Invoicing Engine Como ConfigurarConfigurações iniciais
Como ConfigurarConfigurações iniciais
Configurações iniciais

Configurações iniciais

Última alteração a 18/05/2021

Quando acede ao Invoicing Engine pela primeira vez, é automaticamente enviada uma mensagem para configurar a sua empresa, no entanto, pode configurá-la posteriormente. Para uma boa gestão da sua atividade empresarial, pode associar mais que uma empresa na mesma subscrição.

Ao configurar a sua empresa, deve validar um conjunto de dados importantes para o correto funcionamento do sistema, nomeadamente, as séries da empresa. Se tiver dados de outra aplicação, pode ainda importá-los para esta plataforma.

Configurar empresa

As configurações da sua empresa são preenchidas automaticamente utilizando os dados fornecidos durante o pagamento da sua subscrição, bem como através de uma pesquisa à base de dados europeia VIES. Neste sentido, deve validar as informações já preenchidas e preencher os restantes campos.

Para criar uma empresa, siga os seguintes passos:

  1. Aceda a Configuração | Geral | Empresas;
  2. Selecione a empresa pretendida e clique em Editar;
  3. Valide os dados preenchidos e efetue as alterações necessárias;
  4. Importe o logótipo da empresa para personalizar os documentos impressos;
  5. Insira o endereço de email para receber uma cópia de todos os emails enviados pelo Invocing Engine;
  6. Por fim, clique em Guardar.

Adicionar novas empresas

Os negócios estão, muitas vezes, organizados em grupos de empresas que se relacionam de alguma forma. Este grupo denominamos de organização, podendo esta ser composta por 1 ou mais empresas. Estas empresas partilham recursos entre si, desde clientes e fornecedores até, eventualmente, os mesmos artigos, armazéns, etc.

No Invoicing Engine, existe apenas uma tabela onde os dados são partilhados por todas as empresas (clientes, fornecedores, artigos, moedas países, etc). Estas tabelas com dados “mestre” evitam que duplique informação, vezes sem conta, para cada uma das suas empresas. Desta forma, além de uma maior agilidade no preenchimento dos dados, todos os processos de negócio que envolvem a consolidação de dados entre empresas do mesmo grupo (organização) tornam-se muito mais simples e intuitivos para o gestor.

Caso pretenda, pode adicionar novas empresas a uma subscrição. Para tal, deve aceder ao menu de utilizador, selecionar a opção Subscrição e clicar em Planos de Subscrição.

Após efetuar o pagamento, deve aceder a Configuração | Geral | Empresas, clicar em Criar e preencher todas os dados necessários. Depois de criadas, a partir do seletor de empresas, pode aceder à subscrição (separador esquerdo) e às respetivas empresas (separador direito) em que pretende trabalhar:

Importar ficheiros

É possível importar os registos de Pagamentos, Recebimentos, Clientes, Inventário, Artigos, SAF-T ou de Fornecedores de outra aplicação.

Quando entra no software pela primeira vez, será apresentada uma mensagem no dashboard que permite aceder de forma direta à área de importação. Antes de importar um ficheiro, deve validar no grupo de clientes as informações que pretende alterar. Caso não o faça, a informação importada será a predefinida e as alterações terão de ser realizadas manualmente.

Para importar os ficheiros e consultar os detalhes das importações, siga os seguintes passos:

Importar ficheiros

  1. Aceda a Configuração | Geral | Importações de ficheiros;
  2. Clique no modelo pretendido ou selecione o tipo de registo que pretende importar e clique em Ver;
  3. Clique na hiperligação Descarregar ficheiro;
  4. Será apresentada uma janela pop-up onde deve selecionar Save and Open para guardar e abrir o ficheiro;
  5. Siga as instruções do ficheiro e preencha as diferentes colunas com os dados correspondentes;
  6. Grave o ficheiro no formato CSV;
  7. Na mesma janela, clique em Selecionar;
  8. Localize o ficheiro e clique em Open;
  9. Por fim, clique em Importar.

