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Criação dos Contratos

Última alteração a 27/03/2024
Este artigo é aplicável a:
Administrador
Técnico de RH
Assistente de RH
Configurador

O contrato de trabalho é um acordo oficial entre um trabalhador e uma entidade patronal, em que o primeiro se compromete a exercer uma atividade ou prestar serviços sob autoridade e numa organização definidas pelo segundo, a troco de uma retribuição, normalmente mensal.

No Rose, o contrato é a entidade central que contém todas as configurações necessárias para o processamento salarial. Para satisfazer todas as necessidades de registo, é possível associar vários contratos a um colaborador caso este possua simultaneamente contratos na mesma empresa ou em empresas diferentes.

Os contratos podem ser criados com base em modelos, ou seja, o contrato é criado com base nos modelos de remunerações, deduções, plano contratual e contas de benefício. Através desta opção, apenas é necessário validar a informação herdada dos modelos associados. 

Antes de ativar um contrato, deverá associar um horário para ser possível processá-lo. O horário é essencial para o correto processamento dos contratos nos vários períodos.

Criar Contratos

Para agilizar a criação de contratos, é possível criar estes documentos com base em modelos previamente configurados e, assim, herdar automaticamente as informações associadas. Posteriormente, caso seja necessário configurar algum dado específico, poderá fazê-lo diretamente na ficha do contrato.  

Para criar contratos, siga as seguintes etapas:

Etapa 1: Selecionar Modelos

  1. Garantir que os modelos de Remunerações, Deduções, Plano Contratual e Contas de Benefício estão devidamente criados pelo Administrador e/ou Configurador;
  2. Aceder a Contratos | Criar Contrato; 
  3. Selecionar o colaborador pretendido;
  4. Validar a Data de Admissão indicada automaticamente;
    Nota: Não é possível alterar a data de admissão se existirem processamentos fechados onde o contrato esteja incluído. Por predefinição é preenchida com a data de sistema;
  5. Selecionar o Tipo de Contrato: Trabalho ou Serviços;
  6. Selecionar os Modelos a utilizar na criação do contrato;
  7. Ao clicar em Criar, será aberta a respetiva ficha do contrato com todos os dados indicados.

Etapa 2: Definir Dados de Admissão

  1. Validar a Data de Admissão e inserir o respetivo Motivo;
  2. Definir os dias de Período Experimental e o respetivo término;
  3. Na área Dados Profissionais, indicar a Profissão e a Categoria Profissional;
    Nota: Caso as profissões ainda não estejam criadas no sistema, poderá adicioná-las via Carregador de Dados. Este mecanismo apresenta os dados das tabelas oficiais para que apenas tenha de selecionar os dados aplicáveis à organização. No entanto, poderá criar esta informação manualmente;
  4. Na área Dados de Processamento, definir o Regime de Duração do Trabalho (completo ou parcial), os Dias Não Trabalháveis, o Horário e o Estabelecimento em que irá trabalhar;
  5. Definir o Período Inicial de Processamento a partir do qual o contrato é incluído no processamento salarial;
    Nota: Nas situações em que exista migração de dados entre sistemas ou estejam a ser criados contratos que já se encontram em execução, o período inicial de processamento deverá corresponder ao período a partir do qual o contrato deve ser considerado no processamento no sistema, independentemente da data de admissão;
  6. Validar o Instrumento de Regulamentação Coletiva do Trabalho (IRCT). Esta informação é preenchida automaticamente caso o IRCT esteja preenchido nos Parâmetros de Salários da empresa. No entanto, poderá indicar outro IRCT;
  7. Selecionar a Fórmula de Salário Hora a utilizar: Regular ou Valor Fixo (ver artigo). Se escolher a opção Valor Fixo, deverá preencher o campo Salário Hora com o valor a ser utilizado;
  8. Na área Dados de Pagamento, identificar a Forma de Pagamento principal associada ao contrato, o SWIFT e IBAN caso a forma de pagamento selecionada for Transferência;
    Nota: Se nas remunerações associadas ao contrato não estiver indicada a forma de pagamento, as remunerações serão pagas em função da forma de pagamento indicada no contrato. Caso esteja definida, o pagamento será efetuado de acordo com a forma de pagamento indicada na respetiva remuneração e considerando os dados indicados na área Outras Forma de Pagamento do contrato;
  9. Na área Dados de Contabilidade, identificar o Perfil de Lançamento do Contrato do processamento salarial na Contabilidade;

Etapa 3: Associar Plano Contratual

Na área Plano contratual, definir o plano contratual a que o contrato deve obedecer e as respetivas etapas contratuais (ver artigo).

