retificação/ estorno.

Em Angola e Cabo Verde, na emissão de notas de crédito é necessário indicar o NIF do cliente. Para cumprir este requisito legal, é possível indicar o NIF quando a fatura original foi emitida sem a identificação do cliente.

Em Cabo Verde, é também necessário indicar o nome correto da entidade. Por isso, e à semelhança do que já existe no editor de vendas, também no mecanismo de estorno é sugerido automaticamente o nome da entidade através da lista de NIFs registados na DNRE.

Para retificar/estornar um documento, siga os seguintes passos:

Editor do documento

  1. Aceder a [Marketing & Vendas / Compras] | Vendas / Compras | Documentos;
  2. Selecionar o documento que pretende retificar/estornar;
  3. Aceder à opção de contexto Retificação/Estorno;
  4. Indicar qual o Documento de Retificação/Estorno que pretende criar, a respetiva Série e se pretende copiar as linhas de comentários dos documentos de origem;
  5. Selecionar o documento que pretende estornar e indicar o Motivo de estorno;
  6. Por fim, clicar em Gravar.

Funcionalidade de retificação/estorno

  1. Aceder a [Marketing & Vendas / Compras] | Vendas / Compras | Estorno;
  2. Indicar qual o Tipo de documento e Série do documento original que pretende retificar/estornar;
  3. Indicar qual o Documento de Retificação/Estorno que pretende criar, a respetiva Série e se pretende copiar as linhas de comentários dos documentos de origem;
  4. Selecionar o documento que pretende estornar e indicar o Motivo de estorno;
  5. Clicar em Gravar.

Se pretender efetuar um estorno parcial, no passo 4 deverá efetuar um duplo clique sobre a linha do documento que pretende retificar/estornar, indicar a quantidade que pretende estonar/creditar e o respetivo motivo de retificação/estorno.

Cenários de Aplicabilidade

O comportamento do mecanismo de retificação/estorno na abertura de documentos e movimentações de stock está inerente à configuração do motivo de retificação/estorno.

Mediante as várias possibilidades das combinações possíveis, existem muitos cenários de aplicabilidade com o respetivo comportamento. Para simplificar a conjugação dos vários cenários, foi elaborada a seguinte tabela com todas as possibilidades e respetivos casos de uso.

Fluxo Cenário Devolve Quantidades Reabre Encomendas Reabre Documentos Mov. Stock
ENC > GR > Estorno (DGR) 1 Sim Sim Qualquer
2 Sim Não Qualquer
3 Não Sim Qualquer
4 Não Não Qualquer
GR > FA > Estorno (NC) 5 Sim Qualquer Sim
6 Sim Qualquer Não
7 Não Qualquer Sim
8 Não Qualquer Não
ENC > GR > FA > Estorno (NC) 9 Sim Não Sim
10 Sim Sim Qualquer
11 Sim Não Não
12 Não Qualquer Sim
13 Não Sim Não
14 Não Não Não
ENC > FA > Estorno (NC) 15 Sim Sim Qualquer
16 Sim Não Qualquer
17 Não Sim Qualquer
18 Não Não Qualquer
GR > Estorno (DGR) 19 Sim Qualquer Qualquer
20 Não Qualquer Qualquer
FA > Estorno (NC) 21 Sim Qualquer Qualquer
22 Não Qualquer Qualquer

Cenário 1

Retificação/Estorno de uma guia de remessa com origem numa encomenda, com motivo de estorno configurado para Devolver Quantidades e Reabrir Encomendas.

Neste cenário, o parâmetro Reabre Documentos de Mov. Stock não tem qualquer impacto uma vez que foi o próprio documento retificado/estornado que movimentou o stock.

O documento de retificação/estorno (DGR) vai movimentar stock, ou seja, vai dar entrada de stock das quantidades retificadas/estornadas. A encomenda vai ser reaberta, podendo ser transformada novamente para um novo documento.

Este cenário aplica-se em trocas/reenvios, com posterior processamento da encomenda para envio da mercadoria.

Cenário 2

Retificação/Estorno de uma guia de remessa com origem numa encomenda, com motivo de estorno configurado para Devolver Quantidades, mas não está configurado para Reabrir Encomendas.

Neste cenário, o parâmetro Reabre Documentos de Mov. Stock não tem qualquer impacto uma vez que foi o próprio documento retificado/estornado que movimentou o stock.

O documento de retificação/estorno (DGR) vai movimentar stock, ou seja, vai dar entrada de stock das quantidades retificadas/estornadas. A encomenda vai manter-se fechada, não podendo ser transformada novamente para um novo documento.

Este cenário aplica-se em devoluções sem novo envio da mercadoria, ou seja, a encomenda fica sem efeito.