No final do processo, irá aparecer uma área intitulada Resumo de Importações onde pode acompanhar o estado da importação. Caso pretenda apagar a importação realizada, clique em Reverter.

Quando uma importação é revertida, apenas será apagada a última importação de dados realizada. Ou seja, serão mantidas todas as entradas efetuadas até à importação imediatamente anterior.

Nota: Só é possível reverter dados que ainda não foram utilizados em documentos ou declarações legais.

Aceder aos Detalhes de Importação

Quando concluída, será apresentada a data de importação que pode ou não conter mensagens. Para aceder aos detalhes da importação, clique no número de mensagens apresentadas. A janela pop-up organiza as mensagens e/ou avisos por várias secções/categorias. Após consultar toda a informação, clique em Fechar para voltar ao ecrã anterior.

Criar séries

As séries são importantes para identificar diferentes tipos de documentos emitidos em diferentes períodos. Além disso, é útil criar séries diferentes para distinguir documentos com configurações diferentes relativamente aos impostos aplicados.

Para criar séries, siga as seguintes etapas:

Etapa 1: Criar uma série

  1. Aceda a Configuração | Geral | Série;
  2. Clique em Criar;
  3. Preencha o campo Série e Descrição com a informação pretendida;
  4. Valide os restantes campos;
    Nota: Por predefinição, o intervalo de datas apresentado corresponde ao período do exercício;
  5. Clique em Guardar e Novo.

Uma vez terminado este processo, pode associar a série aos vários tipos de documentos existentes no sistema.

Etapa 2: Associar série a um documento

O processo de associação é idêntico para os diferentes documentos da aplicação, apenas varia a área de aplicação a partir da qual pode associar o tipo de documento:

  • Fatura aceda a Configuração | Documentos | Tipos de Fatura;
  • Nota de Crédito/Débito aceda a Configuração | Documentos | Tipos de Nota de Créd./Déb.;
  • Documentos de Transporte aceda a Configuração | Documentos | Tipos de Doc. de Transporte.
Exemplo – Associar a uma fatura

Para associar uma série a uma fatura, siga os seguintes passos:

  1. Aceda a Configuração | Documentos | Tipos de Fatura;
  2. Selecione o tipo de fatura e clique em Editar;
  3. Na área Série, adicione a série pretendida e preencha os restantes dados;
  4. Clique em Guardar.

Criar câmbios

O Invoiving Engine é um sistema que suporta multi-moeda, ou seja, é possível criar transações em qualquer uma das moedas definidas em Configurações | Geral | Moedas. Para tal, deve gravar todos os valores monetários quer na moeda original como na moeda da empresa.

Nota: A moeda da empresa é definida na criação da empresa.

Além disto, é também necessário definir a equivalência ou conversão entre os pares definidos pela moeda da transação e pela moeda da empresa na tabela de câmbios.

Para definir um novo câmbio, siga os seguintes passos:

  1. Aceda a Configuração | Geral | Taxas de Câmbio;
  2. Clique em Criar;
  3. Indique a validade do câmbio no campo Válido De;
  4. Preencha as colunas "Moeda de Origem", "Moeda de Destino" e "Fator de Conversão";
  5. Clique em Guardar e Novo.

O sistema cria automaticamente a equivalência inversa.

Criar tipos de contacto

Na ficha da entidade, em Configuração | Geral | Empresas, encontra-se disponível a respetiva lista de contactos dividida em dois tipos: Contacto Principal e Outros.

Nota: O contacto principal é sempre gravado como 01.

É possível tipificar os contactos adicionais para, por exemplo, dividir o contacto por departamento ou pessoal público.

Para criar um tipo de contacto, siga os seguintes passos:

  1. Aceda a Configuração | Contactos e Entidades | Tipos de Contacto;
  2. Clique em Criar;
  3. Preencha os campos Tipo de Contacto e a Descrição;
  4. Clique em Guardar e Novo.

De referir que, para o envio de email, é necessário configurar nos tipos de documento o tipo de contacto que será utilizado para filtrar os destinatários na mensagem.

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