Etapa 4: Indicar Remunerações

  1. Na área Remunerações, selecionar as remunerações associadas ao contrato e devidas ao colaborador;
  2. Para cada linha, definir o Período Inicial e Final da remuneração. Se a remuneração for devida, não deverá indicar o período final;
  3. Na coluna "Tipo de Quantidade", definir a forma de cálculo a utilizar: Herdado, Valor ou Fórmula;
  4. Se selecionou as opções Valor ou Fórmula, deverá indicar os seguintes dados:
    - Valor: indicar o Valor da Quantidade;
    - Fórmula: selecionar a fórmula pretendida na coluna "Fórmula de Quantidade";
  5. Na coluna "Tipo de Valor", selecionar a opção pretendida:
    - Herdado: selecionar esta opção caso pretenda que o valor monetário resulte da forma de cálculo definida na coluna "Tipo de Quantidade";
    - Monetário: selecionar esta opção se pretender que a remuneração seja calculada com base no valor indicado na coluna "Valor Monetário";
    - Fórmula: selecionar esta opção para que a remuneração seja calculada com base na fórmula indicada na coluna "Fórmula para valor";
  6. Nas remunerações classificadas como Diuturnidades ou Prémio de Antiguidade, preencher a coluna "Data de Referência". Por predefinição, é preenchida com a data de admissão.

Nota: Posteriormente, poderá consultar nesta grelha todas as remunerações que atualmente são consideradas no processamento, bem como as que cessaram.

Se, por exemplo, existir um aumento de vencimento (R01) a partir do período n, na remuneração R01 existente deverá preencher a coluna "Período Final". De seguida, deverá adicionar uma nova linha com a R01, definir o período inicial de acordo com o período n e adicionar o novo valor.  

Etapa 5: Indicar Deduções

  1. Na área Deduções, indicar todas as deduções associadas ao contrato;
  2. Para cada linha, definir o Período Inicial e Final da dedução;
  3. Na coluna "Forma de Cálculo", escolher a opção aplicável:
    - Herdado: utiliza o valor/percentagem definida na dedução;
    - M
    onetário: utiliza o valor indicada na coluna "Valor do Colaborador". Neste caso, no processamento, a coluna “% Colaborador” da área Deduções é apurada da seguinte forma: (valor do colaborador/ Valor sujeito) x100;
    - Percentagem: utiliza a percentagem indicada na coluna “% Colaborador";
    - Fórmula valor: caso pretenda que a dedução seja apurada com base na aplicação de uma fórmula (indicada na coluna "Fórmula Valor");
    - Fórmula %: caso pretenda que a dedução seja apurada com base na aplicação de uma fórmula que devolve a percentagem (indicada na coluna "Fórmula %");
  4. De acordo com a opção selecionada anteriormente, preencher as colunas aplicáveis.

Posteriormente, a partir desta grelha poderá consultar todas as deduções que são consideradas no processamento, bem como as que, entretanto, cessaram.

Por exemplo, quando num contrato existe a transição do regime "Primeiro Emprego" para o "Regime Geral" da Segurança Social, é necessário garantir que:

  • as deduções que suportam estes 2 regimes estão criadas e associadas às naturezas de remuneração aplicáveis;
  • no contrato do colaborador, está indicado o período final na dedução do regime que irá cessar;
  • no contrato do colaborador, está associada a dedução relativa ao novo regime com o período inicial a partir do qual deve ser aplicado o novo regime. 