Cenário 3

Retificação/Estorno de uma guia de remessa com origem numa encomenda, com motivo de estorno configurado para não Devolver Quantidades, mas está configurado para Reabrir Encomendas.

Neste cenário, o parâmetro Reabre Documentos de Mov. Stock não tem qualquer impacto uma vez que foi o próprio documento retificado/estornado que movimentou o stock.

O documento de retificação/estorno (DGR) não vai movimentar stock, ou seja, não vai dar entrada de stock das quantidades retificadas/estornadas. A encomenda vai ser reaberta, podendo ser transformada novamente para um novo documento.

Este cenário aplica-se em perdas totais com reenvio das mercadorias, através de novo processamento da encomenda para envio da mercadoria.

Cenário 4

Retificação/Estorno de uma guia de remessa com origem numa encomenda, com motivo de estorno configurado para não Devolver Quantidades e não Reabrir Encomendas.

Neste cenário, o parâmetro Reabre Documentos de Mov. Stock não tem qualquer impacto uma vez que foi o próprio documento retificado/estornado que movimentou o stock.

O documento de retificação/estorno (DGR) não vai movimentar stock, ou seja, não vai dar entrada de stock das quantidades retificadas/estornadas. A encomenda vai manter-se fechada, não podendo ser transformada novamente para um novo documento.

Este cenário aplica-se em perdas totais, sem novo envio da mercadoria, ou seja, a encomenda fica sem efeito.

Cenário 5

Retificação/Estorno de uma fatura com origem numa guia de remessa, com motivo de estorno configurado para Devolver Quantidades e Reabrir Documento de Mov. Stock.

O parâmetro Reabre Encomenda não tem qualquer impacto uma vez que não existe documento de encomenda.

O documento de retificação/estorno (NC) vai movimentar stock, ou seja, vai dar entrada de stock das quantidades retificadas/estornadas. A guia de remessa (documento que movimentou o stock) será reaberta, podendo ser transformada novamente para um novo documento.

Este é um cenário pouco comum porque aplica-se a retificação/estorno da fatura e devolução de mercadorias faturadas para permitir o processamento de nova fatura mas sem novo envio das mercadorias.

Cenário 6

Retificação/Estorno de uma fatura com origem numa guia de remessa, com motivo de estorno configurado para Devolver Quantidades, mas não está configurado para Reabrir Documento de Mov. Stock.

Neste cenário o parâmetro Reabre Encomenda não tem qualquer impacto uma vez que não existe documento de encomenda.

O documento de retificação/estorno (NC) vai movimentar stock, ou seja, vai dar entrada de stock das quantidades retificadas/estornadas. A guia de remessa (documento que movimentou o stock) mantém-se fechada, não podendo ser transformada novamente para um novo documento.

Este cenário aplica-se em devoluções sem novo envio da mercadoria, ou seja, devolução de mercadorias já faturadas.

Cenário 7

Retificação/Estorno de uma fatura com origem numa guia de remessa, com motivo de estorno configurado para não Devolver Quantidades, mas Reabre Documento de Mov. Stock.

Neste cenário, o parâmetro Reabre Encomenda não tem qualquer impacto uma vez que não existe documento de encomenda.

O documento de retificação/estorno (NC) não vai movimentar stock, ou seja, não vai dar entrada de stock das quantidades retificadas/estornadas. A guia de remessa (documento que movimentou o stock) será reaberta, podendo ser transformada novamente para um novo documento.

Este cenário aplica-se em erros na emissão da fatura, onde não devolve mercadorias mas estorna a fatura e permite a emissão de uma nova fatura sobre a mesma guia.

Cenário 8

Retificação/Estorno de uma fatura com origem numa guia de remessa, com motivo de estorno configurado para não Devolver Quantidades e não Reabre Documento de Mov. Stock.

Neste cenário, o parâmetro Reabre Encomenda não tem qualquer impacto uma vez que não existe documento de encomenda.

O documento de retificação/estorno (NC) não vai movimentar stock, ou seja, não vai dar entrada de stock das quantidades retificadas/estornadas. A guia de remessa (documento que movimentou o stock) mantém-se fechada, não podendo ser transformada novamente para um novo documento.

Este cenário aplica-se em perda total, onde existe perda das quantidades recebidas/expedidas sem que exista emissão de nova fatura.

Cenário 9

Retificação/Estorno de uma fatura com origem numa guia de remessa, que por sua vez teve origem numa encomenda, com motivo de estorno configurado para Devolver Quantidades, mas não Reabre Encomenda e Reabre Documento de Mov. Stock.

Neste cenário, o documento de retificação/estorno (NC) vai movimentar stock, ou seja, vai dar entrada de stock das quantidades retificadas/estornadas. A encomenda vai manter-se fechada, não podendo ser transformada novamente para um novo documento. A guia de remessa (documento que movimentou o stock) será reaberta, podendo ser transformada novamente para um novo documento.

