A
Acerto da incidência

Quando o valor de impostos calculado pelo sistema numa fatura difere do valor apresentado no resumo de IVA da fatura do fornecedor, na fatura (normalmente por métodos de arredondamento diferentes) surge a necessidade de se proceder ao acerto do valor correspondente de forma manual.

Acerto de Valor

Quando o valor de impostos calculado pelo sistema numa fatura difere do valor apresentado no resumo de IVA da fatura do fornecedor, na sua fatura (normalmente por métodos de arredondamento diferentes) surge a necessidade de se proceder ao acerto do valor correspondente, de forma manual.

Anulação

A anulação de um meio de pagamento desativa o documento para que este não possa ser utilizado.

Armazém

Um armazém é um edifício/lugar/campo para o armazenamento de materiais.

Arredondamento

Método de arredondamento a usar (para cima/para baixo) para ajustar um valor para o número de casas decimais pretendido.

Artigo

Também designado de item, produto ou bem, o artigo é o elemento que identifica univocamente o produto ou serviço que está envolvido numa transação.

Assinatura

Em alguns países, os documentos emitidos por uma empresa têm de conter textos obrigatórios bem visíveis na impressão, que podem variar de acordo com o documento. Estes textos são impressos sobre o termo de assinatura.

Atividade económica

Área de ação profissional relacionada com a produção ou distribuição de bens e serviços com importância económica classificada dentro de um sistema.

B
Bruto

Valor total de bens e serviços antes de impostos ou descontos.

C
Canal de vendas

Método utilizado para concretizar uma venda de produto. Por exemplo, através da Internet, ao balcão ou por atendimento automático.

Carga

Carregamento de materiais para um transporte que vai efetuar a deslocação para um outro ponto.

Classe de Imposto

Identificação do tipo de imposto como, por exemplo Imposto de Valor Acrescentado (IVA) ou Imposto de Selo (IS).

Classificação das Atividades Económicas

Norma legal de um país que atribui um código de 5 dígitos para identificar a categoria de atividade profissional específica de uma empresa.

Cliente

A entidade que recebe ou consome produtos (bens ou serviços) e tem a capacidade de escolher entre diferentes produtos e fornecedores.

Cliente de faturação

Cliente designado na fatura como a entidade a quem a fatura deve ser enviada para o pagamento. Pode ou não pode ser a entidade a quem os bens ou serviços são entregues.

Código da AT

Código devolvido pela Autoridade Tributária Portuguesa para identificar um documento de transporte.

Código da taxa de retenção

A base de cálculo e a base líquida são definidas nos códigos de imposto retido na fonte. Poderá definir quantos códigos de impostos retidos na fonte forem necessários para cada tipo de imposto retido na fonte.

Código de Barras

Um código de barras é uma representação gráfica de dados numéricos ou alfanuméricos.

Código do imposto

Código identificador do tipo de imposto aplicado.

Comprador

Parte que adquire ou se compromete a adquirir a propriedade (no caso de bens) ou benefício ou uso (no caso de serviços) em troca de dinheiro ou outra retribuição sob um contrato de venda.

Comprar

Comprar é adquirir um bem (artigo/produto) ou serviço mediante um pagamento.

Condição de envio

As condições de vendas ou contrato de transporte que especifica o meio de transporte.

Conta

Uma conta define uma relação formal com um banco, entidade, parceiro, entre outras, para fornecer serviços regulares, negócios e outras transações financeiras.

Contabilidade

O registo sistemático e abrangente de transações financeiras relativas a um negócio. Contabilidade também se refere ao processo de resumir, analisar e relatar essas transações.

Contabilidade de acréscimo

Método de organização da contabilidade em que os movimentos são inscritos nas contas no momento da transação e não no momento em que os pagamentos são efetivamente efetuados.

Contabilidade de caixa

Método de organização da contabilidade em que os movimentos são inscritos nas contas no momento em que os valores são recebidos ou pagos.

Contas Correntes

Instrumento de contabilidade que representa a diferença entre os valores referentes a dívidas que uma entidade tem a receber (recebimentos) ou a pagar (pagamentos), cujo cálculo se exprime num saldo de contas correntes.