Etapa 6: Indicar Contas de Benefício

  1. Na coluna "Tipo de Conta", indicar as contas de benefício aplicáveis para gerir corretamente os dias de férias, subsídios e outros benefícios;
    Nota: Poderá adicionar o mesmo tipo de conta mais do que uma vez, desde que o respetivo período de vigência (período compreendido entre a data inicial e final) não coincida. Ou seja, só é permitido ter 2 contas do mesmo tipo associadas ao mesmo contrato se a data inicial for posterior à data final da anterior. Pode ser necessário associar o mesmo tipo de conta em períodos diferentes alterando as regras de atribuição dos dias;
  2. Definir o Período Inicial e Final de cada conta, tendo em consideração que este período tem de estar compreendido de acordo com os limites definidos no contrato (período entre a data de admissão e a data de cessação do contrato);
    Nota: Se não preencher a data final, o ROSE assume que essa conta está em vigor e é considerada no processamento. Não deverá indicar o período final caso as Contas de Benefício vigorarem durante toda a execução do contrato;
  3. Na coluna "Momento de Processamento", selecionar a opção aplicável para cada conta:
    - Não aplicável: a Conta de Benefício não se materializa no pagamento de uma remuneração, como é o caso das Contas de Benefício de Férias;
    - Antecipado: a remuneração é processada no(s) período(s) que resulta(m) da fórmula de débito do Tipo da Conta de Benefício;
    - Regular: é processada no(s) período(s) que resulta(m) da fórmula de débito do Tipo da Conta de Benefício;
    - Posterior: é processada no(s) período(s) que resulta(m) da fórmula de débito do Tipo da Conta de Benefício;
    - Herdado: o processamento salarial irá considerar o momento de processamento definido no próprio tipo de Conta de Benefício;
  4. Na coluna "Tipo de Fórmula de Débito", selecionar a forma de débito pretendida:
    - Não aplicável: a conta de benefício não se materializa no pagamento de uma remuneração, como é o caso das Contas de Benefício de Férias em que a conta é debitada por ausência e não por remuneração;
    - Herdado: é aplicada a opção definida no próprio tipo de Conta de benefício;
    - Fórmula de Débito específica: permite definir uma forma de débito específica da Conta de Benefício para aquele contrato. Esta opção deve ser utilizada quando, por exemplo, uma empresa utiliza a mesma conta de Subsídio de Férias para todos os contratos e a forma de débito definida no Tipo de Conta é mês de subsídio, mas, para alguns contratos pretende que seja pago em duodécimos. Neste caso, deve selecionar esta opção e, de seguida, escolher a fórmula Duodécimos;
  5. Só deverá preencher a coluna "Fórmula de Débito" se selecionar a opção Fórmula de Débito Específica no passo anterior.

Para conhecer em maior detalhe esta funcionalidade, sugere-se a consulta do artigo Contas de Benefício.

Etapa 7: Definir outras Formas de Pagamento

Nesta área, deverá indicar as outras formas de pagamento que estejam indicadas nas remunerações associadas ao contrato e que utilizam dados de pagamento distintos da forma de pagamento principal do contrato (definida nos dados gerais). 

Por exemplo, se neste contrato está associada uma remuneração de subsídio de alimentação paga em Cartão Refeição, além indicar a remuneração em causa, deverá selecionar a forma de pagamento pretendida e preencher a respetiva referência.  

Se existe uma remuneração paga via transferência bancária, mas para um IBAN distinto da forma de pagamento principal, também deverá adicionar essa forma de pagamento e preencher o respetivo IBAN e SWIFT.    

Etapa 8: Adicionar Variáveis Globais

Nesta área, deverá indicar as variáveis globais que pretender associar ao contrato para que nas fórmulas em que são usadas estas variáveis sejam considerados os valores específicos indicados no Contrato e não no IRCT ou nas Variáveis Globasi em geral.

Na grelha disponível, deverá:

  1. Selecionar a variável pretendida de entre as existentes no sistema;
  2. Clicar na opção "..." da linha, selecionar a opção Configuração de Períodos, definir o Período Inicial, o Período Final (se aplicável) e o respetivo Valor;
  3. Clicar em Fechar.

