Gestão de Contratos
A gestão dos contratos dos colaboradores é uma importante tarefa para garantir o fluxo contratual, nomeadamente, a renovação, cessação e término do contrato. Para otimizar a tomada de decisão, poderá consultar no Dashboard a área Etapas a renovar, onde são apresentados os contratos em que a etapa atual do Plano Contratual irá terminar nos próximos 30 dias.
Renovar ou Efetivar Contratos
No Plano Contratual associado a um contrato, estão estabelecidas todas as etapas a executar, nomeadamente, as etapas de termo certo e termo incerto.
No ciclo normal de execução de um contrato, o colaborador transita da etapa atual para a etapa seguinte prevista no plano contratual, o que corresponde a uma renovação do contrato. Também podem existir situações em que o colaborador avança diretamente para a última etapa prevista (do tipo Permanente/ Sem termo), dando-se a efetivação do contrato.
Nota: Antes de renovar um contrato, deverá ter em atenção as regras específicas sobre o número máximo de renovações definido pelo Código de Trabalho.
Para renovar ou efetivar contratos, siga os seguintes passos:
- Aceder a Contratos | Gestão de Contratos | Renovações;
- Definir a Data de Referência. Após preencher este campo, serão apresentadas as etapas contratuais ativas dos contratos a Termo Certo até ao limite temporal definido. Caso não preencha, serão apresentadas todas as etapas no estado Ativo para os contratos a termo certo e a termo incerto.
- Indicar o Colaborador pretendido;
- Selecionar o Tipo de Contrato Atual associado à etapa atualmente ativa. Se selecionar a opção Nenhum, são apresentados todos os contratos independentemente do tipo de etapa;
- Selecionar o Estabelecimento para apresentar apenas os contratos associados;
- Clicar em Aplicar;
- Selecionar os contratos que pretende renovar ou efetivar;
- Caso pretenda renovar/efetivar um contrato antes da data final da etapa, deverá indicar a data pretendida na coluna “Data Final”. Assim, a data final da etapa atual assumirá a data aqui indicada, sendo as datas inicial e final das etapas seguintes recalculadas;
- Clicar em Renovar ou Efetivar.
O Rose tem diferentes comportamentos dependendo da opção selecionada:
Renovar
Se selecionar a opção Renovar, o sistema irá proceder às seguintes operações:
- A etapa atual fica no estado Executada e irá assumir a data indicada na coluna “Data Final”;
- A etapa contratual seguinte, definida no Plano contratual, passa para o estado Ativo e irá assumir como data inicial o dia seguinte à data final da etapa anterior;
- É lançado um registo no Histórico de Execução Contratual com os dados relativos à operação de renovação.
Se no plano contratual do(s) contrato(s) selecionado(s) não estiver definida a etapa seguinte à atual, o sistema não conclui a operação. Neste cenário, será necessário editar o contrato e inserir a etapa seguinte.
Efetivar
Se selecionar a opção Efetivar, o sistema verifica se a última etapa do Plano Contratual é do tipo Sem termo/Permanente e, caso não seja, não conclui a operação. Nesse caso, é necessário na ficha do contrato adicionar uma nova etapa do tipo Sem termo/Permanente e, posteriormente, repetir a efetivação.
Caso a última etapa seja do tipo Sem termo/Permanente, o contrato é efetivado e:
- a etapa contratual atual fica no estado Executado e irá assumir a data indicada na coluna “Data Final”;
- as etapas intermédias ficam no estado Avançado, uma vez que não serão executadas;
- a última etapa fica no estado Ativo;
- a coluna "Data Final Estimada" do contrato não será preenchida, uma vez que não existe previsão do término do contrato;
- é lançado um registo no Histórico de Execução Contratual com os dados relativos à operação de efetivação.
Caso a renovação/efetivação tenha sido efetuada por lapso, é possível reverter o processo. Para tal, deverá aceder ao contrato e, nas opções de contexto, clicar na opção Reverter Última Decisão Contratual. No entanto, não poderá reverter o processo se o processamento já ocorreu, se já criou a folha de pagamento ou se já gerou as declarações referentes à etapa seguinte da renovação/efetivação.
