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Notas de crédito e débito

Notas de crédito e débito

Última alteração a 08/02/2021

As notas de crédito e débito são documentos legais e importantes no processo de faturação, uma vez que tem como objetivo informar que um determinado valor foi creditado ou debitado na conta do cliente.

Tipos de nota

As notas de crédito/débito são utilizadas para retificar faturas emitidas e são usadas em contextos diferentes.

As notas de crédito são enviadas a um comprador para lhe indicar que um certo montante foi creditado na conta, devido a uma das seguintes situações:

  1. Uma quantia faturada em excesso;
  2. A taxa de desconto correta não é aplicada;
  3. Os bens estão estragados ou danificados e ainda se encontram no período de garantia;
  4. Os bens não atendem às especificações do comprador e, por isso, são devolvidos.

Já as notas de débito visam informar um fornecedor da quantidade e valor dos bens a serem devolvidos, solicitando a devolução do respetivo valor. É usada frequentemente para retornar bens a crédito.

A partir desta funcionalidade de faturação, é possível retificar faturas emitidas noutro software. De referir que nestes casos, como a fatura não foi emitida no software, a conta corrente relativa a este cliente ficará com um valor negativo ou positivo.

Antes de emitir qualquer tipo de nota, deve efetuar um conjunto de configurações importantes para a correta emissão destes documentos.

Criar notas de crédito ou débito

No Invoicing Engine, é possível criar notas de crédito ou débito para retificar faturas emitidas no sistema ou noutro software de gestão. Se a fatura já foi liquidada, antes de retificá-la, deve anular o recibo para que a fatura fique pendente.

Por defeito, o Invoicing Engine disponibiliza um tipo de documento chamado Nota de Crédito/Débito Autoliquidada (NDA ou NCA) que não gera pendentes e regulariza a conta corrente automaticamente.

Para criar uma nota de crédito ou débito, siga os seguintes passos:

Criar nota de crédito ou débito

  1. Aceda a Faturas e selecione a fatura pretendida;
  2. Clique em Outras Ações e selecione a opção pretendida;
  3. No campo Referência, indique o documento original que pretende corrigir;
    Nota: No caso das notas de crédito/débito do tipo rappel, deve indicar o período a que a nota se refere. Por exemplo, Rappel de 2020;
  4. Preencha o campo Motivo;
  5. Verifique os campos pretende retificar;
  6. Por fim, clique em Guardar e Enviar.

De referir que o uma nota de crédito do tipo Rappel é um desconto concedido aos compradores que ultrapassam um determinado valor de compras.

Criar nota de crédito ou débito a partir de outro software

  1. Aceda a Notas de Crédito ou Débito;
  2. Clique em Criar;
  3. No campo Tipo de Documento, escolha a opção NC (Nota de Crédito) ou ND (Nota de Débito);
  4. No campo Referência, indique o documento original que pretende corrigir;
    Nota: No caso das notas de crédito/débito do tipo rappel, deve indicar o período a que a nota se refere. Por exemplo, Rappel de 2015;
  5. Preencha os restantes campos obrigatórios;
    Nota: Ao preencher o campo Cliente, as informações associadas ao cliente selecionado serão automaticamente importadas;
  6. Na área Produtos e Serviços, adicione o artigo ao qual se refere a nota e preencha as informações correspondentes;
    Nota: Pode adicionar mais artigos (se aplicável);
  7. Por fim, clique em Guardar e Enviar.

Pode cancelar uma nota de crédito/débito emitida para que o documento fique automaticamente marcado como anulado. Para tal, deve aceder Notas de Crédito e Débito, selecionar a nota de crédito/débito pretendida e clicar em Eliminar.

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