Como tratar o regime Lay Off Simplificado em 2021 (COVID-19)?

Controlo de versões

Modalidades

O Lay Off simplificado pode assumir as modalidades de:

• Suspensão do contrato de trabalho (Lay Off total);
• Redução temporária dos períodos normais de trabalho (Lay Off parcial).

Estas modalidades têm caráter extraordinário, temporário e transitório, destinadas aos trabalhadores e empregadores afetados pelo surto do vírus COVID-19, com o objetivo da manutenção dos postos de trabalho e mitigar situações de crise empresarial.

Assim, pretende-se viabilizar a manutenção de contratos de trabalho nas empresas privadas (incluindo as entidades empregadoras do setor social) que estejam em situação comprovada de crise empresarial devido a um dos seguintes cenários:

• Sujeição ao dever de encerramento de instalações e estabelecimentos por determinação legal ou administrativa de fonte governamental, no âmbito da pandemia COVID-19;
• Paragem total da atividade da empresa ou estabelecimento, que resulte da intermitência ou interrupção das cadeias de abastecimento globais, da suspensão ou cancelamento de encomendas;
• Quebra abrupta e acentuada de, pelo menos, 40% da faturação nos 60 dias anteriores ao pedido junto da Seg. Social com referência ao período homólogo. No caso de início da atividade há menos de 12 meses, é efetuada com referência à média desse período;

O Decreto-Lei 23-A/2021, de 24 de março, alargou o acesso ao lay Off Simplificado relativamente aos empregadores que:

Obrigações

O Lay Off simplificado obriga a que:

1. A entidade informe os trabalhadores abrangidos por escrito, indicando o prazo previsível da interrupção da atividade, ouvidos os delegados sindicais e as comissões de trabalhadores quando existam;
2. A existência da situação de crise seja atestada pela certidão da entidade empregadora e pela certidão de contabilista certificado da empresa;
3. A empresa ou estabelecimento tenha a sua situação contributiva e tributária regularizada junto da Segurança Social e da Autoridade Tributária.

Nota: Os documentos referidos nos pontos 1 e 2 devem ser enviados à Seg. Social juntamente com o requerimento de acesso a este regime e com a listagem dos trabalhadores abrangidos.

Cenário 1: Em caso de suspensão do contrato de trabalho (Lay Off total), com retribuição normal ilíquida de 1200,00€

O trabalhador recebe 2/3 da sua retribuição ilíquida com o mínimo de 1 RMMG (665,00€) e com o máximo de 3 RMMG (1.995,00€). Se daqui resultar um valor inferior à retribuição normal ilíquida, é assegurado o necessário até atingir esse valor, mas nunca ultrapassando os 3 RMMG.

Neste caso, 2/3 de 1200 = 800. Ou seja, os 2/3 são inferiores à Retribuição normal ilíquida (800<1200). De referir que a sua retribuição líquida é 3xRMMG (1200<1995). Assim, o trabalhador tem direito a receber 1200€, pagos pela entidade empregadora.

Destes 1200€, a  Seg. Social reembolsará 960€. Ou seja, 70% dos 2/3 (70% x €800) = 560 + 400, devido ao aumento efetuado à compensação retributiva para atingir os 1200 (1200-800).

A empresa suporta 240€ correspondentes a 30% de 2/3, ou seja 30% de 800€.

Cenário 2: Em caso de suspensão do contrato de trabalho (Lay Off total) com retribuição normal ilíquida de 3000,00€

O trabalhador recebe 2/3 da sua retribuição ilíquida com o mínimo de 1 RMMG (665,00€) ou da retribuição normal ilíquida (consoante valor mais elevado) até um máximo de 3 RMMG (1.995,00€).

Neste cenário: 2/3 de 3000 = 2000

Os 2/3 são inferiores à Retribuição normal ilíquida (2000 < 3000), mas a retribuição normal ilíquida é > 3xRMMG (3000 < 1995). Neste cenário, o trabalhador não pode receber mais do que os 3 RMMG, assim terá direito a 1995€ a serem pagos pela entidade empregadora.

Do valor 19955€, a Seg. Social reembolsará 1396,00€ (70% dos 1995€). Já a empresa suporta 598,50€ correspondentes a 30% de 1995€.

Cenário 3: Em caso de redução do horário de trabalho (Lay Off parcial), trabalhador com retribuição normal ilíquida de 1600,00€ com Lay Off a 40%

Neste caso, a retribuição de horas efetivamente trabalhadas resulta da seguinte equação: 60% x 1600 = 960,00€.

A compensação retributiva será  2/3 x 1600 = 1066,67€. Este valor é inferior à retribuição normal ilíquida (1600).

Como podemos verificar, a compensação retributiva corresponde à diferença entre a retribuição normal ilíquida e a retribuição pelas horas trabalhadas. Ou seja, 1600 - 960 = 640€.

Etapa 1: Configurar a falta a utilizar na ausência devida a Lay Off

1. Definir uma falta relativa a Lay Off, sendo essa falta do tipo Dias com cálculo em dias;
2. Ativar a opção Subsídio de alimentação e de Turno para que a falta os desconte;
3. Indicar o motivo Falta justificada;
   
   Nota: Esta falta, associada à ausência, deve estar configurada no separador Remunerações com a opção Apenas afeta as remunerações selecionadas ativa. No separador Segurança Social, ativar a opção Quando afeta remunerações com desconto da Segurança Social ou a opção Sempre:
   
   

Etapa 2: Configurar a remuneração de complemento a usar na ausência

1. Criar uma remuneração de complemento específica para a situação de Lay Off simplificado;
   Nota: Não deve ser utilizada uma remuneração de complemento já existente e utilizada para tratar outros cenários/regimes. Deve ser criada uma remuneração de complemento específica para este regime;
2. Esta remuneração deve estar configurada para ser do tipo Valor Total, fórmula Valor Fixo para ser calculada no Vencimento e Férias;
3. Quanto aos tipos de rendimento (e na ausência de outra indicação oficial até ao momento), indicar A-trabalho dependente e na Natureza SS indicar vencimento P. Extraordinário X e Retroativo 6;
   
4. No separador Descontos, indicar todos os descontos a que a remuneração de vencimento do colaborador esteja sujeita, consoante cada caso concreto: IRS, SS ou CGA, FCT, FGT, Sindicato, entre outros;
5. No separador Outros, selecionar a opção Linha Individualizada para que esta remuneração possa ser considerada em declaração autónoma na declaração para a Seg. Social:
   

Etapa 3: Criar ausência

1. Criar uma ausência relativa a “Lay Off simplificado" ou outro título identificável;
2. Configurar a ausência criada com o tipo Ausência Prolongada;
3. Indicar que é uma ausência em Dias corridos (considera feriados como dias);
4. Confirmar que a opção Tem complemento de baixa está ativa e associar a respetiva falta a considerar nesta ausência;
   
   
5. No separador Dados de Processamento, associar a remuneração de complemento previamente criada para este efeito;
6. Na área Percentagem de complementos, definir do dia 1 até ao dia 999;
7. Na coluna "% Complemento", indicar 66,67;
8. Na área Remunerações, indicar as remunerações que contribuem para o cálculo deste complemento que deverão ser as que constituem a retribuição normal ilíquida do funcionário:
   

Etapa 4: Associar ausência(s) ao(s) funcionário(s) 

Na versão 9, a associação da ausência para os funcionários abrangidos por esta medida tem de ser realizada exclusivamente no Utilitário de apoio COVID-19. A opção de registo de ausências deve ser utilizada para grupos de funcionários a quem se aplique uma ausência com as mesmas características e esteja compreendida no mesmo período (mesma percentagem de Lay Off e mesma data de início e fim).

Enquanto que na versão 10, a associação da ausência para os funcionários abrangidos por esta medida pode ser realizada através do Utilitário ou via ERP. Se optar pela associação através do ERP, poderá efetuar esta operação em lote, seguindo os procedimentos do artigo "Como inserir ausências prolongadas?".

Realçamos que, no mês de fevereiro, se reportar a totalidade do mês, a associação da ausência na versão 10 tem que ser efetuada via utilitário.