Controlo de stock

Este mapa permite monitorizar os movimentos de stock de um determinado artigo sob forma de mapa de controlo.

Conversão

Ato de converter um valor em outro valor equivalente.

Cultura

Variável que corresponde ao país e condiciona alguns atributos do sistema como o formato da data ou o conjunto de caracteres suportados por um idioma. De referir que ao alterar o campo "Cultura" não está a alterar o idioma da aplicação, apenas está a dar ordem de reconhecimento de caracteres específicos utilizados pelo idioma selecionado.

Custeio

Representa o valor por unidade base que o sistema estima para o artigo em causa.

Custo unitário

Os custos incorridos por uma empresa para produzir, armazenar e vender uma unidade de um determinado artigo. Incluem todos os custos fixos (instalações e equipamentos) e todos os custos variáveis.

D
Data de vencimento

Data em que a obrigação deve ser paga. Em alguns países também é denominada de dia lei.

Declaração

Documento com valor legal que atesta determinadas informações, como o momento de receção de artigos, pagamentos ou a quantidade de existências em Inventário.

Declaração de inventário

Documento que declara os valores de materiais existentes no armazém de uma determinada entidade numa lista.

Dedução

Redução do valor de um imposto.

Descarga

Retirar a carga de um meio de transporte.

Desconto

Reduções ao preço base de bens ou serviços. Podem ocorrer em diferentes pontos do canal de distribuição como, por exemplo no preço de venda (associadas ao produto pelo retalhista) ou na lista de preço (cotadas para um potencial comprador).

Devolução

Em Compras, o documento de devolução é usado para reverter total ou parcialmente uma aquisição de um artigo e devolvê-lo ao fornecedor.
Em Vendas, o documento é usado para dar entrada de material devolvido pelos clientes ou para reverter uma transação de vendas de um item, total ou parcialmente.
Por imposição legal, estes documentos não podem ser apagados ou sofrer quaisquer alterações contábeis.

Devoluções de material pendente

Valor pendente em devoluções de material em aberto. Uma devolução representa o movimento de material que deve gerar um movimento financeiro do tipo nota de crédito para realizar o respetivo acerto na conta corrente da entidade envolvida. Os valores pendentes de devoluções indicam que existem notas de crédito por fazer.

Dias pendentes

É uma métrica de contas a receber ou a pagar em relação às vendas ou compras. No caso das vendas, trata-se de um valor elevado que significa que o total de contas a receber de uma empresa em percentagem das vendas é alto.

Dívida

Valor financeiro relativo ao pagamento por bens ou serviços não pago. É geralmente categorizada sobre prazos de vencimento trimestrais, contados a partir da data acordada para o pagamento. Poderá incluir o pagamento de juros.

Dívidas a fornecedores

Valores devidos a fornecedores pela empresa cujo prazo de pagamento já venceu.

Dívidas de clientes

Valores devidos a uma empresa pelos clientes cujo prazo de recebimento já venceu.

Documento de aviso

Documento que informa um agente pagador de que existem dívidas que ainda não foram saldadas.

E
Emissor

Entidade/utilizador responsável por um movimento de saída de valores.

Encomenda

Uma encomenda é uma solicitação confirmada de uma entidade a outra para comprar, vender, entregar ou receber bens ou serviços nos termos e condições especificadas. Quando aceite pela parte recetora, uma encomenda torna-se um contrato juridicamente vinculativo.

Encomenda de compra

Um documento gerado pelo comprador que autoriza a transação de compra. Quando aceite pelo vendedor torna-se um contrato vinculativo para ambas as partes.

A encomenda de compra estabelece as descrições, quantidades, preços, descontos, condições de pagamento, data de expedição, o desempenho ou outros termos e condições associadas, assim como identifica um vendedor específico. Também poderá ser chamado de ordem.

Endereço

Conjunto de informações geográficas normalizadas que inclui as informações de nome de rua, número de porta, código postal e cidade. É utilizado para identificar a localização de entidades para efeitos postais e fiscais.

Entidade

Entidade que participa ou está envolvida numa transação comercial.

