Última alteração a 23/08/2023
Os Grupos de Definições e Grupos de Importação de Vendas são templates predefinidos que permitem parametrizar a informação da contabilidade, salários e terceiros, assim como segmentar um conjunto de dados na importação de ficheiros SAF-T de vendas, respetivamente.
Assim, aquando da criação da(s) empres(a) apenas tem de associar os grupos adequados à empresa cliente.
Criar Grupos de Definições
Os Grupos de Definições são templates de configurações com elementos da contabilidade, salários e terceiros, sendo posteriormente aplicadas às empresas no momento da sua criação.
Para criar um grupo de definições, siga as seguintes etapas:
Etapa 1: Definir Dados Gerais
- Aceder a Configurações | Grupos de Definições;
- Clicar em Criar;
- Inserir um nome identificativo do grupo e a respetiva descrição;
- Selecionar a Empresa Modelo do grupo. Todas as configurações disponíveis no grupo serão carregadas em função da empresa modelo definida;
- Definir o Período de Reporte de referência do grupo de definições;
- Ativar a opção Grupo Predefinido caso pretenda que o grupo seja sugerido na criação de uma nova empresa cliente. Salientamos que só poderá existir um grupo predefinido;
- Ativar a opção Copiar Plano de Contas caso pretenda que o plano de contas da empresa modelo seja copiado para a nova empresa aquando da sua criação;
- Ativar a opção Atualizar Configurações caso pretenda que todas as configurações indicadas no grupo sejam atualizadas (caso existam) na nova empresa aquando da sua criação.
Etapa 2: Predefinir Parâmetros Financeiros
- No separador Parâmetros Financeiros, selecionar o Plano de Contas de referência a utilizar nos lançamentos contabilísticos;
- Escolher o Livro pretendido;
- Definir o Calendário Financeiro da empresa que servirá para traduzir os meses em períodos da contabilidade;
- Selecionar os vários Diários a utilizar na contabilidade em função da natureza dos movimentos;
- Ativar a opção Permite Lançamentos Negativos para utilizar montantes negativos nos lançamentos;
- Ativar a opção Estorno Negativo para ser possível utilizar montantes negativos quando não existe stock de um artigo;
- Na área e-Fatura, selecionar o Diário a utilizar nos documentos a gerar na contabilidade e a Conta de Fornecedor;
- Ativar a opção Criar Entidades caso pretenda criar os fornecedores existentes no e-Fatura que ainda não estão criados no Rose;
- Se ativar a opção anterior, debverá escolher o tipo de identificação para esses fornecedores no sistema no campo Criação de Entidade: NIF ou Autonumeração;
Todos os dados definidos neste separador serão utilizados nas configurações dos Parâmetros Financeiros da nova empresa.
Etapa 3: Definir Parâmetros de Salários
- Definir o Diário que pretende utilizar;
- Selecionar o Horário Base a utilizar pela empresa;
- Indicar o Diário para o correto arredondamento dos valores entregues na DRi, bem como as respetivas Contas da Empresa e de Encargo;
- Definir a Forma de Pagamento e a Condição de Pagamento.
Estes dados serão automaticamente preenchidos nos parâmetros de salários da nova empresa.
Etapa 4: Configurar Terceiros
- Selecionar a Entidade Fornecedor indiferenciada;
- Escolher a entidade que corresponde à Autoridade Tributária no campo Entidade AT;
- Selecionar a entidade que corresponde à Segurança Social no campo Entidade SS.
- Cicar em Guardar ou Guardar e Novo, caso pretenda criar um grupo.
Para editar ou copiar as definições de um grupo já existente, basta clicar em Ver/Editar e de seguida no botão de contexto Copiar para Novo. Após efetuar as alterações necessárias, deverá clicar em Guardar.
Ao aplicar o grupo de definições a uma nova empresa, todas as configurações que não existam serão copiadas da empresa modelo definida no grupo.
Criar Grupos de Importação de Vendas
Para garantir a correta importação dos ficheiros SAF-T de faturação, é necessário efetuar um conjunto de configurações relativas à própria importação.
A partir destas configurações, é possível criar grupos de importação para segmentar artigos, impostos, contabilidade e clientes de acordo com as suas características, agilizando o processo de importação. Desta forma, na criação do cliente basta escolher o grupo de importação aplicável.