Na grelha, os contratos são ordenados de acordo com a data final para que seja possível visualizar primeiramente os contratos que estão a terminar.
Associar IRCT
É possível associar um Instrumento de Regulamentação Coletiva de Trabalho (IRTC) a um contrato e definir valores diferentes para as variáveis globais existentes no sistema.
Esta possibilidade é útil caso pretenda que uma variável global tenha um valor diferente para um conjunto de contratos. Para o fazer, deverá criar um IRCT com os valores das variáveis pretendidos e associá-lo aos respetivos contratos.
Neste cenário, no processamento o sistema irá ter dois comportamentos de acordo com o IRCT:
- Se o contrato não tiver IRCT associado ou se não existir valores das variáveis globais definidos, são usados os valores indicados nas variáveis globais;
- Se tiver um IRCT associado com definidos valores definidos para as variáveis globais, é utilizado o valor definido no IRCT.
Para definir um IRCT, siga os seguintes passos:
- Aceder a Contratos | Gestão de Contratos | Instrumento de Reg. Coletiva de trabalho ou a Contratos | Configurar Contrato | Instrumento de Reg. Coletiva de trabalho (de acordo com o perfil);
- Clicar em Criar;
- Indicar o código e a descrição do IRCT pretendido;
- Na grelha Variáveis, selecionar as variáveis disponíveis para as quais pretende indicar um valor específico (opcional);
- Para cada linha, através das operações do contexto clicar em Configuração do Período e indicar o período inicial, o período final (se aplicável) e o valor que a variável deve assumir;
Nota: Deverá ter atenção que os períodos definidos não podem ser sobrepostos; - Clicar em Fechar e, de seguida, em Guardar.
Se alterar ou definir os valores das variáveis, o sistema não irá reprocessar automaticamente os períodos em causa. Para o fazer, terá de utilizar a opção de Reprocessar Período disponível em Salários | Reprocessar Período.
Cessar Contratos
No ciclo normal de trabalho, os contratos laborais acabam por terminar por diversos motivos. Nestas situações, é necessário cessar o contrato para finalizar o vínculo laboral do colaborador à organização.
De salientar que só poderá cessar um contrato uma única vez e este deverá estar obrigatoriamente no estado Ativo. No entanto, poderá anular a cessação do contrato para reverter todas as operações realizadas, sendo esta operação indicada no Histórico Contratual.
Para cessar um contrato, siga os seguintes passos:
- Aceder a Contratos | Gestão de Contratos | Cessações;
- Clicar em Criar;
- Selecionar o Contrato, a Data e o Motivo de Cessação aplicável;
- O campo Modelo de Cessação do Contrato é automaticamente preenchido em função do Motivo de Cessação indicado. Se o mesmo motivo estiver associado a diferentes modelos, deverá selecionar o modelo pretendido. Os modelos apresentados já estão filtrados de acordo como o Motivo de Cessação selecionado anteriormente;
- Clicar em Aplicar e verificar que as remunerações associadas ao Modelo de Cessação são calculadas e apresentadas na grelha;
- Selecionar as remunerações que pretende incluir no processamento do período em que ocorre a cessação;
- Clicar em Seguinte;
- Na grelha, indicar manualmente outras remunerações associadas à cessação, por exemplo: indemnizações/compensações, falta de aviso prévio, horas de formação, etc);
- Indicar opcionalmente Observações;
- Por fim, clicar em Guardar.
Posteriormente, o sistema irá efetuar as seguintes alterações ao contrato:
- O contrato passa do estado Ativo para Cessante;
- A etapa atual passa para o estado Executada;
- Se existirem etapas posteriores à atual, ficarão no estado Cancelado;
- É adicionado no Histórico Contratual um novo registo a indicar a cessação do contrato;
- As remunerações consideradas na cessação (quer as calculadas via Modelo de Remuneração, quer as adicionadas manualmente) são incluídas no processamento regular do período onde está incluída a data de cessação indicada;
- Se existirem Contas de Benefício a serem creditadas ou debitadas em processamentos de períodos posteriores ao período da cessação, esses movimentos serão considerados no processamento regular;
- Os processamentos posteriores à data de cessação são removidos.
