Gestão de utilizadores
Os perfis de utilizador permitem simplificar a gestão de todos os fluxos de negócio, dividindo o acesso ao sistema de acordo com cada função. Assim, além de garantir a proteção de dados e de informações privadas dos clientes, permitem otimizar a gestão de negócio e tirar o maior proveito de todas as funcionalidades.
Perfis disponíveis
O ROSE disponibiliza um conjunto de perfis de utilizador que garantem o acesso às tarefas e fluxos de trabalho necessários ao correto funcionamento dos escritórios de contabilidade, assim como à gestão do negócio dos clientes do escritório. Neste sentido, estão disponíveis os seguintes perfis:
- Configurador;
- Administrador;
- Responsável de Vendas;
- Responsável de Compras;
- Contabilista;
- Contabilista (cliente);
- Assistente de faturação (cliente);
- Gestor financeiro (cliente).
De referir que o Contabilista do escritório é simultaneamente o Contabilista (cliente) da subscrição do(s) cliente(s), devendo assegurar a atribuição dos perfis aos clientes.
É possível atribuir o perfil de Configurador a outros utilizadores, no entanto as operações de convidar utilizadores e atribuir perfis só estão disponíveis para o dono da subscrição, ou seja, para o utilizador que subscreveu o ROSE.
Para saber em pormenor as características de cada perfil, sugere-se a consulta do artigo "Bem-vindo ao ROSE Accounting Services".
Convidar utilizadores
Os colaboradores de um escritório de contabilidade têm acessos e responsabilidades distintas de acordo com a sua função. Neste sentido, é importante refletir estas características no produto para garantir o correto funcionamento da aplicação.
De referir que um utilizador pode ser associado a mais que um perfil. Por exemplo, poderá ser Configurador e Administrador simultaneamente e, neste cenário, poderá alterar o perfil na área pessoal, clicando no campo relativo ao perfil.
Para convidar utilizadores e atribuir perfis, siga as seguintes etapas:
Etapa 1: Convidar utilizadores
- Aceder à área pessoal;
- Clicar em Utilizadores;
- Preencher os campos com os dados do utilizador;
- Selecionar o perfil que pretende atribuir;
- Clicar em Convidar Utilizador.
O utilizador receberá um email com todos os dados de acesso ao produto.
Etapa 2: Atribuir perfis
Poderá atribuir perfis aos utilizadores de duas formas:
Individualmente
- Aceder a Configurar Utilizadores | Perfis;
- Selecionar o perfil pretendido;
- Clicar em Editar;
- Ativar a checkbox do utilizador que pretende atribuir ao perfil;
- Clicar em Guardar.
Em lote
- Aceder a Configurar Utilizadores | Utilizadores;
- Selecionar o utilizador pretendido;
- Clicar em Editar;
- Ativar a checkbox do perfil que pretende atribuir;
- Clicar em Guardar.
Este processo é igual para o Configurador como para o Contabilista (cliente). Para saber mais detalhes sobre a gestão do escritório e perfis disponíveis, sugere-se a consulta do artigo "Gestão de Escritório".
Quando atribuir um novo perfil ou alterar os perfis atribuídos, o utilizador em questão deve reiniciar a aplicação para visualizar as alterações.
Remover acessos
Durante a atividade profissional, é comum existir a necessidade de remover acessos ao produto, como por exemplo a um colaborador que assume outras funções na organização.
Para remover o acesso de um utilizador:
- Na aplicação aceder ao menu Configuração de Utilizadores | Utilizadores;
- Selecionar o utilizador que pretende remover;
- Clicar nos 3 pontinhos no canto inferior direito e Desativar Utilizador;
- Aceder à área pessoal no canto superior direito e clicar em Utilizadores;
- Clicar em Remover Acesso do utilizador pretendido.
Atribuir acessos (RH)
Devido às parametrizações necessárias e à sua vertente colaborativa, o módulo de Salários disponibiliza perfis de utilização específicos:
- Administrador (RH): tem acesso a todas as opções operacionais e de configuração do módulo;
- Configurador (RH): tem como função configurar o módulo de salários;
- Técnico de RH: é o responsável por gerir o processamento de salários e a relação contratual dos colaboradores da organização;
- Assistente de RH (cliente): com este perfil, o cliente do escritório poderá acompanhar o processamento de salários e a emissão dos documentos obrigatórios.
Para convidar utilizadores, basta no ROSE Payroll efetuar os passos indicados na secção Convidar utilizadores.