Para registar as ausências em lote via utilitário, siga os seguintes passos:

1. Aceder ao utilitário de apoio disponível consoante a versão do produto:
   - Utilitário V10 (download);
   - Utilitário V9.15 (download);
2. Validar a Versão do ERP PRIMAVERA apresentada e indicar a respetiva Instância;
3. Introduzir as credencias de acesso (o mesmo utilizador e palavra passe utilizados para aceder ao ERP) ou clicar na opção Autenticação Windows;
4. Clicar em Seguinte;
5. Selecionar a(s) Empresa(s) sobre a(s) qual(ais) se pretende que o utilitário intervenha;
   Nota: No caso de existirem múltiplas empresas, é possível selecionar uma empresa, um conjunto de empresas ou todas as empresas e inverter a seleção efetuada (estas duas últimas opções clicando no botão direito do rato). Caso a licença de Gabinetes esteja ativa, nesta área é possível filtrar as empresas por lista de clientes, baseando-se nas listas de clientes/empresas existentes no módulo de Gabinetes de forma a facilitar materialização das operações a executar no utilitário. As operações seguintes serão efetuadas em todas as empresas selecionadas;
6. Clicar em Seguinte;
7. Na janela Execução de operações | Operações Adicionais, selecionar a opção Marcação de Ausênciasem Lote;
8. Clicar em Seguinte;
9. Na área de Criação de Ausências indicar:
   - a ausência (a que foi criada na etapa 3);
   - o período da ausência (data início e fim);
   - o estado final (por predefinição, está selecionado o estado Terminada, estado necessário para que seja considerada no processamento);
   - a data do Estado (por predefinição, é indicada a data final do período da ausência);
10. Ativar a opção Criar ausências mesmo quando existem processamentos no período;
11. Clicar na opção Carregar lista de funcionários;
12. Serão apresentados os funcionários associados às empresas selecionadas onde a ausência indicada existe com as seguintes informações: Código do funcionário, Nome, Empresa, Estabelecimento, Departamento, Tipo de pessoal, Categoria e Ausência no período;
    Nota: É possível filtrar os dados apresentados para registar a ausência indicada apenas para os funcionários pretendidos. Ao utilizar as opções Todos, Nenhum, Inverter através do botão direito do rato, estas serão aplicadas às linhas da grelha que se encontrem selecionadas. Se a linha for relativa a um grupo aplica a operação selecionada a todas as linhas ligada a esse grupo;
13. Selecionar os funcionários para os quais se quer registar a ausência;
14. Clicar na opção Registar Ausências;
15. Verificar que as ausências ficam registadas no ERP para os funcionários indicados em função da percentagem de redução PNT.

Dica: Para auxiliar a seleção dos funcionários que terão registo de ausências, no ecrã Marcação de ausências em lote, nas opções de Contexto da Grelha, é possível ativar a opção Ler seleção por NISS a partir de CSV. Posteriormente, deverá selecionar o ficheiro CSV da diretoria pretendida e escolher uma das seguintes opções:

• CSV: seleciona na lista os funcionários cujos NISSs estão incluídos no CSV;
• CSV filtrado por período: seleciona na lista os funcionários cujos NISSs estão incluídos no CSV e que têm registo no período (data início e fim), indicados no topo da janela de marcação de ausências.

Notas importantes: 

• Este processo deve ser repetido de acordo com o número de ausências com diferentes percentagens de redução de PNT existentes em cada empresa;
• O utilitário irá indicar, na coluna “Ausência no período”, os funcionários que possam ter outra ausência registada no período selecionado. Caso não exista nenhuma ausência sobreposta, é dada a indicação Inexistente. Quando já existe no sistema uma ausência coincidente (ainda que parcialmente) no período indicado, é apresentada nessa coluna o código da ausência já existente, o respetivo estado e data de início e fim. Os funcionários para os quais exista outra ausência não ficam, por predefinição, selecionados. Se os selecionar, será posteriormente apresentada uma notificação de aviso, indicando que não é possível registar a ausência para o funcionário em causa.

Etapa 4.1 (opcional): Replicar rubricas entre múltiplas empresas

Esta etapa é opcional e só fará sentido no caso de existirem múltiplas empresas em que se pretenda efetuar o tratamento deste regime, como é o caso dos Escritórios de contabilidade e grupos empresariais.

Assim, deve criar a falta, remuneração e ausência indicadas nas etapas 1, 2 e 3 numa das empresas (que será a empresa origem/base) e depois poderá replicá-las nas restantes empresas.

Para replicar estas rubricas em múltiplas empresas, siga os seguintes passos:

1. Aceder a Utilitário de apoio COVID | Operações Adicionais | Replicar configurações a partir da empresa origem;
2. Selecionar o conjunto de empresas em que se pretende replicar a falta/remuneração e/ou ausência;
3. Clicar em Seguinte;
4. Aceder à janela de Execução de operações e selecionar a opção Replicar configurações a partir de uma empresa origem;
5. Clicar em Seguinte;
6. Selecionar a empresa origem (aquela em que a falta, remuneração e ausência indicadas nas etapas 1, 2 e 3 foram criadas);
7. Indicar a remuneração de complemento, a falta e a ausência criadas para tratar este regime;
8. Clicar na opção Replicar;
   Nota: Podem ser replicadas em simultâneo ou de forma separada. Caso a réplica seja feita de forma isolada para cada rubrica, devem ser respeitadas as dependências entre elas, por exemplo a ausência depende da falta e da remuneração;
9. Verificar que essa réplica foi efetuada nas empresas selecionadas.

Nota importante: Os códigos das tabelas relacionadas nestas três configurações têm de existir nas empresas de destino e com o mesmo significado que na empresa de origem. Tal significa, por exemplo, que se o desconto D02 for de IRS na empresa origem, também deverá ser nas empresas de destino.

Etapa 5: Validar o limite mínimo e máximo e reduzir o valor da contribuição da entidade empregadora para a Seg. Social

O valor do apoio excecional correspondente a 2/3 da Retribuição normal ilíquida do colaborador (a abonar via remuneração de complemento associada à ausência criada) está sujeito a um limite mínimo (1 RMMG) ou retribuição normal ilíquida, consoante o valor mais elevado e máximo (3 RMMG).

Estes limites são validados tendo em consideração o valor definido no Administrador | Parâmetros | Recursos Humanos | Parâmetros do Exercício | Func. Indep. | Remuneração Mínima Mensal Garantida p/ Domicílio Fiscal  (Portugal Continental, Açores, Madeira).

Regime completo

Estes limites são referentes ao valor deste apoio referente a um mês completo. Nos casos em que a ausência devida ao Lay Off simplificado seja relativa a apenas parte do mês, os limites mínimo e máximo serão apurados na proporção dos dias de ausência registados.

Exemplo: O limite máximo de um mês completo é 1995€. Se a ausência for referente a parte do mês, por exemplo de 15 a 30 correspondem a 16 dias corridos. Neste caso, o limite máximo proporcional para este período será 1995/30 x 16, sendo que 30 corresponde aos dias fixos indicados na tabela de períodos. O mesmo cálculo de proporcionalidade está a ser efetuado quanto ao limite mínimo.

Neste sentido, é necessário validar se a remuneração do complemento processada se encontra dentro dos limites definidos e, caso não esteja, efetuar o respetivo acerto. Para tal, siga os seguintes passos:

1. Aceder ao Utilitário de apoio COVID;
   
2. Clicar em Seguinte;
3. Validar a versão do ERP PRIMAVERA apresentada e indicar a respetiva Instância;
4. Introduzir as credencias de acesso (o mesmo utilizador e palavra passe usados para aceder ao ERP) ou acionar a opção Autenticação Windows;
5. Clicar em Seguinte;
6. Selecionar a(s) Empresa(s) sobre a(s) qual(ais) se pretende que o utilitário intervenha;
   Nota: No caso de existirem múltiplas empresas, é possível selecionar uma empresa, um conjunto de empresas ou todas as empresas e inverter a seleção efetuada (estas 2 últimas opções clicando com o botão direito do rato). Caso a licença de Gabinetes esteja ativa, nesta área é possível filtrar as empresas por lista de clientes, baseando-se nas listas de clientes/empresas existentes no módulo de Gabinetes de forma a facilitar materialização das operações a executar no utilitário. A operação selecionada de acordo com os passos seguintes será efetuada em todas as empresas que estiverem selecionadas;
7. Selecionar a operação a executar e seguir a ordem indicada, ou seja, a segunda operação não deve ser executada sem que a primeira esteja finalizada;
8. Selecionar a operação Acerto de Apoios e Encargos Seg. Social no Processamento: a) apoios à família ou Lay Off simplicado. É possível selecionar várias ausências em simultâneo e, ao clicar no botão direito do rato, estão acessíveis as opções Selecionar Todas, Remover Seleção ou Inverter Seleção;
9. Clicar em Seguinte;
10. Indicar o Período e a Ausência que foi registada aos funcionários na situação de Lay Off simplificado;
11. Clicar em Carregar lista de movimentos, sendo apresentada uma lista dos funcionários que no período indicado tenham processamento com a remuneração selecionada. Deverá validar os seguintes dados:
    - Código do funcionário;
    - Nome;
    - Valor da remuneração de complemento no período selecionado, seguindo a fórmula: 2/3 da Retribuição x n.º de dias corridos de ausência;
    - Dias trabalhados (correspondentes aos dias corridos de ausência);
    - Limite mínimo e limite máximo que o apoio pode ter;
    - Novo valor (caso o valor do apoio apurado no processamento não esteja contido dentro dos limites mínimo e máximo, é apresentado o valor devido após a correção);
    - Taxa da contribuição da entidade patronal para a Segurança Social referente a este complemento;
    - Reg. Parcial: indicar se o funcionário tem regime de duração do trabalho parcial para facilitar a validação visual dos limites mínimos e máximo. No caso de terem sido selecionadas diversas empresas, os funcionários apresentados nesta lista estão, por omissão, agrupados por empresa. É possível aplicar filtros em cada uma das colunas apresentadas;
12. Selecionar na grelha os Funcionários para os quais se pretende efetuar o acerto, sendo possível selecionar individualmente ou todos os funcionários;
13. Selecionar a opção Reduzir contribuição Seg. Social Ent. Patronal 100% - Lay Off;
    
    
14. Clicar em Atualizar Processamento e verificar na grelha os dados alterados.

Esta operação irá validar os limites mínimo e máximo, bem como  atualizar o apoio de acordo com os limites quando se situar fora dos mesmos, reduzindo a contribuição da empresa para a Seg. Social em 100%.

