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Comunicação de Séries

Comunicação de Séries

Última alteração a 19/01/2024

A comunicação das séries dos documentos é um requisito legal que entra em vigor a 01/01/2023. Neste sentido, só é possível emitir documentos em séries devidamente comunicadas à Autoridade Tributária (AT) e, por isso, deve proceder à sua comunicação para continuar a faturar.

Enquadramento Legal

A introdução do ATCUD nos documentos e a obrigatoriedade da comunicação das séries dos documentos são medidas legais que entram em vigor em 2023 com o objetivo de:

  • simplificar a comunicação de faturas por parte das pessoas singulares para a determinação das respetivas despesas dedutíveis em sede de IRS;
  • controlar as operações realizadas pelos sujeitos passivos tendo em vista combater a economia informal.

De acordo com a Portaria n.º 195/2020, de 13 de agosto, o ATCUD deve constar obrigatoriamente em todas as faturas e demais documentos fiscalmente relevantes. Relativamente à comunicação de séries, só poderá emitir documentos em séries devidamente comunicadas à Autoridade Tributária (AT).

A comunicação de séries tem como princípio a uniformização da identificação única do documento com base numa codificação devolvida pela AT. Esse código único é denominado de ATCUD. Desta forma, o ATCUD é o Código Único do Documento e consiste na concatenação dos seguintes elementos, separados por um hífen (-):

  • Código de validação da série criado pela AT;
  • Número sequencial do documento dentro da série.

O ATCUD já é impresso nos documentos emitidos no Invoicing Engine.

As seguintes perguntas visam esclarecer todas as dúvidas sobre o ATCUD e a comunicação de séries:

1. Como se processa a comunicação de séries documentais?

Cada emitente deverá comunicar, por cada tipo de documento e meio de processamento, as séries que pretende utilizar para obter um código de validação com o qual irá ser composto o respetivo ATCUD.

Por exemplo, se comunicar uma série para a utilizar no Invoicing Engine na emissão de Faturas Simplificadas irá receber um código de validação. Caso pretenda utilizar uma série para a emissão de Notas de Crédito, terá de comunicar esta série para este tipo de documento, ao qual será atribuído um código de validação distinto.

2. Quais os documentos em que deve constar o código único?

O Decreto-Lei n.º 28/2019 determina que o código único de documento (ATCUD) deve constar nas faturas e demais documentos fiscalmente relevantes. Também define que são documentos fiscalmente relevantes os documentos de transporte, recibos e quaisquer outros documentos emitidos, independentemente da sua designação, que sejam suscetíveis à apresentação ao cliente e que possibilitem a conferência de mercadorias ou de prestação de serviços, nos quais se incluem as notas de encomenda.

Desta forma, não está excluído nenhum tipo de documento, devendo ser comunicadas todas as séries documentais por tipo de documento fiscalmente relevante em uso.

3. Posso utilizar um código de validação por cada identificador da série para os diferentes tipos de documentos?

Não. O código de validação a atribuir à série é específico para cada conjunto composto pelo identificador de série e pelo tipo de documento.

Por exemplo, se for utilizado o identificador de série “ABCD” nas Faturas e Notas de Crédito, terá de solicitar dois códigos de validação distintos para gerar sempre códigos únicos de documento (ATCUD) distintos.

4. Por motivos comerciais, utilizo séries plurianual. Tenho de as comunicar todos os anos?

Não. A comunicação de um identificador da série por tipo de documento só pode ser efetuada uma vez. Assim, uma série e respetivo código de validação pode ser utilizada mais do que um ano, desde que seja mantida a respetiva numeração sequencial ao longo da sua utilização.

5. Sou obrigado a comunicar uma finalização de uma série?

Não. A comunicação de finalização de uma série não é uma obrigação. Trata-se de uma funcionalidade disponibilizada para apoiar na visualização, gestão das séries em uso e das finalizadas, bem como aumentar a usabilidade na apresentação da informação no Portal das Finanças.

Constitui igualmente um controlo adicional de segurança no caso de utilização indevida, inclusive por terceiros, de um código de validação de série que já não está em uso.

6. Em que momento deve ser colocado o ATCUD nos documentos?

Nas faturas e demais documentos fiscalmente relevantes deve constar um código único de documento (ATCUD) no momento da emissão do documento pelo Invoicing Engine ou outro meio eletrónico, nomeadamente máquinas registadoras, terminais eletrónicos ou balanças eletrónicas.

Nos documentos pré-impressos em tipografia autorizada, deve estar impresso pela tipografia autorizada.

7. A partir de janeiro de 2023, posso criar documentos em séries que não estejam comunicadas?

Não. A partir de 01/01/2023, todos os documentos fiscalmente relevantes terão de ser emitidos em séries devidamente comunicadas à AT.

O Invoicing Engine irá validar se a série foi comunicada e, caso não esteja, irá impedir a criação/emissão de documentos fiscalmente relevantes.

