Gestão de Colaboradores

Os colaboradores são todas as pessoas singulares que tem um vínculo laboral com a empresa a quem prestam a sua atividade através de um contrato de trabalho.

Enquadramento

Os colaboradores são entidades que estão associadas à organização, enquanto os contratos de trabalho, dada a sua natureza legal, estão associados às empresas. Uma vez que o ROSE é uma solução multiorganização e multicontrato, um colaborador pode ter um ou vários contratos associados em simultâneo. 

Assim, é possível tratar situações como: 

• colaboradores expatriados que têm um contrato no país de origem e outro com diferentes condições no país de acolhimento; 
• colaboradores que têm diferentes contratos (por funções diferentes com a mesma empresa ou com diferentes empresas dentro da mesma organização). 

Criar Colaboradores

Na ficha do colaborador, são registados todos os dados de natureza pessoal necessários à sua identificação no sistema, à troca de comunicações entre a entidade empregadora e o colaborador, ao processamento salarial, à geração de mapas internos ou ao preenchimento/geração de qualquer uma das Declarações Oficiais suportadas.

Para criar colaboradores, siga os seguintes passos:

1. Garantir que as funções, níveis funcionais e carreiras estão devidamente criadas;
2. Aceder a Contratos | Colaboradores;
3. Clicar em Criar; 
4. Preencher os campos Nome e Nome Abreviado;
   Nota: Estes campos são utilizados no preenchimento das Declarações Oficiais, relatórios, explorações e explorações;
5. Validar o Género do colaborador. Esta informação é utilizada no preenchimento do Relatório Único, Quadro de Pessoal e Relatório de atividade de Segurança, Higiene e Saúde no Trabalho;
6. Inserir como País Fiscal a opção PT;
7. Definir o NIF e NISS do colaborador;
8. Definir o Contacto Pessoal do colaborador (número do telemóvel ou telefone);
9. No campo Telefone, indicar o contacto profissional para ser partilhado com outros colegas da organização;
10. Introduzir uma Fotografia do colaborador;
11. Na área Situação Profissional, definir a função, o nível de carreira e funcional do colaborador;
12. Indicar todos os dados da Morada do colaborador para o preenchimento de Declarações Oficiais e mapas internos;
13. Identificar o Contacto de Emergência do colaborador, indicando:
    - o Nome da pessoa que é o contacto de emergência
    - a Relação existente entre o colaborador e a pessoa que é o contacto de emergência. Por exemplo, esposa;
    - o Contacto de telemóvel ou telefone;
14. Na área Documento de Identificação, selecionar o tipo de documento que irá identificar o colaborador, indicar o respetivo Número, definir a Validade e Nacionalidade do documento;
15. Na área Formação Académica, introduzir todos os dados académicos para o correto preenchimento do Relatório Único (ver artigo);
16. Na área Outros Números de Subscritores, adicionar as entidades associadas ao colaborador e o respetivo Número de Subscritor (número identificativo do colaborador nas entidades fiscais e legais). Por exemplo, na dedução relativa à Seg. Social deverá indicar o NISS, enquanto na dedução referente à AT deverá indicar o NIF;
17. Indicar Observações relevantes sobre o colaborador (opcional);
18. Associar anexos relevantes (opcional);
19. Por fim, clicar em Guardar.

Inativar e Reativar Colaboradores

Para facilitar a gestão dos colaboradores, existem os conceitos de colaborador ativo e colaborador inativo com o objetivo de identificar no sistema os colaboradores que já não têm contrato de trabalho com a organização.

Por exemplo, estes conceitos permitem identificar um colaborador que terminou um contrato e não há perspetiva de renová-lo. Neste caso, poderá inativar o colaborador no sistema.

Assim, nas situações em que um colaborador inativo volte a celebrar um novo contrato, apenas tem de ativar a ficha desse colaborador e associá-lo ao novo contrato.

As operações de Inativar/Reativar estão disponíveis na opção de contexto da barra de ferramentas da Ficha do Colaborador que irão desta forma permitir que:

• quando o colaborador estiver ativo, passá-lo para o estado Inativo.
• quando o colaborador estiver inativo passá-lo para o estado Ativo.

Contudo, deverá ter em atenção que:

• Só poderá inativar um colaborador se todos os contratos que lhe estão associados estiverem no estado Terminado ou Cancelado. Também é possível inativar um colaborador se não tiver nenhum contrato associado;
• Se um dos contratos passar do estado Terminado a Cessante (porque foi removida a folha de pagamento ou a cessação da Folha de Pagamento foi processada), terá de reativar o colaborador;
• Na Declaração de Rendimentos, independentemente do estado (ativo/inativo) do colaborador, são geradas as declarações dos colaboradores com contratos que tenham processamentos no ano de referência.

De salientar que, quando o colaborador está inativo, não o poderá selecionar na criação de contratos e este deixa de ser apresentado nas listas com a coluna "Colaborador".

Percurso do Colaborador

É possível consultar em resumo todo o percurso do colaborador na organização na ficha do colaborador através do Painel de Informação Relacionada (disponível no header).

Neste painel, é apresentada a informação por empresa de todos os contratos que já executou ou que está a executar com os seguintes dados:

• Empresa
• Contrato:
  - Função;
  - Evolução do vencimento (a remuneração com natureza Retribuição base mais a classificação do vencimento) em função das promoções e alterações de valor desta remuneração no contrato;
• Data de Admissão
• Data de Cessação (se aplicável).

Nota: Os dados apresentados estão ordenados pela informação mais recente, sendo possível efetuar drill down para cada contrato.