Etapa 6: Corrigir a taxa e o n.º de dias trabalhados referentes à remuneração de complemento na DRI

Na versão 9, deverá atualizar a versão do módulo de Recursos Humanos para versão igual ou superior à 9.1510.1145, antes de efetuar o processamento da DRI da SS.

Para corrigir a taxa e o n.º de dias trabalhos referentes à remuneração de complemento na DRI, siga os seguintes passos:

1. Efetuar o processamento da Declaração de Remunerações para a Segurança Social;
2. Aceder novamente ao Utilitário;
3. Selecionar a operação Acerto da Taxa da Entidade Patronal na DRi da SS;
4. Indicar o Período e a Remuneração de Compensação que foi associada à ausência registada aos funcionários nesta situação;
5. Clicar em Carregar lista de movimentos. É apresentada uma lista dos funcionários que no período indicado tenham processamento com a remuneração indicada, sendo possível validar os seguintes dados:
   - Código do funcionário;
   - Nome;
   - NISS;
   - Valor da remuneração de complemento no período selecionado;
   - Taxa de contribuição da entidade patronal para a Seg. Social associada à remuneração de complemento;
   - Valor de contribuição da entidade patronal para a Seg. Social associada à remuneração de complemento;
   - Novo Valor de contribuição da entidade patronal para a Seg. Social associada à remuneração de complemento (depois da redução);
   - N.º de dias trabalhados associados à remuneração de complemento;
6. Na grelha, selecionar os funcionários para os quais se pretende fazer o acerto, sendo possível selecionar individualmente ou todos os funcionários;
7. Se for pretendido que as linhas da DRi referentes a remunerações com a mesma natureza e a mesma taxa sejam agrupadas numa linha única, deverá ativar a opção Agrupar na DRi pela mesma natureza, taxa e período;
8. Clicar em Atualizar Declaração de Remunerações da Seg. Social e verificar na grelha os dados alterados;
9. Fechar o utilitário e gerar o Ficheiro da Declaração de Remunerações para a Segurança Social, procedendo à sua entrega de acordo com os procedimentos habituais.

Deverá repetir os processos referidos nas etapas 4, 5 e 6 durante os períodos em que vigorar esta medida e existirem funcionários abrangidos pela mesma.

A opção Limitar dias a 30 por funcionário e período, ativa por predefinição, permite que se o(s) funcionário(s) tiverem vários complementos no mesmo período (ex. Compensação por apoio à família e Lay Off simplificado ou Lay Off simplificado suspensão de atividade e por redução de horário de trabalho), o somatório dos dias trabalhados a declarar na DRi não exceda 30 dias.

Etapa 1: Configurar a falta a utilizar na ausência devida a Lay Off com redução de horário

1. Definir uma falta relativa a Lay Off parcial, sendo essa falta do tipo Dias com cálculo em dias;
2. Ativar opcionalmente a opção Subsídio de alimentação e de Turno para que a falta desconte o valor destes subsídios, consoante posicionamento da empresa face a este tema;
   Nota: A ativação ou não destas opções  dependerá da decisão da entidade patronal. Perante uma situação de lay Off parcial devem decidir se:
   - Desconta sempre;
   - Paga sempre estes subsídios;
   - Caso pretenda que estes subsídios sejam pagos em função da proporção do tempo trabalhado (percentagem inversa de lay Off indicada no complemento) deverá, no utilitário de apoio ativar as opções  Turno Proporcional e  Alimentação Proporcional. Por exemplo, ao ativar estas opções numa situação de Lay Off parcial de 40%, o subsídio de turno e o subsídio de alimentação serão pagos em 60% do valor que estiver definido na respetiva remuneração. De salientar que, ainda que estes subsídios sejam processados de forma proporcional, os respetivos limites de isenção continuam a ser apurados na globalidade. Por exemplo, um subsídio de alimentação pago em cartão com valor diário de 10€ e isenção de €7,63. Um funcionário que esteja em lay Off de 40%, passará a receber um subsídio diário de €6, correspondendo a 60% de 10€, mantendo-se o limite de €7,63;
3. Indicar o motivo Falta justificada;
   
   Nota: Esta falta, associada à ausência, deve estar configurada no separador Remunerações com a opção Apenas afeta as remunerações selecionadas ativa. No separador Segurança Social, ativar a opção Quando afeta remunerações com desconto da Segurança Social ou a  opção Sempre.
   
   

Etapa 2: Configurar a remuneração de complemento a usar na ausência

1. Criar uma remuneração de complemento específica para a situação de Lay Off parcial;
   Nota: Não deve ser utilizada uma remuneração de complemento já existente e utilizada para tratar outros cenários/regimes. Deve ser criada uma remuneração de complemento específica para este regime;
2. Esta remuneração deve estar configurada para ser do tipo Valor Total, fórmula Valor Fixo para ser calculada no Vencimento e Férias;
3. Quanto aos tipos de rendimento (e na ausência de outra indicação oficial até ao momento), indicar A-trabalho dependente e na Natureza SS indicar vencimento P. Extraordinário X e Retroativo 6;
   
4. No separador Descontos, indicar todos os descontos a que a remuneração de vencimento do colaborador esteja sujeita, consoante cada caso concreto: IRS, SS ou CGA, FCT, FGT, Sindicato, entre outros;
5. No separador Outros, selecionar a opção Linha Individualizada para que esta remuneração possa ser considerada em declaração autónoma na declaração para a Seg. Social:
   

Etapa 3: Criar ausência(s)

1. Criar ausência relativa a “Lay Off parcial" ou outro título identificável;
2. Configurar a ausência criada com o tipo Ausência Prolongada;
3. Indicar que é uma ausência em Dias corridos (considera feriados como dias);
4. Confirmar que a opção Tem complemento de baixa está ativa e associar a respetiva falta a considerar nesta ausência:
   
5. No separador Dados de Processamento, associar a remuneração de complemento e a remuneração de adiantamento previamente criadas;
6. Na área Percentagem de complementos, definir do dia 1 até ao dia 999;
7. Na coluna "% Complemento", indicar a percentagem de Lay Off parcial aplicável:
   Exemplo 1: Se o trabalhador estava a 100% e passou a trabalhar a 40%, a percentagem a indicar na remuneração de complemento deve ser 60%, pois a percentagem a configurar é a percentagem de Lay Off;
   Exemplo 2: Se passou a trabalhar a 70%, a percentagem aqui a indicar será 30%, pois é com base na percentagem de Lay Off que a aplicação irá efetuar os cálculos;
8. Na área Remunerações, indicar as remunerações que contribuem para o cálculo deste complemento que deverão ser as que constituem a retribuição normal ilíquida do funcionário;
   

Nota: Deve ser criado o mesmo número de ausências e percentagens de Lay Off parcial que estiverem a ser praticadas dentro da organização. Por exemplo, uma empresa tem funcionários com Lay Off parcial de 50%, outros 20% e outro departamento com redução de 80%. Neste caso, deverá criar três ausências distintas para que cada uma suporte a respetiva percentagem do Lay Off parcial, associada a cada grupo de funcionários afetados por cada um dos regimes.

Etapa 4: Associar ausência(s) ao(s) funcionário(s) 

Na versão 9, a associação da ausência para os funcionários abrangidos por esta medida tem de ser realizada no Utilitário de apoio COVID-19. A opção de registo de ausências deve ser utilizada para grupos de funcionários a quem se aplique uma ausência com as mesmas características e esteja compreendida no mesmo período (mesma percentagem de Lay Off e mesma data de início e fim).

Enquanto que na versão 10, a associação da ausência para os funcionários abrangidos por esta medida pode ser realizada através do Utilitário ou via ERP. Se optar pela associação através do ERP, poderá efetuar esta operação em lote, seguindo os procedimentos do artigo "Como inserir ausências prolongadas?".

Realçamos que, no mês de fevereiro, se reportar a totalidade do mês, a associação da ausência na versão 10 tem que ser efetuada via utilitário.

Para que as faltas associadas à ausência sejam registadas apenas na fração de dia não trabalhável, é necessário garantir que a opção Ausência para Lay Off parcial está ativa (no utilitário de apoio).

É possível abater de forma proporcional os subsídios de Turno e de Alimentação, selecionando as opções: Sub. Turno Proporcional e Sub. Alimentação Proporcional.