Deverá realizar estas configurações:
- antes da primeira importação ou sempre que seja necessário alterar os parâmetros da importação;
- para os clientes que integrem as vendas através da importação dos ficheiros SAF-T.
Para criar grupos de importação de vendas, siga os seguintes passos:
- Aceder a Configurações | Grupos de Importação Vendas;
- Clicar em Criar;
- Preencher os campos Grupo de Importação Vendas e Descrição;
- Selecionar a Empresa Modelo do grupo. Todas as configurações disponíveis no grupo serão apresentadas em função da empresa modelo definida;
- Ativar a opção Grupo Predefinido caso pretenda que o grupo seja sugerido na criação de uma empresa cliente. Salientamos que só poderá existir um grupo predefinido;
- Ativar a opção Atualizar Configurações caso pretenda que todas as configurações indicadas no grupo sejam atualizadas (caso existam) na nova empresa aquando da sua criação, de acordo com as configurações da empresa modelo;
- Na área Clientes, escolher se pretende identificar o cliente por NIF ou Autonumeração no campo Criação do Cliente;
- Ativar a opção Manter Registo de Clientes Privados caso pretenda manter o histórico deste tipo de clientes;
- Na área Contabilidade, ativar a opção Agrupar por Cliente Indiferenciado caso pretenda que todas as vendas/créditos a esses clientes sejam agregados num único documento por dia, por tipo de documento fiscal e por série;
- Na área Artigos, selecionar para cada tipo fiscal da organização o Tipo de Conta do Artigo;
- Na área Impostos, associar para cada Subclasse de Imposto o respetivo Imposto do Artigo e validar o Tipo Fiscal;
- No separador Empresas, selecionar as empresas que irão usar o grupo de importação que está a criar;
- Por fim, clicar em Guardar e Novo.
Para editar ou copiar as definições de um grupo já existente, basta clicar em Ver/Editar e de seguida no botão de contexto Copiar para Novo. Após efetuar as alterações necessárias, deverá clicar em Guardar.
Ao aplicar o grupo de importação de vendas à(s) empresa(s), todas as configurações que não existam serão copiadas da empresa modelo definida no grupo.
Criar Grupos de Perfis
É possível agrupar um ou mais perfis por aplicação num Grupo de Perfis e atribuí-lo de forma automática aos utilizadores pretendidos. Assim, invés de associar vários perfis a um utilizador por subscrição, poderá segmentá-los pelas características do utilizador e por aplicação.
Por exemplo, poderá criar o Grupo de Perfis "Administradores" com os perfis Administrador (contabilidade) e Administrador (RH) para agrupar estas permissões e predefini-lo nos utilizadores aplicáveis.
De salientar que poderá criar mais do que um grupo de perfil, contudo só poderá atribuir um grupo por utilizador e por subscrição.
Para criar um Grupo de Perfis, siga os seguintes passos:
- Aceder a Configurações | Grupos de Perfis;
- Clicar em Criar;
- Preencher os campos Grupo de Perfis e Descrição com dados identificativos do grupo;
- Selecionar o Tipo de Perfis que devem estar associados ao Grupo:
- Perfis do Escritório de Contabilidade: perfis aplicáveis aos colaboradores do Escritório;
- Perfis do Cliente: perfis disponíveis para os utilizadores cliente;
- Caso tenha selecionado a opção Perfis do Escritório de Contabilidade, poderá ativar a opção Grupo de Perfis MyRose se pretender associar perfis específicos da gestão do Escritório (por exemplo, Administrador);
- Na áreas Perfis das Aplicações, ativar para cada aplicação subscrita os perfis que pretende que sejam incluídos no grupo. Dependendo da aplicação, poderá selecionar um ou mais perfis. Posteriormente, os perfis selecionados são apresentados no campo Detalhes;
- No separador Utilizadores, poderá predefinir o grupo que está a criar a um ou mais utilizadores. Esta operação não irá alterar os perfis já atribuídos às subscrições, apenas irá alterar o Grupo Predefinido do utilizador. Caso pretenda alterar os perfis em cada uma das subscrições, deverá substituir o grupo em cada subscrição;
- Por fim, clicar em Guardar.
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