Nota: Quando nas fórmulas associadas por exemplo a Deduções e a Remunerações são usadas variáveis globais, o Rose segue uma ordem de validação para apurar qual o valor a usar em cada variável:

  1. Valor da variável definido no Contrato do colaborador;
  2. Valor da variável definido no IRCT associado ao Contrato do colaborador;
  3. Valor da variável definido de forma geral na aplicação.

Etapa 9: Definir informação adicional (dados fiscais)

  1. No separador Informação Complementar, na área Dados Fiscais validar as informações preenchidas automaticamente;
  2. Selecionar o Período Final a partir do qual os dados fiscais deixam de ser considerados no processamento salarial;
  3. Definir o Domicílio Fiscal;
    Nota: A opção Não residente refere-se a colaboradores que não são residentes em território nacional. Caso seja selecionada esta opção, deverá associar na área Deduções a dedução DS002 - IRS Não Residentes para efetuar o apuramento da retenção de IRS de acordo com as regras específicas deste regime, bem como para que os valores de retenção na fonte associados ao processamento desses contratos não sejam considerados no preenchimento da DMR. Os valores dos rendimentos e respetivas retenções na fonte associados devem ser declarados no Modelo 30;
  4. Indicar o Código de Serviço de Finanças associado à morada do colaborador;
  5. No campo Taxa Fixa, definir o valor de retenção na fonte. Esta taxa será aplicada no apuramento da dedução de IRS no processamento, invés da taxa que resulta da conjugação de diferentes dados indicados nos Dados Fiscais. Por exemplo, no caso dos contratos relativos a colaboradores não residentes, aos rendimentos é aplicável uma taxa fixa de 25%;
  6. Selecionar a checkbox Deficiência ≥ 60% se o colaborador tiver um grau de incapacidade igual ou superior a 60%;
  7. Selecionar a checkbox Seg. titular c/ maioria dos rendimentos englobados para indicar que, apesar de existirem 2 titulares de rendimentos, estes são auferidos na sua maioria (95%) por um dos titulares. Desta forma, será utilizada a tabela "Casado 1 titular" para encontrar a taxa de retenção na fonte;
    Nota: Esta opção só está disponível quando no campo Estado Fiscal está selecionada a opção Casado ou Unido de facto;
     
  8. Selecionar a opção Seg. titular com deficiência ≥ 60% para indicar que o segundo titular de rendimentos tem um grau de incapacidade igual ou superior a 60%. Esta opção é utilizada para, em conjunto com o escalão de rendimentos, apurar a linha nas tabelas de retenção na fonte de IRS e assim encontrar a taxa a aplicar;
    Nota: De acordo com a legislação em vigor, na situação de Casado, único titular, o cônjuge que, não auferindo rendimentos das categorias A ou H, seja portador de deficiência que lhe confira um grau de incapacidade permanente igual ou superior a 60% equivale a cinco dependentes não deficientes para efeitos de retenção na fonte sobre rendimentos de trabalho dependente auferidos pelo outro cônjuge.
  9. Selecionar o Regime de Retenção de Habitação, se aplicável ao colaborador;

Caso existam alterações nos dados fiscais do colaborador, por exemplo o domicílio fiscal, é necessário refletir essa alteração para que a retenção na fonte de IRS seja calculada com base nos novos dados. Existem dois cenários possíveis: 

  • Existem erros no registo dos dados e pretende reprocessar todos os períodos desde o período inicial indicado: neste caso, devem ser alterados os dados fiscais necessários, o que implicará o cálculo de retroativos para os períodos fechados;
  • A alteração nos dados fiscais tem impacto em períodos para o futuro: neste caso, deverá indicar o Período Final nos dados fiscais em vigor, adicionar uma nova área através do botão + e indicar os novos valores a considerar.

Etapa 10: Preencher a informação relativa ao Relatório Único

  1. No separador Informação Complementar, na área Informação Relatório Único, selecionar a Situação Profissional, a respetiva Aplicabilidade IRCT e o Nível de Qualificação aplicável;
  2. Indicar a Percentagem de Incapacidade para a Função. Esta percentagem é apenas relevante para o Relatório Único e não influencia o cálculo de IRS (opção deficiência >60%) e o mesmo colaborador pode ter apenas uma destas opções ativa;
  3. Na área Tempo de Trabalho, selecionar para cada coluna as informações necessárias;
    Nota: Se alterar esta informação, deverá indicar o período final da linha ativa e, de seguida, adicionar uma nova linha com o período inicial e a respetiva informação. Não podem existir períodos sobrepostos, ou seja, o período inicial não pode ser anterior ou igual ao período final da linha antecedente.