Para registar as ausências em lote via utilitário, siga os seguintes passos:

1. Aceder ao utilitário de apoio disponível consoante a versão do produto:
   - Utilitário V10 (download);
   - Utilitário V9.15 (download).
2. Validar a Versão do ERP PRIMAVERA apresentada e indicar a respetiva Instância;
3. Introduzir as credencias de acesso (o mesmo utilizador e palavra passe utilizados para aceder ao ERP) ou clicar na opção Autenticação Windows;
4. Clicar em Seguinte;
5. Selecionar a(s) Empresa(s) sobre a(s) qual(ais) se pretende que o utilitário intervenha;
   Nota: No caso de existirem múltiplas empresas, é possível selecionar uma empresa, um conjunto de empresas ou todas as empresas e inverter a seleção efetuada (estas duas últimas opções clicando no botão direito do rato). Caso a licença de Gabinetes esteja ativa, nesta área é possível filtrar as empresas por lista de clientes, baseando-se nas listas de clientes/empresas existentes no módulo de Gabinetes de forma a facilitar materialização das operações a executar no utilitário. As operações seguintes serão efetuadas em todas as empresas selecionadas;
6. Clicar em Seguinte;
7. Na janela Execução de operações | Operações Adicionais, selecionar a opção Marcação de Ausências em Lote;
8. Clicar em Seguinte;
9. Na área de Criação de Ausências indicar:
   - a ausência (a que foi criada na etapa 3);
   - o período da ausência (data início e fim);
   - o estado final (por predefinição, está selecionado o estado Terminada, estado necessário para que seja considerada no processamento);
   - a data do Estado (por predefinição, é indicada a data final do período da ausência);
10. Ativar a opção Criar ausências mesmo quando existem processamentos no período;
11. Garantir que a opção Ausência para Lay Off parcial está selecionada;
12. Ativar as opções Turno Proporcional e de Alimentação Proporcional caso pretenda o abate proporcional destes subsídios;
13. Clicar na opção Carregar lista de funcionários;
14. Serão apresentados os funcionários associados às empresas selecionadas onde a ausência indicada existe com as seguintes informações: Código do funcionário, Nome, Empresa, Estabelecimento, Departamento, Tipo de pessoal, Categoria e Ausência no período;
    Nota: É possível filtrar os dados apresentados para registar a ausência indicada apenas para os funcionários pretendidos. Ao utilizar as opções Todos, Nenhum, Inverter através do botão direito do rato, estas serão aplicadas às linhas da grelha que se encontrem selecionadas. Se a linha for relativa a um grupo aplica a operação selecionada a todas as linhas ligada a esse grupo;
15. Selecionar os funcionários para os quais se quer registar a ausência;
16. Clicar na opção Registar Ausências;
17. Verificar que as ausências ficam registadas no ERP para os funcionários indicados em função da percentagem de redução PNT.

Dica: Para auxiliar a seleção dos funcionários que terão registo de ausências, no ecrã Marcação de ausências em lote, nas opções de Contexto da Grelha, é possível ativar a opção Ler seleção por NISS a partir de CSV. Posteriormente, deverá selecionar o ficheiro CSV da diretoria pretendida e escolher uma das seguintes opções:

• CSV: seleciona na lista os funcionários cujos NISSs estão incluídos no CSV;
• CSV filtrado por período: seleciona na lista os funcionários cujos NISSs estão incluídos no CSV e que têm registo no período (data início e fim), indicados no topo da janela de marcação de ausências.

Notas importantes:

• Este processo deve ser repetido de acordo com o número de ausências com diferentes percentagens de redução de PNT existentes em cada empresa;
• O utilitário irá indicar, na coluna “Ausência no período”, os funcionários que possam ter outra ausência registada no período selecionado. Caso não exista nenhuma ausência sobreposta, é dada a indicação Inexistente. Quando já existe no sistema uma ausência coincidente (ainda que parcialmente) no período indicado, é apresentada nessa coluna o código da ausência já existente, o respetivo estado e data de início e fim. Os funcionários para os quais exista outra ausência não ficam, por predefinição, selecionados. Se os selecionar, será posteriormente apresentada uma notificação de aviso, indicando que não é possível registar a ausência para o funcionário em causa.

Para registar faltas associadas à ausência apenas na fração de dia não trabalhável, é necessário registar a ausência em percentagem. Para efetuar esta operação, devem ser seguidos os procedimentos do artigo "Como marcar faltas, ausências prolongadas e férias em fração ou em percentagem de dia?".

Notas importantes (V10):

Este processo deve ser repetido de acordo com o número de ausências com diferentes percentagens de Lay Off existentes em cada empresa.

Se ao registar a ausência, também estiver a registar ausências relativas a Lay Off parcial para períodos anteriores ao atual (por exemplo, em fevereiro estão a ser registadas ausências por Lay Off parcial para janeiro e fevereiro), se estiver ativo o Período de Processamento Atual (PPA), no máximo só poderão ser processados 30 dias de faltas. Para verificar se está dentro desses 30 dias, relativamente ao período de Lay Off parcial, é realizado o seguinte apuramento: Duração da ausência registada x% de Lay Off indicada no Complemento da ausência registada. Nestes casos, é apresentada uma mensagem de alerta e, se prosseguir, só será registada ausência até completar 30 dias, desconsiderando os restantes.

Assim, nesta situação em que o n.º de dias de ausência registado excede os 30 dias e há dias de períodos anteriores, sugere-se que seja registada a ausência do 1.º mês (período anterior) e efetuado o respetivo processamento, seguido do registo da ausência do mês seguinte e respetivos processamentos.

Se o sistema em uso for o PPR, não se verifica esta necessidade, podendo ser registada a totalidade da ausência de uma só vez.

Etapa 4.1 (opcional): Replicar rubricas entre múltiplas empresas

Esta etapa é opcional e só fará sentido no caso de existirem múltiplas empresas em que se pretenda efetuar o tratamento deste regime, como é o caso dos Escritórios de contabilidade e grupos empresariais.

Assim, deve criar a falta, remuneração e ausência indicadas nas etapas 1, 2 e 3 numa das empresas (que será a empresa origem/base) e depois poderá replicá-las nas restantes empresas.

Para replicar estas rubricas em múltiplas empresas, siga os seguintes passos:

1. Aceder a Utilitário de apoio COVID | Operações Adicionais | Replicar configurações a partir da empresa origem;
2. Selecionar o conjunto de empresas em que se pretende replicar a falta/remuneração e/ou ausência;
3. Clicar em Seguinte;
4. Aceder à janela de Execução de operações e selecionar a opção Replicar configurações a partir de uma empresa origem;
5. Clicar em Seguinte;
6. Selecionar a empresa origem (aquela em que a falta, remuneração e ausência indicadas nas etapas 1, 2 e 3 foram criadas);
7. Indicar a remuneração de complemento, a falta e a ausência criadas para tratar este regime;
8. Clicar na opção Replicar;
   Nota: Podem ser replicadas em simultâneo ou de forma separada. Caso a réplica seja feita de forma isolada para cada rubrica, devem ser respeitadas as dependências entre elas, por exemplo a ausência depende da falta e da remuneração;
9. Verificar que essa réplica foi efetuada nas empresas selecionadas.

Nota importante: Os códigos das tabelas relacionadas nestas três configurações têm de existir nas empresas de destino e com o mesmo significado que na empresa de origem. Tal significa, por exemplo, que se o desconto D02 for de IRS na empresa origem, também deverá ser nas empresas de destino.

Etapa 5: Apurar o valor de complemento/compensação face à retibuição mínima que tem de ser garantida ao trabalhador

Na situação de Lay Off parcial, o trabalhador tem direito a receber:

• A retribuição parcial face ao período trabalhado relativamente às horas trabalhadas (suportado pela entidade empregadora);
• A compensação retributiva caso a retribuição parcial seja inferior a 2/3 da retribuição normal ilíquida ou 1 RMMG, sendo devida ao trabalhador uma compensação retributiva até se atingir esse valor.

Notas importantes:

A validação adicional introduzida pelo DL n.º 6-C/2021 impõe que, se de acordo com a regra acima indicada resultar um valor mensal inferior à retribuição normal ilíquida do trabalhador, então o valor da compensação retributiva é aumentado até assegurar o valor da retribuição normal ilíquida com o limite máximo de 3xRMMG.

Assim, esta validação determina que é garantindo o valor da retribuição normal ilíquida no período quando a retribuição relevante é < 3RMMG. Se a retribuição normal ilíquida for ≥ 3RMMG, o funcionário receberá no máximo o valor de 3RMMG referente ao período de Lay Off.

O valor de RMMG considerado neste cálculo tem em consideração o valor definido no Administrador | Parâmentros | Recursos Humanos | Parâmetros do Exercício | Func. Indep. | Remuneração Mínima Mensal Garantida p/ Domicílio Fiscal (Portugal Continental, Açores, Madeira).

O pagamento da Compensação Retributiva é da responsabilidade da entidade empregadora, sendo reembolsado em 70% pela Segurança Social. No entanto, no caso de existir um aumento do valor da compensação retributiva para atingir o valor da retribuição normal ilíquida ou 3 RMMG (consoante o menor valor entre os 2), esse “adicional” será compensado a 100% pela Segurança Social.