Este é um cenário pouco provável porque aplica-se à retificação/estorno da fatura e devolução de mercadorias faturadas, permitindo o processamento de nova fatura mas sem novo envio das mercadorias.

Cenário 10

Retificação/Estorno de uma fatura com origem numa guia de remessa, que por sua vez teve origem numa encomenda, com motivo de estorno configurado para Devolver Quantidades e Reabre Encomenda. Quanto à opção Reabre Documento de Mov. Stock, pode ser configurada com qualquer opção porque, independentemente do que se configurar, é sempre assumido que não é para reabrir o documento que movimentou stock.

Neste cenário, o documento de retificação/estorno (NC) vai movimentar stock, ou seja, vai dar entrada de stock das quantidades retificadas/estornadas. A encomenda será reaberta, podendo ser transformada novamente para um novo documento. Já no que diz respeito ao Documento de Mov. Stock, esse será sempre mantido como fechado independentemente da sua configuração.

Este cenário aplica-se à troca com reenvio da mercadoria, refletindo a retificação/estorno da fatura com devolução das mercadorias e reprocessamento da encomenda.

Cenário 11

Retificação/Estorno de uma fatura com origem numa guia de remessa, que por sua vez teve origem numa encomenda, com motivo de estorno configurado para Devolver Quantidades, mas não Reabre Encomenda e não Reabre Documento de Mov. Stock.

Neste cenário, o documento de retificação/estorno (NC) vai movimentar stock, ou seja, vai dar entrada de stock das quantidades retificadas/estornadas. A encomenda e a guia de remessa (documento que movimentou o stock) vão manter-se fechadas, não podendo ser transformadas novamente para um novo documento.

Este cenário aplica-se à devolução com a retificação/estorno da fatura e com devolução das mercadorias. A encomenda fica sem efeito.

Cenário 12

Retificação/Estorno de uma fatura com origem numa guia de remessa, que por sua vez teve origem numa encomenda, com motivo de estorno configurado para não Devolver Quantidades, mas Reabre Documento de Mov. Stock. Quanto à opção de Reabre Encomenda, esta pode ser configurar com qualquer opção porque, independentemente do que se configurar, é sempre assumido que não é para reabrir a encomenda

Neste cenário, o documento de retificação/estorno (NC) não vai movimentar stock, ou seja, não vai dar entrada de stock das quantidades retificadas/estornadas. A guia de remessa (documento que movimentou o stock) vai ser reaberta, podendo ser transformada novamente para um novo documento. Já no que diz respeito à encomenda, o documento será sempre mantido como fechado, independentemente da configuração.

Este cenário aplica-se a erros na emissão da fatura, onde não se devolve as mercadorias mas estorna a fatura e permite a emissão de uma nova fatura sobre a mesma guia.

Cenário 13

Retificação/Estorno de uma fatura com origem numa guia de remessa, que por sua vez teve origem numa encomenda, com motivo de estorno configurado para não Devolver Quantidades, mas Reabre Encomenda e não Reabre Documento de Mov. Stock.

Neste cenário, o documento de retificação/estorno (NC) não vai movimentar stock, ou seja, não vai dar entrada de stock das quantidades retificadas/estornadas. A encomenda será reaberta, podendo ser transformada novamente para um novo documento. A guia de remessa (documento que movimentou o stock) mantém-se fechada, não podendo ser transformada novamente para um novo documento.

Este cenário aplica-se à perda total com reenvio e perda das quantidades faturadas com novo processamento da encomenda.

Cenário 14

Retificação/Estorno de uma fatura com origem numa guia de remessa, que por sua vez teve origem numa encomenda, com motivo de estorno configurado para não Devolver Quantidades, não Reabre Encomenda e não Reabre Documento de Mov. Stock.

Neste cenário, o documento de retificação/estorno (NC) não vai movimentar stock, ou seja, não vai dar entrada de stock das quantidades retificadas/estornadas. A encomenda e a guia de remessa (documento que movimentou o stock) mantém-se fechadas, não podendo ser transformada novamente para um novo documento.

Este cenário aplica-se à perda total, incluindo a perda das quantidades faturadas e encomenda cancelada.

Cenário 15

Retificação/Estorno de uma fatura com origem numa encomenda, com motivo de estorno configurado para Devolver Quantidades e Reabrir Encomendas.

Neste cenário, o parâmetro Reabre Documentos de Mov. Stock não tem qualquer impacto uma vez que foi o próprio documento retificado/estornado que movimentou o stock.

O documento de retificação/estorno (NC) vai movimentar stock, ou seja, vai dar entrada de stock das quantidades retificadas/estornadas. A encomenda será reaberta, podendo ser transformada novamente para um novo documento.