Nota: Se o processamento regular onde as remunerações da cessação foram incluídas estiver no estado Aberto, ainda possível alterar a cessação ou até eliminá-la. Quando o estado do processamento regular passa para Fechado, já não poderá alterar ou remover a cessação.
Depois de criar a cessação de um contrato, não é possível editar a data e o motivo de cessação uma vez que estes dados têm impacto direto no cálculo das remunerações. Caso seja necessário alterar um destes dados, deverá revertê-la e criar outra cessação com a data e/ou o motivo pretendidos.
Caso a cessação tenha sido efetuada por lapso, é possível reverter o processo. Para tal, deverá aceder ao contrato e nas opções de contexto, clicar na opção Reverter Última Decisão Contratual. No entanto, não poderá reverter a cessação se o processamento das remunerações associadas à cessação estiver no estado Fechado.
Cálculos associados à Cessação
A cessação de um contrato desencadeia vários cálculos de valores devidos ao colaborador. Para automatizar estes cálculos, está disponível de base um conjunto de remunerações que poderá associar à cessação.
Apesar de estas remunerações estarem coerentes com as regras previstas no Código do Trabalho Português, deverá avaliar se estão devidamente enquadradas na organização.
Assim, no período em que ocorre a cessação do contrato são sugeridas as seguintes remunerações:
- Férias não gozadas (via Conta de Benefício);
- Subsídio de férias relativo ao ano de cessação que ainda não tenha sido pago (via Conta de Benefício);
- Proporcionais de subsídio de Natal (via Conta de Benefício);
- Proporcionais de férias (via Modelo de Cessação do Contrato associado na cessação do contrato);
- Proporcionais de subsídio de férias (via Modelo de Cessação do Contrato associado na cessação do contrato);
Ou seja, as remunerações Férias não gozadas e Subsídio de férias são calculadas com base no saldo da respetiva Conta de Benefício associada ao contrato que está a ser cessado. Neste cenário, existem dois comportamentos distintos consoante o tipo de débito da Conta de Benefício:
- se for debitada através de ausências e o campo Remuneração de Liquidação estiver vazio, o saldo da conta não será liquidado na cessação (ver secção Liquidação do saldo da Conta de Benefício);
- se for debitada através de remuneração e o campo Remuneração de Liquidação estiver vazio, o saldo da conta será liquidado na cessação através da mesma remuneração que debita a conta habitualmente (ver secção Liquidação do saldo da Conta de Benefício).
No entanto, caso pretenda que a remuneração de liquidação das Contas de Benefício relativas ao Subsídio de Natal especifique no processamento que são proporcionais de Sub. de Natal, deverá indicar a remuneração de Proporcionais de Subsídio de Natal (RS033).
Já quanto às remunerações de Proporcionais de férias e Proporcionais de subsídio de férias, são calculadas em função do Modelo de Cessação do Contrato associado à cessação do contrato.
De seguida, são explicadas em pormenor o cálculo de cada uma das remunerações referidas:
1. Férias não gozadas (cessação do contrato)
Esta remuneração é calculada com base na remuneração específicada no campo Remuneração de Liquidação da conta de benefício de férias associada ao contrato (por predefinição sugere-se a RS034). Com esta configuração e com saldo positivo na data de cessação, esta remuneração será apurada uma vez que o colaborador ainda não gozou todas as férias a que tinha direito.
Assim, na quantidade da remuneração de férias não gozadas será assumido o saldo da conta benefício de férias na data de cessação, não sendo utilizado o arredondamento de dias ou meios-dias usado quando as férias são debitadas em ausências. Ou seja, os dias de crédito de férias são arredondados a meios dias ou dias completos (até 0,4999 arredonda para 0,5 e de 0,5 até 0,999 arredonda para a unidade superior), porque não é possível gozar 0,3333 dias de férias, por exemplo.
Contudo, quando esses dias são convertidos em remuneração (férias não gozadas) e para que seja o valor mais aproximado possível, no período em que está incluída a cessação do contrato deixa de ser efetuado esse arredondamento e são apurados os dias de direito de férias com 6 casas decimais.