Neste sentido, é necessário apurar se o valor do Complemento/Compensação processado respeita as exigências face à retribuição mínima que tem de ser garantida ao trabalhador e, caso assim não seja, efetuar o respetivo acerto. Para tal, siga os seguintes passos:

1. Aceder ao Utilitário de apoio COVID;
   
2. Clicar em Seguinte;
3. Validar a versão do ERP PRIMAVERA apresentada e indicar a respetiva Instância;
4. Introduzir as credencias de acesso (o mesmo utilizador e palavra passe usados para aceder ao ERP) ou acionar a opção Autenticação Windows;
5. Clicar em Seguinte;
6. Selecionar a(s) Empresa(s) sobre a(s) qual(ais) se pretende que o utilitário intervenha;
   Nota: No caso de existirem múltiplas empresas, é possível selecionar uma empresa, um conjunto de empresas ou todas as empresas e inverter a seleção efetuada (estas 2 últimas opções clicando com o botão direito do rato). Caso a licença de Gabinetes esteja ativa, nesta área é possível filtrar as empresas por lista de clientes, baseando-se nas listas de clientes/empresas existentes no módulo de Gabinetes de forma a facilitar materialização das operações a executar no utilitário. A operação selecionada de acordo com os passos seguintes será efetuada em todas as empresas que estiverem selecionadas;
7. Selecionar a operação a executar e seguir a ordem indicada, ou seja, a segunda operação não deve ser executada sem que a primeira esteja finalizada;
8. Selecionar a operação Acerto de Apoios e Encargos Seg. Social no Processamento: b) Lay Off parcial na área Lay Off Simplificado & Apoio à Família 2021;
   
   
9. Clicar em Seguinte;
10. Indicar o Período e a Ausência que foi registada aos funcionários na situação de Lay Off parcial. É possível selecionar várias ausências em simultâneo e clicando no botão direito do rato estão acessíveis as opções Selecionar Todas, Remover Seleção ou Inverter Seleção;
    Nota: Se existir diferentes ausências de Lay Off parcial por diferentes percentagens, esta etapa deve ser repetida para cada uma dessas ausências.;
11. Clicar em Carregar lista de movimentos, sendo apresentada uma lista dos funcionários que no período indicado tenham processamento com a remuneração selecionada. Deverá validar os seguintes dados:
    - Código do funcionário;
    - Nome;
    - Ano Ref.: ano de referência do período selecionado;
    - Per. Ref.: mês de referência do período selecionado;
    - Valor Atual: valor da Retribuição Atual no período;
    - Duração (Dias): n.º de dias corridos da ausência registada;
    - % Lay Off: percentagem de Lay Off associada ao funcionário por via da remuneração de complemento;
    - Retrib.Normal/dia:  valor diário da retribuição normal do funcionário no período;
    - Retribuição Normal: Soma das remunerações no período consoante as remunerações associadas ao complemento;
    - Retribuição Parcial: Retribuição Normal x (100% - percentagem de Lay Off) x n.º de dias do período sem ausência de Lay Off;
    - Retribuição mínima: corresponde a um dos seguintes valores: 2/3 da retribuição normal, 1 RMMG, retribuição normal ilíquida ou 3 RMMG por período, consoante aplicável;
    – Compensação adicional: é efetuada uma validação adicional que pode aumentar o valor da compensação. Verifica-se se a Retribuição Parcial + Compensação retributiva pelas horas não trabalhadas é inferior à retribuição normal ilíquida do trabalhador. Se sim, o valor da compensação retributiva é aumentado na medida do necessário para assegurar essa retribuição, desde que a retribuição normal ilíquida seja não exceda 3RMMG;
    - Novo valor compensação: valor da compensação  ajustado em função da retribuição mínima a garantir;
    - Diferença calculada para garantir que se situa entre o valor mínimo a receber e o limite máximo, com o limite de zero;
    - Dias SS: n.º de dias a declarar à Segurança Social referentes ao período de lay off parcial - N.º de dias de ausência x percentagem de trabalho (1-coenficiente de layoff);
    - SS Ent. Patronal: percentagem da TSU a cargo da entidade patronal;
    - Reg. Parcial: indicar se o funcionário tem regime de duração do trabalho parcial para mais fácil validação visual dos limites;
    - % Horário: percentagem da parcialidade do horário face ao tempo completo;
    - MOE: indicar de que o funcionário selecionado está identificado no sistema como MOE;
    - Notas: descrição de como são obtidos os valores da compensação e compensação adicional ou simplesmente a indicação de que a linha corresponde ao vencimento do período;
    - Tipo:  indica se a linha corresponde à compensação ou ao vencimento
    Nota: No caso de terem sido selecionadas diversas empresas, os funcionários apresentados nesta lista estão, por omissão, agrupados por empresa. É possível aplicar filtros em cada uma das colunas apresentadas;
12. Selecionar na grelha os Funcionários para os quais se pretende efetuar o acerto, sendo possível selecionar individualmente ou todos os funcionários;
13. Selecionar a opção Reduzir contribuição Seg. Social Ent. Patronal 100% - Lay Off parcial;
    Nota: Para os trabalhadores que sejam MOE, mediante o enquadramento legal, deverá selecionar esta mesma opção ou Reduzir contribuição Seg. Social da Ent. Patronal 100% (Lay Off parcial) sem aplicação limites MOE, se pretender apenas a redução da taxa;
    
    
14. Clicar em Atualizar Processamento e verificar na grelha os dados alterados.

Esta operação irá validar os limites mínimo e máximo, bem como  atualizar o apoio de acordo com os limites quando se situar fora dos mesmos, reduzindo a contribuição da empresa para a Seg. Social em 100%.

Etapa 6: Corrigir a taxa e o n.º de dias trabalhados referentes à remuneração de complemento na DRI

Na versão 9.15, deverá atualizar a versão do módulo de Recursos Humanos para versão igual ou superior à 9.1510.1145, antes de efetuar o processamento da DRI da SS.

Para corrigir a taxa e o n.º de dias trabalhos referentes à remuneração de complemento na DRI, siga os seguintes passos:

1. Efetuar o processamento da Declaração de Remunerações para a Segurança Social;
2. Aceder novamente ao Utilitário;
3. Selecionar a operação Acerto da Taxa da Entidade Patronal na DRi da SS;
4. Indicar o Período e a Remuneração de Compensação que foi associada à ausência registada aos funcionários na situação de Lay Off parcial;
5. Clicar em Carregar lista de movimentos. É apresentada uma lista dos funcionários que no período indicado tenham processamento com a remuneração indicada, sendo possível validar os seguintes dados:
   - Código do funcionário;
   - Nome;
   - NISS;
   - Período de Ref.: ano e mês de referência;
   - Valor da remuneração de complemento no período selecionado;
   - Dias: n.º de dias trabalhados referente à ausência;
   - Taxa de contribuição da entidade patronal para a Segurança Social associada à remuneração de complemento;
   - Valor de contribuição da entidade patronal para a Segurança Social associada à remuneração de complemento;
   - Valor Isento de contribuições pela Entidade Patronal;
   - Novo Valor de contribuição da entidade patronal para a Segurança Social associada à remuneração de complemento (depois da redução);
   - Com DRi (Indicação de quando terá associada na DRI uma linha referente ao complemento).
   Nota: Quando o valor de complemento/compensação seja zero, porque a retribuição parcial já está acima do valor mínimo a garantir não haverá na DRi uma linha para declarar a remuneração de complemento/compensação, sendo os dias associados ao complemento somados aos dias da Retribuição parcial.
6. Na grelha, selecionar os funcionários para os quais se pretende fazer o acerto, sendo possível selecionar individualmente ou todos os funcionários;
7. Se for pretendido que as linhas da DRi referentes a remunerações com a mesma natureza e a mesma taxa sejam agrupadas numa linha única, deverá ativar a opção Agrupar na DRi pela mesma natureza, taxa e período;
8. Clicar em Atualizar Declaração de Remunerações da Seg. Social e verificar na grelha os dados alterados;
9. Fechar o utilitário e gerar o Ficheiro da Declaração de Remunerações para a Segurança Social, procedendo à sua entrega de acordo com os procedimentos habituais.

Deverá repetir os processos referidos nas etapas 4, 5 e 6 durante os períodos em que vigorar esta medida e existirem funcionários abrangidos pela mesma.

A opção Limitar dias a 30 por funcionário e período, ativa por predefinição, permite que se o(s) funcionário(s) tiverem vários complementos no mesmo período (ex. Compensação por apoio à família e Lay Off simplificado ou Lay Off simplificado suspensão de atividade e por redução de horário de trabalho), o somatório dos dias trabalhados a declarar na DRi não exceda 30 dias.