Etapa 11: Guardar contrato

Quando terminar de configurar o contrato, deverá guardar todas as informações indicadas. O ROSE tem comportamentos diferentes de acordo com a opção selecionada:

  • Se clicar em Guardar e Novo, o contrato é criado no estado Novo;
  • Se clicar em Guardar, o contrato é criado no estado Novo, mas terá que o ativar posteriormente;
  • Se clicar em Guardar e Ativar, o contrato é criado e ativado. Desta forma, quer o contrato como a primeira etapa do plano contratual ficam no estado Ativo. Tal significa que, o contrato irá ser automaticamente processado de acordo com a data de admissão ou período inicial de processamento indicado.

Na ficha do contrato, poderá ainda criar campos personalizados para tratar algum cenário específico. 

Estados do Contrato 

Ao longo da sua execução, os contratos assumem diferentes estados desde a criação até ao seu término, sendo que cada estado representa uma fase diferente:

Novo

É o estado inicial do contrato quando a opção selecionada na ficha do contrato é Guardar. Os contratos neste estado existem no sistema, mas não são considerados no processamento salarial e todas as etapas associadas estão no estado Agendado.

Através deste estado, os contratos estão criados mas não ficam imediatamente ativos, o que pode ser útil, por exemplo, quando se pretende criar fichas de contrato relativas a admissões já acertadas, mas que ainda não está detalhada toda a informação necessária.  

Ativo

Este estado indica que o contrato está finalizado e pode ser utilizado. Se na criação do contrato pretender ativá-lo imediatamente, basta selecionar a opção Guardar e Ativar. Caso pretenda ativá-lo mais tarde, deverá aceder à ficha do contrato e nas operações de contexto selecionar a opção Ativar.

Ao ativar o contrato, a primeira etapa do Plano Contratual assume também o estado Ativo e tal significa que o contrato:

  • irá iniciar o ciclo de execução das etapas que lhe estão associadas;
  • passa a ser considerado no processamento salarial.

A partir deste momento, passa a ser possível efetuar alterações mensais e utilizar todas as funcionalidades

Cancelado

Este estado indica que o contrato foi cancelado e que não irá ser executado. 

Para cancelar um contrato, basta aceder à ficha do contrato e nas opções de contexto selecionar a opção Cancelar. Todas as etapas contratuais associadas serão também alteradas para o estado Cancelado.

Cessante

Este estado indica que um determinado contrato está prestes a terminar e que já foi efetuado o processo de cessação do contrato, mas os valores associados à cessação ainda não foram incluídos numa folha de pagamento no estado Fechado.

Quando o contrato está neste estado, não é possível editar o contrato, mas poderá efetuar processamentos e alterações mensais até à data de fim de contrato. Isso permite, por exemplo, incluir alterações mensais e ajustar valores associados à cessação do contrato antes de ser realizado o último pagamento. 

Terminado 

Este estado indica que o contrato terminou e que todos os valores associados à cessação já foram processados e incluídos numa folha de pagamento. Após este momento, não é possível editar o contrato, inserir alterações ou considerar o contrato no processamento salarial. 

Nota: Um contrato passa do estado Cessantepara Terminado quando os valores de fim de contrato são incluídos numa folha de pagamento no estado Fechado.

Não é possível criar uma folha de pagamento com processamentos regulares ou posteriores cuja data final prevista do contrato está inserida no(s) período(s) da respetiva folha. Neste caso, terá de adicionar uma nova etapa ou cessar o contrato.

Inserir Valores Acumulados

No ROSE, é possível incluir os valores relativos ao processamento salarial que foram apurados noutra aplicação.

Esta funcionalidade é especialmente relevante para apurar os valores acumulados quando a migração de sistema não seja realizada no mês de janeiro. Por exemplo, se uma organização começou a utilizar o ROSE em março de 2021, deve utilizar esta funcionalidade para indicar os valores relativos a janeiro e fevereiro de 2021.