Entidade de faturação

Entidade designada em guias de remessa, faturas, entre outras, como a entidade a quem a fatura deve ser enviada para o pagamento. Pode ou não ser a entidade a quem os bens ou serviços são entregues.

Entidade retida

Representa a entidade que foi alvo de retenção. Por exemplo, numa fatura para um fornecedor sujeito a retenção, a entidade retida é o próprio fornecedor. Já no caso de uma fatura a um cliente, a entidade retida é a própria empresa.

Entrada

Tipo de operação que regista um movimento positivo de receção ou entrada (aplicável a valores financeiros, stock ou cheques).

Entrada de dinheiro

Registo de receção de pagamentos em numerário por operações correntes são registados pelo sistema como caixa. Os recebimentos em dinheiro são lançados diretamente para uma conta de clientes.

Entrada de stock

Movimento de gestão de stock que regista um aumento dos níveis de existências em armazém para refletir uma entrada de materiais.

Espaço Fiscal

Zona geográfica onde se aplicam determinadas regras e obrigações fiscais.

F
Família

Classificação do artigo em grandes famílias. Por exemplo, numa empresa de materiais para a hotelaria os artigos podem estar agrupados em artigos de cozinha, artigos de escritório, decoração, elétricos, etc.

Fatura

Documento que detalha o fornecimento de bens ou serviços. Geralmente inclui a quantidade de cada artigo, os preços, as horas trabalhadas, a descrição do serviço e um endereço de contacto para o pagamento. É normalmente paga por um departamento de contas a pagar até à data de vencimento acordada.

Fatura Simplificada

Documento comprovativo de uma troca comercial. Ao contrário da fatura normal, a fatura simplificada não obriga à identificação da parte pagadora, tem um limite de valor, não serve como documento de transporte e é emitida na data da prestação do serviço ou fornecimento de produto a que diz respeito.

Fatura-Recibo

É uma fatura que também documenta um recibo de pagamento em dinheiro ao invés de uma fatura ou promessa de pagamento.

Filial

É uma loja (normalmente comercial) que está subordinada a uma casa mãe. É um estabelecimento que depende de uma sede, uma sucursal.

Fluxo de caixa

Movimentos concretos de caixa gerados pelas principais operações de negócios. Representam o dinheiro gerado pelos produtos ou serviços de uma empresa. As alterações em caixa, bancos, contas a receber e contas a pagar são refletidas na caixa das operações. Os fluxos de caixa classificam estas operações.

Fornecedor

Uma entidade que fornece bens ou serviços. Um fornecedor comercial pode ser distinguido de um subempreiteiro, por este último geralmente acrescentar valor aos produtos para entrega.

G
Grupo de contactos

Associação de contactos por parte do utilizador com base numa característica comum para facilitar o contacto de várias entidades relacionadas com essa característica.

I
Incidência

O montante dos proveitos sujeitos a imposto. Este é encontrado subtraindo-se ao valor bruto os descontos devidos.

Incoterms

As regras Incoterms ou Condições Comerciais Internacionais são uma série de condições comerciais publicadas pela International Chamber of Commerce(ICC) amplamente utilizadas em transações comerciais internacionais ou em procedimentos de aquisição de bens e serviços.

Indicadores de desempenho

Parâmetros utilizados como métricas de negócios para avaliar fatores importantes do sucesso de uma empresa.

Inventário

Relação que identifica e contabiliza os níveis de stock armazenado de uma determinada entidade.

Inventário Físico

Processo de contagem física de existências (stock) detidas por uma empresa para que os dados informáticos correspondam às existências reais. Quando não corresponde, efetuam-se acertos positivos ou negativos para corrigir os dados na aplicação. Permite às empresas ter informação correta sobre as suas existências e é um processo obrigatório para o Fecho do Ano de algumas empresas.

Inventário Permanente

Método de contabilização das existências obrigatório para algumas empresas. Implica o registo dos custos de Compras e Vendas na contabilidade (classe 3 – Existências) para que se possa apurar o valor das existências num determinado momento. É necessário efetuar a contagem física (Inventário Físico) de todas as existências pelo menos uma vez por exercício para apurar a informação correta de quantidades e valores.

Isenção

Dispensa de pagamento de determinadas taxas com base no cumprimento de determinados atributos.