Cálculo da compensação no utilitário

Para o correto apuramento da compensação, de acordo com a fórmula de cálculo aplicada nos reembolsos pela Seg.Social, está disponível no Utilitário de Apoio a configuração Aplicar regras de reembolso da Seg. Social nos funcionários a tempo parcial:

Esta opção está ativa por predefinição e tal siginfica que os funcionários a tempo parcial (mediante a configuração no Regime de Duração do Trabalho associado ao horário) abrangidos por esta medida e cuja Retribuição Normal Ilíquida seja <1RMMG são processados com as seguintes regras:

• Os cálculos da Compensação passam a ser efetuados considerando a fórmula acima, isto é, o cálculo passa a ser efetuado partindo de uma base de 30 dias, sendo desconsideradas as horas semanais e os dias trabalháveis identificados no horário de trabalho associado ao funcionário;
• Os dias trabalhados a declarar na Declaração de Remunerações para a Seg. Social passam a ser calculados numa base de 30 dias, atendendo à ausência relativa ao período de apoio em causa. A coluna "Duração" do utilitário apresentará a duração da ausência em dias corridos;
• O limite mínimo a assegurar ao funcionário, considerado no Utilitário, passa a ser o próprio valor da Retribuição normal ilíquida devida no período de benefício do apoio e o limite máximo passa a ser 3 vezes o valor desse valor mínimo.

Nota: Em alguns cenários de arredondamento apresentados pela Seg.Social, face ao método de arredondamento aritmético com duas casas decimais aplicado no ERP, poderão existir pequenas diferenças entre os valores calculados e valores reembolsados.

Ressalva-se que, mesmo com esta opção ativa, nos cálculos relativos aos funcionários a tempo completo e funcionários a tempo parcial, mas cuja Retribuição Normal Ilíquida seja ≥ 1RMMG, é considerado o seguinte:

• As horas semanais de trabalho associadas ao horário de trabalho do funcionário identificado como estando em regime parcial face ao n.º de horas de trabalho semanais indicadas no IRT associado;
• O n.º de dias de trabalho semanal identificados como trabalháveis no horário associado ao funcionário, sendo contabilizados para o cálculo apenas os dias trabalháveis desde a data início até à data fim da ausência;
• O n.º dias trabalhados a reportar à Seg.Social referentes ao período de benefício destes apoios é efetuado de acordo com a regra de que 6 horas trabalhadas correspondem a 1 dia de trabalho, de acordo com as regras dos parciais;
• Os limites mínimo e máximo são apurados como anteriormente.

Nota importante: A regra de reembolso da compensação retributiva usada pela Seg.Social desconsidera as horas semanais e os dias trabalháveis associados ao horário dos funcionários em regime parcial, fazendo o cálculo a 30 dias e considerando os dias corridos de ausência.

Por isso, podem existir casos em que o valor a pagar ao funcionário seja ligeiramente superior ou inferior à retribuição que auferia fora do cenário de Lay Off, dependendo, por exemplo, de a ausência reportada abranger ou não dias trabalháveis do horário do funcionário. Atendendo a esta regra, o valor que é descontado no vencimento pelas faltas associadas à ausência registada seguem a mesma regra usada no ano anterior.

Etapa 1: Efetuar o processamento salarial e da DRI

1. Efetuar o processamento salarial para o mês/meses pretendidos;
2. Efetuar o processamento da Declaração de Remunerações para a Seg. Social (DRi) para o mês/meses pretendidos;
3. Na janela Operações do Utilitário de Apoio, efetuar as operações:
   - 1 - Acerto de Apoios e Encargos Seg. Social no Processamento - (opção Lay Off Total ou Lay Off Parcial, consoante o que for aplicável);
   - 2 - Acerto da Taxa da Entidade Patronal na DRi da SS.

Etapa 2: Aplicar a isenção dos Encargos da Entidade Patronal para a Seg. Social

1. Aceder ao Utilitário de Apoio;
2. Validar a versão do ERP PRIMAVERA apresentada e indicar a respetiva Instância;
3. Introduzir as credencias de acesso (o mesmo utilizador e palavra passe utilizados para aceder ao ERP) ou clicar na opção Autenticação Windows;
4. Clicar em Seguinte;
5. Selecionar a(s) Empresa(s) sobre a(s) qual(ais) se pretende que o utilitário intervenha;
   Nota: No caso de existirem múltiplas empresas, é possível selecionar uma empresa, um conjunto de empresas ou todas as empresas e inverter a seleção efetuada (estas duas últimas opções clicando no botão direito do rato). Caso a licença de Gabinetes esteja ativa, nesta área é possível filtrar as empresas por lista de clientes, baseando-se nas listas de clientes/empresas existentes no módulo de Gabinetes de forma a facilitar materialização das operações a executar no utilitário. As operações seguintes serão efetuadas em todas as empresas selecionadas;
6. Selecionar o Período (ano e mês) sobre o qual se pretende intervencionar;
7. Clicar em Seguinte;
8. Na janela Execução de Operações, selecionar a opção Isenção de Encargos da Entidade Patronal para a Segurança Social;
   
9. Clicar em Seguinte;
10. Na janela Isentar contribuições da Entidade Patronal para a Seg. Social, no campo Selecione a Remuneração selecionar a(s) remuneração (ões) que pretende que passem a beneficiar da isenção da contribuição. Serão apresentadas para seleção apenas as remunerações que foram processadas no período selecionado. Poderá selecionar apenas uma, várias ou todas as remunerações apresentadas. Para selecionar todas as remunerações deverá clicar no botão direito do rato e selecionar a opção Selecionar Todos. Estão ainda disponíveis as opções Remover seleção e Inverter seleção;
11. É possível selecionar multiplicas ausências em simultâneo;
12. No campo Isenção a aplicar, escolher a opção pretendida: Totalidade da Remuneração ou Proporcional ao tempo de Lay Off.
    Estas opções podem ser selecionadas para os cenários de Lay Off Total (suspensão do contrato) ou deLay Off parcial (redução do horário), consoante o resultado pretendido Se escolher a opção Totalidade da Remuneração, as remunerações selecionadas serão isentadas da contribuição da Ent. Empregadora pelo seu valor total;
    
    Se escolher a opção Proporcional ao tempo de Lay Off, as remunerações selecionadas serão isentadas na parte proporcional ao período de duração do Lay Off. Ao escolher esta opção terá de, no campo Selecione a ausência, indicar a ausência correspondente que quer tratar. Por exemplo, em Lay Off de 60%, trabalhando 40% são registadas faltas com duração de 0,6 dia. Nesta opção, a isenção será apurada relativamente à parte da remuneração proporcional aos dias de duração de layoff considerando os 0,4 que corresponde à parte trabalhada em cada dia;
    Nota: Caso existam diferentes ausências de Lay Off parcial, correspondentes a diferentes percentagens de redução de horário este passo terá de ser executado para cada uma dessas ausências;
    
    Se na ausência do Lay Off parcial estiver associada uma remuneração de complemento e outra de adiantamento, estes dois valores já estão isentos por predefinição;
13. Clicar em Carregar lista de movimentos, sendo apresentada uma lista dos funcionários que no período indicado tenham processamento com a(s) remuneração(s) e/ou Ausência(s) selecionada(s):
    - Código: código identificador do funcionário;
    - Nome: nome do funcionário;
    - Remuneração: identificação das remunerações, código e descrição;
    - Per. Ref.: Período de Referência (ano e mês);
    - Vlr. Ilíquido: valor ilíquido da remuneração apurado no processamento;
    - Vlr. Abatido: diferença entre o valor ilíquido e o valor líquido da remuneração apurados no processamento. Esta opção apenas está disponível na opção Proporção tempo Lay Off;
    - Venc. Prop.  Lay Off : valor que resulta de (Remuneração/30 x n.º de dias da ausência) x (percentagem de tempo trabalhado). Esta opção apenas está disponível na opção Proporção tempo Lay Off;
    - Dias Prop.Lay Off.: n.º de dias da ausência x (percentagem de tempo trabalhado). Esta opção apenas está disponível na opção Proporção tempo Lay Off;
    - Vlr. Sujeito: parte do valor da remuneração que está sujeito em termos de contribuições para a Seg. Social;
    - % Encargo: taxa de contribuição da Entidade Patronal para a Segurança Social;
    - Vlr. Encargo: valor do encargo da Entidade Patronal para a Segurança Social;
    - Natureza: natureza com que o valor é declarado na Declaração de Remunerações para a Segurança Social;
    - Tipo Proc.: Tipo de Processamento em que o valor foi considerado (Vencimento, Férias, Subsídio de Natal, Subsídio de Férias ou Extraordinário);
    Nota: É possível aplicar filtros em cada uma das colunas apresentadas;
14. Selecionar na grelha os Funcionários cujas remunerações pretende aplicar a isenção. Se o valor dos encargos associados à remuneração que se quer selecionar for zero, não é possível selecionar essa linha. Por predefinição, as linhas apresentadas aparecem selecionadas, devendo ser excluídas as que não se quer atualizar;
15. No campo Retificação na DRi do período, por predefinição está selecionado o período que está a ser retificado e que foi selecionado no passo 6. Isto significa que as alterações resultantes da isenção aplicada serão consideradas na DRi do próprio período que se está a retificar;
16. Se for pretendido que as linhas da DRi referentes a remunerações com a mesma natureza e a mesma taxa sejam agrupadas numa linha única, deverá ativar a opção Agrupar na DRi pela mesma natureza, taxa e período;
17. Clicar na opção Atualizar Processamento + Dri. Será apresentada uma mensagem de alerta, devendo confirmar na opção OK;
18. Validar a alteração de valores na coluna Encargo, que apresenta a diferença de valor dos encargos depois de aplicada a isenção.