Este cenário aplica-se em trocas/reenvios com posterior processamento da encomenda para novo envio da mercadoria.

Cenário 16

Retificação/Estorno de uma fatura com origem numa encomenda, com motivo de estorno configurado para Devolver Quantidades, mas não está configurado para Reabrir Encomendas.

Neste cenário, o parâmetro Reabre Documentos de Mov. Stock não tem qualquer impacto uma vez que foi o próprio documento retificado/estornado que movimentou o stock.

O documento de retificação/estorno (NC) vai movimentar stock, ou seja, vai dar entrada de stock das quantidades retificadas/estornadas. A encomenda vai manter-se fechada, não podendo ser transformada novamente para um novo documento.

Este cenário aplica-se em devoluções sem novo envio da mercadoria, ou seja, a encomenda fica sem efeito.

Cenário 17

Retificação/Estorno de uma fatura com origem numa encomenda, com motivo de estorno configurado para não Devolver Quantidades, mas está configurado para Reabrir Encomendas.

Neste cenário, o parâmetro Reabre Documentos de Mov. Stock não tem qualquer impacto uma vez que foi o próprio documento retificado/estornado que movimentou o stock.

O documento de retificação/estorno (NC) não vai movimentar stock, ou seja, não vai dar entrada de stock das quantidades retificadas/estornadas. A encomenda será reaberta, podendo ser transformada novamente para um novo documento.

Este cenário aplica-se em perdas totais com reenvio das mercadorias, através de novo processamento da encomenda para envio da mercadoria.

Cenário 18

Retificação/Estorno de uma fatura com origem numa encomenda, com motivo de estorno configurado para não Devolver Quantidades e não Reabrir Encomendas.

Neste cenário, o parâmetro Reabre Documentos de Mov. Stock não tem qualquer impacto uma vez que foi o próprio documento retificado/estornado que movimentou o stock.

O documento de retificação/estorno (NC) não vai movimentar stock, ou seja, não vai dar entrada de stock das quantidades retificadas/estornadas. A encomenda vai manter-se fechada, não podendo ser transformada novamente para um novo documento.

Este cenário aplica-se em perdas totais sem novo envio da mercadoria, ou seja, a encomenda fica sem efeito.

Cenário 19

Retificação/Estorno de uma guia de remessa, com motivo de estorno configurado para Devolver Quantidades.

Neste cenário, o parâmetro Reabre Documentos de Mov. Stock não tem qualquer impacto uma vez que foi o próprio documento retificado/estornado que movimentou o stock. O parâmetro Reabre Encomenda também não tem qualquer influência, porque a guia de remessa não teve origem numa encomenda.

O documento de retificação/estorno (DGR) vai movimentar stock, ou seja, vai dar entrada de stock das quantidades retificadas/estornadas.

Este cenário aplica-se em devoluções das quantidades expedidas.

Cenário 20

Retificação/Estorno de uma guia de remessa, com motivo de estorno configurado para não Devolver Quantidades.

Neste cenário, o parâmetro Reabre Documentos de Mov. Stock não tem qualquer impacto uma vez que foi o próprio documento retificado/estornado que movimentou o stock. O parâmetro Reabre Encomenda também não tem qualquer influência, porque a guia de remessa não teve origem numa encomenda.

O documento de retificação/estorno (DGR) não vai movimentar stock, ou seja, não vai dar entrada de stock das quantidades retificadas/estornadas.

Este cenário aplica-se a pertas totais.

Cenário 21

Retificação/Estorno de uma fatura, com motivo de estorno configurado para Devolver Quantidades.

Neste cenário, o parâmetro Reabre Documentos de Mov. Stock não tem qualquer impacto uma vez que foi o próprio documento retificado/estornado que movimentou o stock. O parâmetro Reabre Encomenda também não tem qualquer influência, porque a guia de remessa não teve origem numa encomenda.

O documento de retificação/estorno (NC) vai movimentar stock, ou seja, vai dar entrada de stock das quantidades retificadas/estornadas.

Este cenário aplica-se em devoluções das quantidades expedidas.

Cenário 22

Retificação/Estorno de uma fatura, com motivo de estorno configurado para não Devolver Quantidades.

Neste cenário, o parâmetro Reabre Documentos de Mov. Stock não tem qualquer impacto uma vez que foi o próprio documento retificado/estornado que movimentou o stock. O parâmetro Reabre Encomenda também não tem qualquer influência, porque a guia de remessa não teve origem numa encomenda.

O documento de retificação/estorno (NC) não vai movimentar stock, ou seja, não vai dar entrada de stock das quantidades retificadas/estornadas.

Este cenário aplica-se a pertas totais.

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