L
Lançamento

Inscrição do registo de um valor financeiro.

Lançamento de imposto

Nos documentos em que o imposto é elegível, a gravação destas transações apresenta um movimento na área de impostos automaticamente.

Lançamento em conta

Inscrição de um valor financeiro numa conta bancária.

Liquidação

A liquidação de valores pendentes é um processo de negócio que envolve a transação de valores para cumprir obrigações contratuais, como as decorrentes de operações a crédito.

Liquidação por Pagamento

Transferência efetiva de fundos para regularizar uma dívida. Este pagamento é sujeito a prazos limites e pode ser feito parcialmente, sendo neste caso representado por percentagens de liquidação.

Líquido

Refere-se ao montante que sobra após serem feitas todas as deduções. Assim que se atingir o valor líquido, nada mais é subtraído.

Lista de preços

Tabela catalogada de valores que estabelece o preço standard dos produtos e mercadorias negociados por uma determinada entidade.

Local de carga

Representa o ponto físico em que os bens são carregados.

Local de descarga

O ponto de descarga representa o endereço em que as partes combinaram como destino dos artigos indicados.

M
Mapas da entidade

Lista de definições de relatórios de impressão de uma determinada entidade, por exemplo uma fatura.

Marca

Nome comercial utilizado por uma empresa e que identifica os produtos.

Meio de pagamento

Método de transferência financeira utilizado pela entidade responsável por pagar para efetivar uma transação. Por exemplo, pagamentos em numerário, por transferência ou em cheque.

Modelo

Classificação de um tipo de produtos de uma marca numa subcategoria com caraterísticas específicas partilhadas.

Moeda

Unidade de dinheiro utilizada pelo sistema, como por exemplo Euros (EUR) ou Dólares Americanos (USD). Este valor é importante para as conversões cambiais ou para definir o número de casas decimais usadas para representar os valores.

Moeda de destino

Unidade de dinheiro (moeda) final que estabelece o valor de destino usado num cálculo de câmbio financeiro.

Moeda de origem

Unidade de dinheiro (moeda) original que estabelece o valor de base para um cálculo de câmbio financeiro.

Motivo de Isenção

Representa o motivo pelo qual uma determinada operação não está sujeita a impostos.

N
NIB

O Número de Identificação Bancária (NIB) é um elemento de informação normalizado, utilizado na identificação de contas bancárias, que permite uma maior segurança e rapidez na realização da transferência a crédito de fundos.

NIF

Código único atribuído a uma entidade pela autoridade fiscal de um país para efeitos de identificação e apuramento de responsabilidades fiscais.

Nível do aviso

Campo baseado no número de dias vencidos que identifica o tipo de aviso de vencimento a executar.

Nota ao destinatário

Informações adicionais a enviar ao destinatário de uma transação.

Nota de crédito

Um formulário ou carta enviada por um vendedor a um comprador, afirmando que um certo montante foi creditado na conta do comprador. Uma nota de crédito é emitida em várias situações a corrigir um erro, como quando:

  • Uma quantia faturada é excessiva;
  • A taxa de desconto correta não é aplicada;
  • Bens se encontram estragados ou danificados ainda dentro do período de garantia;
  • Ou quando os bens não atendem às especificações do comprador e, consequentemente, são devolvidos.

Nota de Débito

Documento utilizado por um comprador para informar um fornecedor da quantidade e valor dos bens a serem devolvidos, solicitando a devolução do respetivo valor. É usada frequentemente para retornar bens a crédito. O fornecedor emite uma nota de crédito para o comprador indicando a receção das mercadorias devolvidas, pelas quais este não terá de pagar. Também pode ser usado como documento retificativo de fatura.

O
Orçamento

Documento utilizado para detalhar estimativas de preços e prazos para o fornecimento de produtos e/ou serviços específicos. Um orçamento de vendas é a resposta do fornecedor ao pedido de orçamento do cliente.

Ordem de expedição

Documento que identifica e especifica os artigos a transportar de um local onde estão armazenados para uma nova localização para satisfação de uma encomenda.