Para apurar a quantidade a calcular na remuneração de férias não gozadas, o sistema calcula a diferença entre os dias de férias com arredondamento e os dias de férias sem arredondamento. No entanto, se essa diferença for um valor negativo e inferior a 0,5, tal significa que já gozou todos os dias de direito e o sistema não irá incluir o valor da remuneração no processamento. Apenas irá considerar a quantidade e o valor unitário será zero.
Para apurar o valor desta remuneração, são consideradas todas as remunerações associadas ao contrato com a tag “FERIAS”.
Nota: Se existirem férias marcadas em data posterior à data de cessação do contrato, o sistema irá questionar se pretende remover as férias marcadas após a data de cessação.
2. Subsídio de Férias (ano cessação)
O valor é calculado com base no saldo da conta de benefício de Subsídio de Férias associada ao contrato até à data de cessação.
Na conta de benefício, é sugerida por omissão uma remuneração para o subsídio de férias na cessação do contrato - a RS030. Esta remuneração utiliza uma fórmula específica para considerar todas as remunerações associadas ao contrato com a tag “SUBFERIAS”.
3. Proporcionais Subsídio de Natal
O valor é calculado com base no saldo da conta de benefício de Subsídio de Natal associada ao contrato até à data de cessação.
Na conta de benefício, é sugerida por omissão uma remuneração para o subsídio de Natal na cessação do contrato - a RS031.
Por sua vez, nesta remuneração é utilizada uma fórmula específica que irá considerar todas as remunerações associadas ao contrato com a tag “SUBNATAL”. No entanto, se pretender que no processamento onde está incluída a cessação seja especificado que se tratam de proporcionais de Sub. de Natal, deverá associar no campo Remuneração de Liquidação da conta de benefício a remuneração de Proporcionais de Subsídio de Natal (RS033).
4. Proporcionais de férias
O colaborador tem direito a proporcional de férias se cessar o contrato no 3.º ano de contrato ou posteriores (245º, n.º1b) CT). Desta forma, não tem direito se cessar o contrato no ano de admissão ou no ano civil subsequente ao ano de admissão.
Uma vez que a quantidade de dias é o proporcional ao tempo de serviço prestado no ano de cessação, a fórmula de cálculo é (Retribuição mensal bruta/365 ou 366 dias) x n.º de dias de serviço no ano, sendo que o n.º de dias ao serviço no ano é obtido pela diferença entre a data de cessação e o dia 1 de janeiro do ano de cessação. Já o valor dia é apurado considerando todas as remunerações associadas ao contrato com a tag “FERIAS”.
5. Proporcionais de subsídio de férias
O colaborador tem direito a proporcional de férias se cessar o contrato no 3.º ano de contrato ou posteriores (245º, n.º1b) CT). Desta forma, não tem direito se cessar o contrato no ano de admissão ou no ano civil subsequente ao ano de admissão.
Uma vez que a quantidade de dias é o proporcional ao tempo de serviço prestado no ano de cessação, a fórmula de cálculo é (Retribuição mensal bruta/365 ou 366 dias) x n.º de dias de serviço no ano, sendo que o n.º de dias ao serviço no ano é obtido pela diferença entre a data de cessação e o dia 1 de janeiro do ano de cessação. Já o valor dia é apurado considerando todas as remunerações associadas ao contrato com a tag “SUBFERIAS”.
A remuneração proporcional de férias (RS032) e proporcional de subsídio de férias (RS035) são provenientes do modelo de cessação selecionado aquando da criação da cessação. Na configuração destas remunerações são sugeridas fórmulas que efetuam o cálculo tal como é descrito anteriormente.
Terminar Contratos
A cessação é a primeira operação a realizar para terminar o contrato de trabalho. No entanto, apesar de estar cessado, o contrato ainda existe no sistema e poderá ser ativo novamente.
A passagem para o estado Terminado é automática, ou seja, ocorre quando o processamento regular do período onde está incluída a data de cessação do contrato (ou retroativo do mesmo período) é integrado numa folha de pagamento. Tal também se verifica quando é efetuado o Fecho do Período onde a cessação está incluída.
Caso este processamento seja removido da folha de pagamento, o contrato volta ao estado Cessante e a passagem de estado Cessante para Terminado é anulada do histórico contratual.