A opção Considerar rendimentos de subsídios de natal e férias na mesma natureza, ativa por predefinição, faz com que todas as remunerações que sejam processadas no tipo de processamento Subsídio de férias ou Subsídio de Natal sejam declaradas na DRi com a natureza relativa ao subsídio de férias (F) ou Natal (N), desconsiderando a natureza associada à remuneração, tal como acontece com configuração semelhante no ERP.

Caso se pretenda que as remunerações sejam declaradas com a natureza associada à remuneração, independentemente do tipo de processamento no qual a remuneração seja processada, esta opção deve ser desativada.

A opção Restringir registos de funcionários com as ausências no período, ativa por predefinição, permite que, ao clicar na opção Carregar lista de movimentos, na grelha de resultados sejam apenas apresentados os funcionários que tenham sido processados com a ausência selecionada no período indicado.

Com essa opção ativa:

• Se a isenção a aplicar for Totalidade das remunerações, por predefinição serão excluídas da lista que apresenta as remunerações a isentar as remunerações que estão associadas à(s) ausência(s) selecionadas, bem como as próprias remunerações de complemento e adiantamento;
• Caso a isenção aplicar seja Proporcional ao tempo de Lay Off, só são apresentadas para seleção as remunerações associadas à ausência selecionada, ou seja, à remuneração de complemento e adiantamento associadas às ausências.

A opção Mostrar apenas linhas com valor sujeito, ativa por predefinição, permite que, caso existam remunerações em que o valor sujeito para a Segurança Social é zero, não sejam apresentadas na grelha de resultados.

Notas importantes:

• Este procedimento deve ser efetuado para cada um dos períodos de processamento para o qual se pretenda aplicar a referida isenção;
• Caso, no mesmo período, com as mesmas configurações e para as mesmas remunerações se tentar executar este processo mais do que uma vez, é apresentada uma mensagem de bloqueio.

Como retificar (períodos anteriores)

Existindo períodos nos quais vigorou o Lay Off simplificado, mas que foram processados sem considerar a isenção da contribuição da entidade patronal para a Segurança Social para a totalidade das remunerações, é possível retroagir essa isenção aos períodos anteriores e efetuar as respetivas retificações em termos DRI.

Nesses períodos, que não consideraram a referida isenção para a totalidade das remunerações pretendidas, os encargos da entidade patronal com a Seg. Social foram superiores àqueles que seriam sendo considerada essa isenção.

Assim, caso se pretenda que esta isenção retroaja a períodos já processados nos quais era aplicável o regime de Lay Off simplificado, deverá garantir a execução dos passos assinalados na secção anterior para o(s) período(s) anteriores que se quer retificar.

Nota: Tratando-se de correções referentes a períodos anteriores ao atual, no campo Retificação da DRi do período, que por predefinição apresenta o período que se está a retificar, deverá ser selecionado o mês/ano correspondente ao período atual, ou seja, se as retificações se referem ao mês de abril de 2020, neste campo deve ser indicado o período de maio de 2020.

Esse procedimento deverá ser garantido relativamente a cada um dos períodos ao qual se pretende aplicar essa isenção. Se, por exemplo, se pretender retificar os encargos da entidade patronal para os períodos de abril e maio, é necessário efetuar este processo para abril e depois para maio.

Impactos deste procedimento:

No período atual (Ex.: Efetuar em maio este procedimento para maio):

• O valor dos encargos da entidade patronal com a SS, relativos ao período indicado, são recalculados considerando a isenção agora aplicada às remunerações selecionadas nesta operação;
• O ficheiro relativo à DRi será gerado considerando os valores sujeitos, isentos, as respetivas taxas contributivas e valores de encargos que resultam desta operação, com transferência de valores (de remuneração e também de dias na natureza P) da linha associada à “taxa normal” para a linha associada à “taxa reduzida (sem a contribuição da Entidade empregadora)”.

Em períodos anteriores (Ex.: Efetuar em maio este procedimento para abril):

• Cenário 1: Se a DRi do período a retificar (neste exemplo abril) está no estado Rejeitada, as retificações por via deste procedimento de isenção podem ser declaradas no próprio período a retificar (abril).
• Cenário 2: Se a DRi do período a retificar (neste exemplo abril) está no estado Aceite, as retificações por via deste procedimento de isenção têm de ser declaradas na DRi do período atual (neste exemplo maio).

Em ambos os cenários, o valor dos encargos da entidade patronal com a segurança social relativos ao(s) período(s) indicado(s) são retificados, passando a constar os valores apurados tendo em conta a isenção das remunerações selecionadas. Será necessária uma nova integração na Contabilidade e na Tesouraria para que o valor dos “novos” encargos seja corretamente integrado e tratado.

Por via da isenção, o valor dos encargos do(s) mês(es) anteriores indicados será reduzido. As diferenças passarão a estar no token ERS, sendo por aí efetuado acerto.

São efetuados acertos no ficheiro da DRi:

• Relativamente aos períodos anteriores é apurada a diferença entre o valor de contribuição declarado nesse período e o valor de contribuição que resulta da aplicação desta isenção;
• No cenário 1, o ficheiro relativo à DRi de abril será gerado considerando os valores sujeitos, isentos, respetivas taxas contributivas e valor de encargos que resultam desta operação, sendo necessária a substituição da DRi do período em causa no Portal da Segurança Social Direta;
• No cenário 2, o ficheiro relativo à Dri de maio as linhas referentes às remunerações isentadas serão anuladas (com valor negativo correspondente ao valor isentado e respetivos dias na natureza P), colocando-se essas diferenças em linhas com sinal positivo associadas à taxa reduzida, com referência ao mês retificado, ficando em autónoma.

Cenário 1: Lay Off total (100%) em mês completo

A totalidade do valor dos duodécimos terá isenção de contribuição da entidade empregadora para a Seg. Social.

Cenário 2: Lay Off total (100%) em parte do mês

Se o Lay Off for total (100%) e se referir a parte do mês (ver o exemplo acima em que o Lay Off dura entre 15 e 31 de janeiro) e for processado um duodécimo de 83,33€ de subsídio de férias e outro de Natal:

Período com Lay Off em vigor

Ao valor do duodécimo, correspondente ao período em que vigora o Lay Off, será aplicada a taxa que reflete a isenção do empregador, sendo devida apenas a quotização do trabalhador (11% no regime geral).

A parte do duodécimo referente ao período de Lay Off é apurada da seguinte forma: Valor total do Duodécimo/30 x n.º de dias corridos de ausência registada.

Neste caso:

83,33/30 x 16 dias = 44,4426€, arredondando a 2 casas decimais – 44,44€ (o dia 31 é desconsiderado, pois o cálculo efetuado pela Seg. Social é efetuado numa base de 30 dias independentemente dos dias de calendário de cada mês).

Período sem Lay Off

Ao valor do duodécimo, correspondente ao período sem Lay Off, será aplicada a taxa “normal” (34,75% no regime geral).

A parte do duodécimo referente ao período sem Lay Off é apurada da seguinte forma: Ao valor total do duodécimo subtrai-se o valor do duodécimo com isenção do empregador, apurado com a regra indicada do ponto anterior.

Neste caso:

83,33 - 44,4426 = 38,8874€, arredondado a 2 casas decimais – 38,89€.

Cenário 3: Lay Off parcial na totalidade do mês (exemplo: 50%)

50% do valor dos duodécimos terá isenção de contribuição da entidade empregadora para a Seg. Social dado que é essa a percentagem de Lay Off.

Se a percentagem de Lay Off fosse de 40%, ficaria isento de contribuição do empregador o que correspondente a 40% dos duodécimos.

Cenário 4: Lay Off parcial (ex. 50%) em parte do mês (ex. entre 15 e 31 de janeiro)

Período com Lay Off

Ao valor do duodécimo, correspondente ao período em que vigora o Lay Off, será aplicada a taxa que reflete a isenção do empregador, sendo devida apenas a quotização do trabalhador (11% no regime geral).

A parte do duodécimo referente ao período de Lay Off é apurada da seguinte forma: (Valor total do Duodécimo/30) x (% de Lay Off x n.º de dias corridos de ausência registada).

Neste caso:

(83,33/30) x (50% x 16 dias) = 22,2213€, arredondando a 2 casas decimais – 22,22€ (o dia 31 é desconsiderado, pois o cálculo efetuado pela SS é efetuado numa base de 30 dias independentemente dos dias de calendário de cada mês).

Período sem Lay Off

Ao valor do duodécimo, correspondente ao período sem Lay Off, será aplicada a taxa “normal” (34,75% no regime geral).

A parte do duodécimo referente ao período sem Lay Off é apurada da seguinte forma: Ao valor total do duodécimo subtrai-se o valor do duodécimo com isenção do empregador apurado com a regra indicada do ponto anterior.