Nestes casos, é necessário importar os valores do processamento salarial que sejam anteriores ao primeiro processamento a realizar no ROSE. Esta operação é importante para, por exemplo, gerar a Declaração de Rendimentos.

No entanto, para inserir os valores acumulados deverá cumprir as seguintes regras:

  • O período inicial do processamento indicado no contrato tem de ser diferente do período associado à data de admissão;
  • O período inicial de processamento não pode corresponder ao mês de janeiro.

O período inicial de processamento indica o período a partir do qual o contrato deve ser considerado no processamento salarial nas situações em que a admissão ocorreu em períodos anteriores, mas por diversos motivos irá ser considerada noutro momento. 

Por exemplo, os colaboradores de uma organização que começou a utilizar o ROSE em março de 2021 têm as datas de admissão registadas noutra aplicação. Ao migrar para o ROSE, na ficha do contrato o Período Inicial irá corresponder a março de 2021. 

Para incluir os valores acumulados, siga os seguintes passos: 

  1. Aceder a Contratos | Contratos;
  2. Selecionar o contrato pretendido;
  3. Ativar a extensão Valores Acumulados;
  4. Preencher todos as colunas da grelha;
  5. Clicar em Guardar. 

Período Experimental

O período experimental corresponde ao tempo inicial de execução do contrato de trabalho, durante o qual o colaborador e a entidade empregadora avaliam o interesse na continuidade do contrato.

O Código do Trabalho regulamenta a duração do período experimental em função da modalidade do contrato, do cargo/função exercida e da duração do mesmo. Durante este período e salvo acordo escrito em contrário, qualquer das partes pode renunciar o contrato sem aviso prévio e invocar justa causa, sem direito a indemnização. 

No ROSE, o período experimental pode ser definido na ficha do contrato, na área relativa aos Dados de Admissão. Em função da data de admissão e do número de dias de período experimental, a Data Final do Período Experimental é calculada automaticamente. Nas renovações ou efetivações, é também possível indicar na etapa ativa se ainda está a decorrer o período experimental.

Antes de definir o número de dias de período experimental, deverá conhecer os requisitos e obrigatoriedades:

Duração

No contrato de trabalho por tempo indeterminado, o período experimental tem diferentes tipos de duração:

  • 90 dias para a generalidade dos trabalhadores; 
  • 180 dias para os trabalhadores que exerçam cargos de complexidade técnica, elevado grau de responsabilidade ou que pressuponham uma especial qualificação, bem como os que desempenhem funções de confiança; 
  • 240 dias para os trabalhadores que exerçam cargos de direção ou quadro superior. 

O contrato de trabalho a termo também tem diferentes períodos:

  • 30 dias para os contratos com duração igual ou superior a seis meses; 
  • 15 dias para os contratos a termo certo com duração inferior a seis meses;
  • 15 dias para os contratos a termo incerto cuja duração previsível não ultrapasse este limite. 

Para as comissões de serviço, a existência do período experimental depende de estipulação expressa, não podendo exceder 180 dias. 

Redução ou exclusão do período experimental

Em determinadas situações, é necessário reduzir ou excluir o período experimental, por exemplo, se existir:

  • um contrato a termo anterior para a mesma atividade;
  • um contrato de trabalho temporário executado no mesmo posto de trabalho;
  • um contrato de prestação de serviços para o mesmo objeto;
  • um estágio profissional para a mesma atividade com uma duração inferior, igual ou superior ao período experimental e que foi celebrado pelo mesmo empregador. 

Além desta possibilidade, a duração do período experimental pode ser reduzida por IRT ou por acordo escrito entre partes. 

Nota: A antiguidade do trabalhador engloba o período experimental e não considera as faltas (justificadas ou não), licenças, dispensas ou suspensões do contrato.   

Término do contrato durante o período experimental

Se o período experimental já ultrapassou os 60 dias de trabalho, a renúncia do contrato por parte do empregador depende de aviso prévio de sete dias. Caso tenha ultrapassado mais de 120 dias, deverá existir um aviso prévio de 15 dias. 

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