Nos contratos que estão no estado Terminado, deixa de ser possível reverter a cessação, processar ou registar alterações mensais.
Se alterar os valores das remunerações na cessação e se o processamento regular já constar numa folha de pagamento, as alterações serão refletidas num processamento retroativo. Nesse caso, só quando este processamento de retroativos constar numa folha de pagamento é que o contrato volta ao estado Terminado.
Consultar Histórico Contratual
Um contrato que tenha um plano contratual associado com diferentes etapas tem um percurso definido. Contudo, esse percurso pode sofrer alterações ao longo do tempo em consequência das transições entre etapas, renovações ou efetivações.
O percurso e as respetivas alterações são registados no Histórico Contratual para ser possível acompanhar a sua evolução, bem como para verificar os dados da ativação, cessação ou término do contrato.
Para consultar esta opção, deverá aceder a Contratos | Gestão de Contratos | Histórico Contratual. Será apresentada uma lista com os dados da etapa anterior e os dados relativos à etapa seguinte para cada etapa contratual.
Nesta lista, poderá consultar as seguintes informações:
- Contrato;
- Colaborador;
- Decisão Contratual: identificação da operação que originou o registo no histórico (ativar, renovar, efetivar, cessar ou terminar);
- Número de linha etapa anterior: n.º da linha correspondente à etapa anterior em função da sua posição no plano contratual;
- Descrição da etapa anterior: tipo de contrato associado à etapa anterior;
- Número de linha da etapa seguinte: n.º da linha correspondente à etapa seguinte;
- Descrição da etapa seguinte: tipo de contrato associado à etapa anterior;
- Data final prevista etapa seguinte;
- Observações;
- Data final da etapa.
Simular Salários
A simulação de vencimentos permite à organização conhecer todos os encargos associados ao salário bruto antes de efetuar uma proposta ou negociar aumentos salariais.
Por exemplo, num processo de contratação, em que os valores brutos estão a ser negociados, é útil saber todos os valores associados ao salário bruto que a empresa está a propor, assim como para o candidato conhecer em que valor líquido se traduz a remuneração que lhe está a ser proposta.
Para simular salários líquidos, siga os seguintes passos:
- Aceder a Contratos | Gestão de Contratos | Criar Simulação de Salários;
- Indicar uma Descrição (opcional) e a possível Data de Admissão ou alteração das condições salariais;
- Selecionar os Modelos de Remuneração e de Dedução cujas remunerações e deduções pretende que sejam consideradas;
- Clicar em Seguinte;
- Nos Dados Fiscais, preencher todos os campos para ser possível apurar corretamente a retenção na fonte de IRS;
- Clicar em Seguinte;
- Definir o Tipo de Simulação pretendido: Total Líquido ou Valor Ilíquido. Se optar pelo Total Líquido, deverá indicar também o valor total líquido em questão;
- Na tabela "Remunerações", indicar o valor para cada remuneração apresentada. Se não preencher a coluna "Quantidade" ou “Valor”, o sistema irá assumir a configuração existente na remuneração. Caso tenha definido a simulação por valor ilíquido, não deverá indicar qualquer valor na remuneração de vencimento (RS001) uma vez que esta será calculada pela simulação;
- Validar as Deduções apresentadas e, caso pretenda, selecionar novas;
- Clicar em Seguinte;
- Consultar o resultado da simulação;
- Ativar a opção Criar rascunho do contrato ao finalizar para que, após finalizar a simulação, o sistema abra automaticamente a janela de criação de contrato com todos os dados inseridos na simulação;
- Por fim, clicar em Finalizar.
No resumo da simulação, além de apresentar os valores (quantidade, valor unitário, valor e total líquido) para cada remuneração, também são apresentados os encargos suportado pela Entidade Patronal para cada remuneração.
Na área Pagamento, estão disponíveis todos os totais da simulação, sendo que o Total de Encargos da Empresa corresponde à soma entre o valor Total das Remunerações e o total da parte das deduções suportadas pela Empresa.
Poderá a qualquer momento consultar as simulações realizadas em Contratos | Gestão de Contratos | Simulações de Salários, sendo possível imprimi-las ou enviá-las por email.