8. Criei uma série e comuniquei-a, mas reparei que foi criada indevidamente. Posso anular a comunicação dessa série?

Sim. Pode anular a comunicação da série a partir do Invoicing Engine.

Alertamos que este procedimento é irreversível, terá de ocorrer no prazo de dois dias após a comunicação e a série não poderá ter qualquer documento emitido. Caso tenha documentos emitidos, deve comunicar a série como finalizada.

Nomenclatura da Série

A AT não prevê a utilização de uma série em vários tipos de documentos nem séries com a mesma designação. Por isso, ao comunicar uma série, é também comunicado o tipo de documento utilizado, o que implica uma alteração automática da nomenclatura da série. Por exemplo, ao criar e comunicar a série 2023, o Jasmin irá automaticamente alterar a designação no tipo de documento, ou seja, a série 2023 associada a um tipo de documento:

  • Fatura-Recibo do tipo “FR” será designada como FR2023
  • Nota de Débito do tipo “ND” será designada como ND2023
  • Guia de Remessa do tipo “DR” será designada como GR2023

Estas designações são meramente exemplificativas. Não precisa de criar as séries “FR2023”, “ND2023” ou “GR2023”. Apenas terá de criar uma série, por exemplo a série “2023”. O Jasmin irá automaticamente alterar a nomenclatura e comunicá-la para cumprir as regras de comunicação de séries da AT. Esta alteração não tem qualquer impacto na utilização da série, apenas altera a nomenclatura nos documentos e na impressão.

Comunicar Séries

É possível comunicar as séries automaticamente para que este processo seja rápido e eficiente. Para isso, está disponível a operação Comunicar Séries que permite selecionar as séries pretendidas e comunicá-las de uma só vez à AT. No entanto, é igualmente possível comunicar séries de forma manual, ou seja, obter o código de validação da série junto da AT e inseri-lo na aplicação.

Para comunicar séries, siga os seguintes passos:

Comunicar Séries Automaticamente

  1. Aceda a Impostos | Configurações de Impostos | Definições de Impostos;
  2. Na empresa pretendida, verifique se os campos Utilizador e Password estão devidamente preenchidos;
  3. Aceda a Impostos | Comunicar Séries;
  4. Selecione a opção Registar;
  5. Defina os filtros que considera relevantes e clique em Aplicar;
  6. Serão apresentadas todas as séries não comunicadas. Selecione as séries pretendidas e clique em Comunicar.

Será notificado sobre o sucesso desta operação, mas pode consultar a qualquer momento o estado da comunicação em Impostos | Pedidos de Comunicação.

Comunicar Séries de forma manual

Caso pretenda comunicar séries de forma manual, deve obter o código junto da AT e inseri-lo no tipo de documento pretendido.

Para inserir o código de validação da série, por exemplo, no tipo de documento Fatura Simplificada, siga os seguintes passos:

  1. Aceda a Configuração | Documentos | Tipo de Faturas;
  2. Edite o tipo de Fatura Simplificada;
  3. Na área Série, selecione as operações de contexto (“”) e clique na opção Campos Adicionais;
  4. Ative a opção Comunicação Manual e insira o respetivo código de validação à AT;
  5. Clique em Guardar.

Anular ou Finalizar Séries

A Autoridade Tributária permite, em determinadas situações, comunicar a finalização ou anulação de uma série quando a deixa de utilizar ou quando a comunicou por lapso, respetivamente. No entanto, existem critérios que deve ter em consideração para utilizar estes tipos de comunicação:

Finalizar Séries

Quando deixa de utilizar uma série, pode comunicá-la à AT como estando finalizada. No entanto, se a série em causa não tem documentos emitidos, não a pode comunicar como finalizada. Deverá comunicá-la como anulada.

Esta funcionalidade não é obrigatória, apenas constitui um controlo adicional de segurança no caso de utilização indevida, inclusive por terceiros, de um código de validação de série que já não está em uso.

Anular Séries

Se criou uma série por engano e a comunicou indevidamente à AT, pode anulá-la. Contudo, apenas o pode fazer se:

  • a série não tiver qualquer documento emitido. A partir do momento que existe um documento emitido, deve comunicá-la como finalizada;
  • num espaço de dois dias após a sua comunicação.

Para finalizar ou anular séries, siga os seguintes passos:

  1. Aceda a Impostos | Comunicar Séries;
  2. Escolher a opção pretendida: Concluir (para finalizar uma série) ou Anular (para anular uma série);
  3. Defina os filtros que considera relevantes e clique em Aplicar;
  4. Serão apresentadas todas as séries já comunicadas. Selecione as séries pretendidas e clique em Comunicar.

Nota: Caso todas as séries tenham documentos emitidos, quando seleciona a opção Anular não serão apresentados dados na grelha.

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