Ordem de Transferência

Nesta operação, o cliente emite uma ordem de transferência de crédito do banco, fornecendo as informações requeridas pelo banco numa forma aprovada pelo banco ou de outra forma consoante acordado com o banco (por exemplo, via banca online).

P
Pagamento a pronto

Pagamento por um produto ou serviço imediatamente depois de este ser fornecido, geralmente em numerário.

Picking

Atividade de seleção e preparação de produtos para cumprimento de pedidos de encomenda. Esta atividade movimenta os níveis de produtos em stock no armazém.

Prazo médio de pagamentos

Número médio de dias que as empresas demoram a pagar aos seus fornecedores os valores em dívida.

Prazo médio de recebimentos

Número médio de dias que as empresas demoram a conseguir cobrar aos seus clientes os valores em dívida.

Preço de compra

Pode ser considerado como o preço que se paga por tudo o que é comprado.

Preço de venda

A quantidade de dinheiro a pagar no momento ou em adiantado pelo produto ou serviço a transacionar.

Preço unitário

Os preços dos bens com base em custo por unidade de medida.

Procedimento de aviso

Tipo de atividade executada para cobrança de uma dívida vencida com base no nível do aviso.

Processamento

Passo especifico cuja finalidade é dar seguimento a documentos previamente emitidos. Por exemplo, satisfazer uma encomenda.

Proprietário

Tipo de relação de negócios que identifica o indivíduo que possui legalmente uma entidade.

R
Rascunho

Documento que está a ser alvo de trabalho e ainda não está no seu estado final.

Recibo

Um recibo é uma confirmação por escrito de que um artigo especificado ou soma de dinheiro foi recebido. Um recibo regista a compra de bens ou serviços. Não é o mesmo que uma fatura.

Regime de contabilidade

Forma de organização da contabilidade da entidade. Esta organização pode seguir as regras de Contabilidade de Caixa ou de Contabilidade de Exercício.

Regime de impostos

O regime de impostos indica o conjunto de impostos a que uma entidade pode estar sujeita. Este conjunto pode depender da situação da empresa ou da localização da sede da mesma.

Representante

Tipo de relação de negócios que identifica um indivíduo que tem uma relação comercial de representante oficial de uma empresa ou marca.

Reservado

Quantidade que se encontra em encomendas pendentes de entrega. O valor é representado na unidade base.

Resumo de entidades

Na criação de um documento para a geração de uma ordem de pagamento ao banco podem ser escolhidos pendentes de vários fornecedores. O resumo de entidades dá-nos o valor total a ser pago agrupado por fornecedor com aquela transferência.

Retenção

Imposto deduzido no início do fluxo de pagamentos em alguns países e pagos às autoridades fiscais em nome da pessoa/empresa sujeita a imposto.

S
Saída

Tipo de operação que regista um movimento negativo de emissão ou saída (aplicável a valores financeiros, de inventário/stocks ou cheque).

Saída de material

É o documento que acompanha a saída de material durante a saída física de material ou mercadorias de um armazém. É um movimento de material que é usado para enviar material para os clientes ou para outro armazém. Todos o meteriais enviados resulta numa diminuição do stock no armazém.

Saída de stock

Movimento de gestão de stock que regista uma redução dos níveis de existências em armazém para refletir um envio de materiais.

Saldo da entidade de faturação

Representa o saldo em conta corrente da entidade de faturação associada ao fornecedor. O saldo em conta corrente corresponde ao somatório dos valores pendentes dos documentos financeiros.

Saldo de conta

Existem dois tipos de saldo de conta:

  • Saldo contabilístico que corresponde ao resultado de todos os movimentos a crédito e a débito efetuados na conta;
  • Saldo disponível que corresponde ao montante que pode ser utilizado sem que tal implique o pagamento de juros ou quaisquer outros encargos.
Saldo de inventário

Representa o total de inventário nos diversos armazéns.

Saldo financeiro

Balanço financeiro é a demonstração contabilística que evidencia os totais anuais (ou do período em questão) das receitas e despesas executadas, bem como os saldos das disponibilidades (caixa e bancos) que serão passados para o exercício seguinte.

Saldo médio

Corresponde ao saldo médio de uma conta calculado ao longo de um período de tempo.

