Última alteração a 21/06/2023
Para utilizar em pleno todas as funcionalidades do Cegid Fiscal Automation, é necessário criar a sua empresa e as empresas dos seus clientes.
Para personalizar o serviço prestado aos seus clientes, poderá ainda configurar recolhas automáticas, as mensagens de emails e gerir os utilizadores com acesso à aplicação.
Nesta primeira versão, o Cegid Fiscal Automation é exatamente igual à solução Cegid SAFTOnline.
Inserir Dados da Empresa
Para começar a utilizar o Fiscal Automation, é necessário preencher as informações da empresa.
Para configurar os dados na empresa, siga os seguintes passos:
- Clicar no email apresentado no canto superior direito da página;
- Indicar o NIF. Esta informação é determinante para a leitura automática dos documentos enviados para o Fiscal Automation;
- Inserir todos os dados identificativos da empresa;
- Introduzir o Email do Administrador da aplicação;
- Opcionalmente, indicar os emails em que pretende receber informações do Fiscal Automation relativas aos Relatórios, DMR e DRI. É possível adicionar no máximo dois emails em cada campo, separados por ponto e vírgula;
- Definir os contactos do colaborador responsável. O número de telemóvel indicado será o utilizado para receber avisos por SMS;
- Selecionar se pretende enviar por SMS avisos relativos a Atrasos, a Erros ou ambos;
- Definir se pretende receber o relatório de forma Diária ou Semanal;
- Selecionar o Programa de Contabilidade que utiliza;
- Selecionar o Tempo de Retenção de Dados, ou seja, o período que pretende que o Fiscal Automation armazene os documentos;
- Inserir o NISS e a Password do Mandatário. Estes campos são obrigatórios caso a entrega da DRi for por mandatário. Se for realizada pelas sociedades, não é necessário;
- Introduzir o IBAN;
- Indicar os emails autorizados para enviar o ficheiro de IVA, separados por ponto e vírgula,
- Por fim, clicar em Guardar.
Se aquando do envio dos ficheiros ou do pedido das recolhas existir algum problema, receberá sempre uma notificação independentemente se definiu ou não os emails associados aos Relatórios, DMR e DRI.
Criar Empresa dos Clientes
Antes de comunicar documentos às entidades oficiais, é necessário criar a empresa do cliente no Fiscal Automation. Para tal, poderá criá-las de forma individual ou utilizar um ficheiro excel para importar várias empresas de única vez.
Para criar empresa dos clientes, siga os seguintes passos:
Criar Empresa individualmente
- No menu, aceder a Empresas;
- Clicar em Adicionar;
- No separador Dados, indicar todas as informações identificativas da empresa, nomeadamente o NIF. É através do NIF que o Fiscal Automation analisa o documento e o associa ao cliente na aplicação;
Nota: Não podem existir dois NIFs iguais na aplicação;
- Indicar o email do cliente para que receba todas as mensagens/documentos do Fiscal Automation no campo Email de Gestão;
- No separador Configurações, definir o número de SAFTs para auxiliar no controlo mensal dos ficheiros em falta;
- Selecionar o Tipo de SAF-T para a comunicação manual das faturas;
- Escolher o Modelo de Resumo pretendido. Independentemente do modelo, recomendamos que selecione sempre com ficheiros para que seja possível anexar as respetivas guias no email;
- Definir para cada obrigação legal a aplicabilidade do negócio do cliente, ou seja, se é obrigado a enviar a DMR, DRi, Modelo 10, Modelo 30 e Modelo 22. Nos campos Fundos de Compensação, Recolha de Efaturas, Recolha de Recibos Verdes, Recolha de Rendas e Recolhas de Vias CTT, além de definir a sua aplicabilidade, é também possível definir a recolha automática pelo Fiscal Automation destes documentos;
No separador Contas, inserir todas as credenciais de acesso às entidades oficiais para garantir a comunicação do Fiscal Automation;
- No separador Outros, introduzir observações relevantes sobre a empresa do cliente;
- Por fim, clicar em Guardar.
Importar Empresas
- Clicar na opção Ajuda disponível no canto superior direito;
- Na secção Importação de Empresas, clicar em Download para descarregar um ficheiro excel já preparado para esta operação;
- Após preenchê-lo, submetê-lo a partir da mesma secção.
Posteriormente, as empresas são criadas automaticamente e o Administrador da Conta irá receber um relatório com possíveis erros da importação.
Gerir Utilizadores
No Fiscal Automation, é possível convidar utilizadores para aceder às várias funcionalidades e módulos de forma eficaz e correta. Nesse sentido, o Administrador da Conta pode criar:
- SubAdmin (com este perfil, é também possível criar utilizadores)
- Utilizadores
Após criar um utilizador, é possível definir o acesso a cada módulo disponível no Fiscal Automation:
Para criar utilizadores a atribuir acessos, siga os seguintes passos:
- Clicar no email apresentado no canto superior direito da página;
- Selecionar a opção Gerir Utilizadores e, de seguida, em Criar Utilizador;
- Inserir os dados identificativos do utilizador e defina uma Password;
- Definir o tipo de perfil aplicável;
- Clicar em Criar;
- Clicar em Voltar e, de seguida, selecionar a opção Atribuir Permissões;
- Selecionar o Utilizador criado anteriormente;
- Ativar os módulos que pretende que o utilizador aceda em cada empresa apresentada. Se preferir, poderá copiar as permissões de um utilizador já existente para acelerar esta tarefa.
É possível alterar as passwords dos utilizadores.
Definir Logótipo
O logótipo transmite visualmente a personalidade e os valores da empresa nos documentos enviados aos clientes. Nesse sentido, no Fiscal Automation é possível associar o logótipo da empresa.
Para definir o logótipo da empresa no Fiscal Automation, apenas terá de:
- Clicar no email apresentado no canto superior direito da página;
- Selecionar a opção Definir Logótipo;
- Procurar um ficheiro e submetê-lo na aplicação.
Definir Mensagens de Email
Todos os documentos enviados aos seus clientes seguem um modelo de email definido nas configurações da empresa, sendo possível personalizá-lo com um texto específico e diferente.
Poderá definir o texto de rodapé (Resumos) que será enviado em todas as mensagens, indicando, por exemplo, observações, o NIB e o email da empresa. Nos documentos de IVA, poderá também definir se pretende enviar por predefinição o documento de pagamento junto com o comprovativo.
Para configurar os modelos de email, siga os seguintes passos:
- Clicar no email apresentado no canto superior direito da página;
- Selecione a opção Configurações;
- Clicar em Editar;
- Introduzir as informações pretendidas em cada área;
- O campo Email BCC, quando preenchido, permite o envio automático de todas as mensagens enviadas aos clientes pelo Fiscal Automation, sem que nada na mensagem registe esse envio, para um email predefinido;
- Clicar em Guardar;
- Associar uma Assinatura de Email;
- Definir o email que pretende utilizar para o envio das mensagens pelo Fiscal Automation. Se não definir nenhum email, a aplicação irá usar o seu próprio email para enviar os documentos aos seus clientes;
- Clicar em Guardar Configuração.
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