Neste caso: 83,33 - 22,2213= 61,1087€, arredondado a 2 casas decimais – 61,11€.

Etapa 1: Efetuar o processamento salarial e da DRI

1. Efetuar o processamento salarial para o mês pretendido;
2. Efetuar o processamento da Declaração de Remunerações para a Seg. Social (DRi) para o mês pretendido;
3. Na janela Execução de Operações do Utilitário de Apoio, efetuar as operações:
   - 1: Acerto de Apoios e Encargos Seg. Social no Processamento - opção a) Lay Off Total ou b) Lay Off Parcial, consoante o que for aplicável;
   - 2: Acerto da Taxa da Entidade Patronal na DRi da SS.

Etapa 2: Aplicar isenção dos encargos da Ent. Patronal para a Seg. Social aos valores dos duodécimos de subsídios

1. Aceder ao Utilitário de Apoio;
2. Validar a versão do ERP PRIMAVERA apresentada e indicar a respetiva Instância;
3. Introduzir as credencias de acesso (o mesmo utilizador e palavra passe utilizados para aceder ao ERP) ou clicar na opção Autenticação Windows;
4. Clicar em Seguinte;
5. Selecionar a(s) Empresa(s) sobre a(s) qual(ais) se pretende que o utilitário intervenha;
   Nota: No caso de existirem múltiplas empresas, é possível selecionar uma empresa, um conjunto de empresas ou todas as empresas e inverter a seleção efetuada (estas duas últimas opções clicando no botão direito do rato). Caso a licença de Gabinetes esteja ativa, nesta área é possível filtrar as empresas por lista de clientes, baseando-se nas listas de clientes/empresas existentes no módulo de Gabinetes para facilitar materialização das operações a executar no utilitário. As operações seguintes serão efetuadas em todas as empresas selecionadas;
6. Selecionar o Período (ano e mês) sobre o qual se pretende intervencionar;
7. Clicar em Seguinte;
8. Na janela Execução de Operações, selecionar a opção Isenção de Encargos da Entidade Patronal para a Segurança Social (Opcional);
   
   
9. Na janela Isentar contribuições da Entidade Patronal para a Seg. Social, no campo Selecione a(s) Remuneração(ões) indicar a(s) remuneração(ões) de subsídio de férias e de subsídio de Natal que pretende que beneficiem da isenção da contribuição na parte correspondente ao Lay Off;
   Nota: Serão apresentadas para seleção apenas as remunerações que foram processadas no período selecionado;
10. Selecionar múltiplas ausências em simultâneo, se aplicável;
11. No campo Isenção a aplicar, escolher a opção Prop. ao tempo Lay Off nos subsídios;
12. Clicar em Carregar lista de movimentos, sendo apresentada uma lista dos funcionários que no período indicado tenham processamento com a(s) remuneração(s) e/ou Ausência(s) selecionada(s):
    - Código: código identificador do funcionário;
    - Nome: nome do funcionário;
    - Remuneração: identificação das remunerações, código e descrição;
    -  Ref.: Período de Referência (ano e mês);
    - Vlr. Ilíquido: valor ilíquido da remuneração apurado no processamento;
    - Vlr. Abatido: o valor a presentado nestes casos é zero, dado que esta coluna apenas tem valor se escolhida a opção Proporção tempo Lay Off;
    - Venc. Prop. Lay Off: valor que resulta de (Remuneração/30) x (n.º de dias corridos da ausência x percentagem de Layoff).
    - Dias Prop. Lay Off.: n.º de dias corridos da ausência x percentagem de Layoff;
    - Vlr. Sujeito: parte do valor da remuneração que está sujeito em termos de contribuições para a Seg. Social;
    - % Encargo: taxa de contribuição da Entidade Patronal para a Segurança Social;
    - Vlr. Encargo: valor do encargo da Entidade Patronal para a Segurança Social;
    - Natureza: natureza com que o valor é declarado na Declaração de Remunerações para a Segurança Social;
    - Tipo Proc.: tipo de Processamento em que o valor foi considerado;
    Nota: É possível aplicar filtros em cada uma das colunas apresentadas;
13. Selecionar na grelha os Funcionários cujas remunerações pretende aplicar a isenção. Se o valor dos encargos associados à remuneração que quer selecionar for zero, não é possível selecionar essa linha. Por predefinição, as linhas apresentadas aparecem selecionadas, devendo ser excluídas as que não se quer atualizar;
14. No campo Retificação na DRi do período, por predefinição está selecionado o período que está a ser retificado e que foi selecionado no passo 6. Isto significa que as alterações resultantes da isenção aplicada serão consideradas na DRi do próprio período;
15. Se for pretendido que as linhas da DRi referentes a remunerações com a mesma natureza e a mesma taxa sejam agrupadas numa linha única, deverá ativar a opção Agrupar na DRi pela mesma natureza, taxa e período;
16. Clicar na opção Atualizar Processamento + Dri. Será apresentada uma mensagem de alerta, devendo confirmar na opção OK;
17. Validar a alteração de valores na coluna "Encargo", que apresenta a diferença de valor dos encargos depois de aplicada a isenção.

A opção Considerar rendimentos de subsídios de natal e férias na mesma natureza, ativa por predefinição, permite que todas as remunerações que sejam processadas no tipo de processamento Subsídio de férias ou Subsídio de Natal sejam declaradas na DRi com a natureza relativa ao subsídio de férias (F) ou Natal (N). Assim, é desconsiderada a natureza associada à remuneração, tal como acontece com configuração semelhante no ERP.

Caso pretenda que as remunerações sejam declaradas com a natureza associada à remuneração, independentemente do tipo de processamento no qual a remuneração seja processada, esta opção deve ser desativada.

A opção Mostrar apenas linhas com valor sujeito, ativa por predefinição, permite que, caso existam remunerações em que o valor sujeito para a Seg.Social é zero, não sejam apresentadas na grelha de resultados.

De salientar que:

• Este procedimento deve ser efetuado para cada um dos períodos de processamento para o qual se pretenda aplicar a referida isenção;
• Se tentar executar este processo mais do que uma vez no mesmo período, com as mesmas configurações e para as mesmas remunerações, é apresentada uma mensagem de bloqueio.

Notas importantes:

Na documentação fornecida pela Seg. Social, apenas refere os subsídios de férias e de Natal em duodécimos, não existindo referência à situação em que o subsídio é pago na totalidade num mês em que o Lay Off está em vigor.

Nesse sentido, cada entidade deverá contactar a Seg. Social e efetuar o respetivo enquadramento legal para avaliar se tem ou não isenção e, em caso positivo, em que proporção. No entanto, no Utilitário o processo a seguir é igual ao descrito.

A isenção aplicada aos duodécimos dos subsídios de férias e de Natal tem de ser assegurada no respetivo período a que respeitam, não sendo possível aplicar esta isenção em períodos posteriores. Ou seja, a DRI a que a isenção de duodécimos respeita já tem de ter este procedimento considerado.

Por exemplo, se pretender isentar os duodécimos de março, este procedimento tem de ser assegurado antes da entrega da DRi de março e não posteriormente.

Como agrupar remunerações com a mesma natureza e taxa

Caso não o tenha efetuado no passo 2 ou no passo 5 do Utilitário e pretender o agrupamento das remunerações que no mesmo período têm a mesma natureza e taxa, siga os seguintes passos:

1. Aceder ao Utilitário de Apoio;
2. Validar a Versão do ERP PRIMAVERA apresentada e indicar a respetiva Instância;
3. Introduzir as credencias de acesso (o mesmo utilizador e palavra passe utilizados para aceder ao ERP) ou clicar na opção Autenticação Windows;
4. Clicar em Seguinte;
5. Selecionar a(s)Empresa(s) sobre a(s) qual(ais) se pretende que o utilitário intervenha;
   Nota: No caso de existirem múltiplas empresas, é possível selecionar uma empresa, um conjunto de empresas ou todas as empresas e inverter a seleção efetuada (estas duas últimas opções clicando no botão direito do rato). Caso a licença de Gabinetes esteja ativa, nesta área é possível filtrar as empresas por lista de clientes, baseando-se nas listas de clientes/empresas existentes no módulo de Gabinetes de forma a facilitar materialização das operações a executar no utilitário. As operações seguintes serão efetuadas em todas as empresas selecionadas;
6. Selecionar o Período (ano e mês) sobre o qual se pretende intervencionar;
7. Clicar em Seguinte;
8. Na janela Execução de Operações, selecionar a opção Agrupar na DRi movimentos da mesma natureza, taxa e período;
   
9. Verificar se foi apresentada a mensagem “Executado com sucesso”.

Nota: Se esta opção for considerada no ponto 2 ou 5 do Utilitário, o agrupamento das remunerações que estejam nestas condições apenas acontecerá para os funcionários/remunerações que foram selecionados nas respetivas grelhas. Caso tenha sido executada no passo 6, será efetuado para todas as remunerações que reúnam essas condições no período selecionado.