Sede

Sede centralizada onde empresas com diversas instalações ou ativos espalhados pelo país e/ou pelo mundo coordenam a gestão global da empresa.

Série

Intervalo de valores identificativos que agrupam um conjunto de entidades ou objetos do produto.

Stock negativo

A existência de stock negativo deve-se a, por exemplo, quando as saídas de material são inseridas antes das entradas de material correspondente e, por razões organizacionais, o material já se encontra fisicamente localizado no armazém.
Pode ativar ou desativar esta opção nos parâmetros do módulo de materiais se o primeiro movimento de um material for um movimento de saída.
Logo que as entradas de mercadorias forem lançadas, o saldo do stock deve corresponder ao stock físico, ou seja, o saldo do stock deve deixar de ser negativo.

Subclasse de Imposto

Subcategoria específica de uma taxa cujo pagamento é exigido pelo estado.

Subtipo

Classificação dos artigos geridos por stock. Esta classificação está associada à classificação dos produtos para efeitos fiscais.

T
Talão de depósito

Formulário escrito utilizado para depositar fundos numa conta. Inclui indicação da data, nome do depositante, número da conta do depositante e valores a serem depositados. No banco, os fundos recebidos são verificados contra os valores indicados no talão de depósito. O processamento do talão de depósito indica que foi recebido e procede à entrega do montante referido ao cliente.

Taxa

Valor de referência para o cálculo de valores. Pode ser um valor percentual ou um valor decimal se refererir respetivamente a taxas de impostos (IVA, Retenção...) ou câmbios de moedas.

Taxa de câmbio

Representa o valor da moeda de um país expressa em moeda de outro país. Em outras palavras, a taxa na qual uma moeda pode ser trocada por outra. Por exemplo, quanto maior a taxa de câmbio por um euro em termos de ¥ 1, menor é o valor relativo do iene.

Tipo de operação

Instrução incluída numa ordem de transferência a crédito bancária para indicar a operação que está a ser efetuada.

Tipo de pagamento

Documento utilizado pela entidade responsável por pagar para efetivar uma transação.

Tipo de transferência

Indica o tipo de transferência bancária que vai ser realizada. Um pendente com um fornecedor que tenha sido já marcado para pagamento com um meio de pagamento sujeito a transferência eletrónica só fica liquidado com a emissão da respetiva ordem de transferência ao banco.

Transferência de caixa

O ato de transferência de dinheiro de um lugar para outro, o que pode ocorrer eletronicamente ou fisicamente.

Transferência eletrónica

Processo de geração de ficheiro eletrónico que identifica valores a transferir entre contas bancárias.

Transporte

A ação pela qual um serviço ou artigo coberto por um contrato ou encomenda é oferecido e recebido pelo titular da encomenda.

U
UE

Associação de países que funcionam internacionalmente como uma autoridade económica e política. Dentro da sua área geográfica, a UE funciona como um mercado único para os seus estados-membro e estabelece normas e regras que devem ser cumpridas pelos países que a compõem.

V
Valor de entrada de material

Representa o valor de entradas de material ainda não faturadas.

Valor liquidado

Indica o valor que vai ser/foi liquidado por uma determinada transação. Este valor abate ao valor pendente original.

Valor pendente

Indica o valor total em documentos financeiros que ainda não foi liquidado.

Valor pendente financeiro

Representa o saldo contabilístico de uma conta, seja ela uma conta de terceiros, de um banco ou de uma caixa.

Variação anual

Diferença de valores registada de um ano para outro.

Variação mensal

Diferença de valores registada de um mês para outro.

Vencido

Quantias em dívida de dinheiro e outros meios de pagamento que não foram pagas, até à data de pagamento acordada.

Vendas intracomunitárias

Trocas comerciais realizadas internacionalmente entre países pertencentes à comunidade europeia.

Vendedor

Vendedor ou agente (estando ou não sob o controle direto de uma empresa) autorizado a angariar negócios para uma empresa, sendo compensados ​​normalmente através de uma comissão ou salário, ou uma combinação de ambos.

Vender

Vender é transferir a posse de um bem (artigo/produto) ou serviço mediante cobrança.