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Bem-vindo ao ROSE Accounting Services
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O ROSE Accounting Services é um sistema de gestão multicorporativo desenhado para facilitar a colaboração e partilha de informação entre os escritórios de contabilidade e os respetivos clientes.

Esta plataforma engloba todas as áreas de gestão e operações de um escritório de contabilidade, disponibilizando um conjunto significativo de funcionalidades para responder às necessidades e desafios deste setor, aumentando os índices de produtividade e garantindo uma total organização da atividade de cada cliente.

Para garantir um acompanhamento constante do negócio, o ROSE AS disponibiliza perfis de acesso para gerir internamente o escritório de contabilidade, bem como para gerir os negócios dos clientes.

Conhecer a interface

Para apoiar a gestão do negócio, a interface do ROSE AS foi construída para facilitar a usabilidade e uma experiência de utilização natural e fluída, bem como uma interação rápida com as várias funcionalidades e módulos disponíveis.

De referir que a interface é diferente consoante o tipo de perfil ativo.

Dashboards

Para conhecer facilmente as informações da sua empresa, o dashboard inicial apresenta os dados, tarefas e indicadores sempre atualizados para alcançar os objetivos da organização. Assim, poderá controlar a saúde financeira do seu negócio, acompanhando os dados operacionais e de gestão.

O sistema apresenta estes dados e indicadores consoante o tipo de perfil ativo, divididos em dois tipos de dashboard:

Dashboard de Gestão

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O dashboard de gestão apresenta os seguintes dados:

  • Uma área de indicadores de gestão;
  • Um gráfico com a evolução do indicador selecionado pelo utilizador;
  • Uma área de insights em que o sistema, utilizando linguagem natural, fornece informação relevante sobre a organização.

Dashboard Operacional

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O dashboard operacional contêm:

  • Um indicador sobre uma tarefa, por exemplo um valor pendente em fornecedores;
  • A lista de documentos em causa para o indicador escolhido.

É possível realizar uma tarefa diretamente a partir deste dashboard, por exemplo criar o recibo para o pendente em causa.

Em qualquer momento poderá voltar ao dashboard operacional clicando no ícone ROSE AS no canto superior esquerdo.

Insights

Na área de insights irá receber dicas, dados e estatísticas de negócio para ajudar a controlar a saúde financeira da organização.

Menu 

Para controlar os processos e fluxos de trabalho a barra esquerda está dividida em três áreas principais:

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1. Visão Global: Ao clicar em Visão Global serão apresentados todos os módulos disponíveis. Desde a contabilidade ao inventário, poderá gerir todos os dados da sua empresa, acompanhado assim a eficácia dos processos de negócio presentes no ROSE AS;

2. Dashboards: A partir desta opção poderá a qualquer momento consultar os dashboards operacional e de gestão;

3. Trabalho em curso: Para um acompanhamento real do trabalho em curso, quando não concluir uma tarefa, essa operação será apresentada no menu.

Ações rápidas

Com o objetivo de automatizar as operações repetitivas e aumentar a fluidez dos processos logísticos, as ações rápidas permitem agilizar a criação dos mais diversos documentos.

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Pesquisar

Caso não encontre o que procura, poderá utilizar a barra Pesquisar que lhe indica todas ações disponíveis no produto.

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Seletor de empresas

A partir do seletor de empresas poderá alterar a subscrição e a empresa em que pretende trabalhar, existindo para tal dois separadores identificados para a função.

Área pessoal

Todos os utilizadores conseguem aceder a um conjunto de opções relacionadas com o seu perfil através da área pessoal. Nesta área, é possível verificar qual o perfil ativo e, caso o utilizador esteja associado a mais que um perfil, mudar de perfil, clicando no campo referente ao perfil ativo.

Além disto, também é possível consultar os utilizadores de cada subscrição e a própria subscrição, bem como aceder ao helpcenter, consultar a App Store do ROSE e sair da aplicação.

Conhecer os perfis

O ROSE Accounting Services disponibiliza vários perfis de acesso para garantir a utilização das várias funcionalidades e módulos de forma eficaz e correta. Quando entra pela primeira vez no produto, é atribuído o perfil de Configurador, sendo da sua responsabilidade configurar o sistema e convidar os restantes colaboradores do escritório, atribuindo-lhes o perfil adequado.

Devido ao carácter multicorporativo, estão disponíveis perfis de gestão de escritório de contabilidade e de gestão do negócio do cliente para atender às necessidades do escritório, bem como acompanhar a saúde financeira dos negócios dos clientes.

A gestão do negócio dos clientes é da responsabilidade do Contabilista do ROSE AS que, além de criar os seus clientes no sistema, deve garantir o acesso dos clientes à sua subscrição, atribuindo-lhes os perfis de Assistente de Faturação (cliente) ou Gestor Financeiro (cliente).

O Contabilista poderá entrar a qualquer momento na subscrição do cliente para efetuar as operações necessárias, sendo-lhe atribuído o perfil de Contabilista (cliente).

Gestão do escritório de contabilidade

Configurador

Objetivo

  • Garantir o acesso de todos os utilizadores com os perfis devidamente atribuídos;
  • Garantir as configurações de sistema que melhor se adaptam aos processos do escritório de contabilidade e respetivos clientes.

Funções

  • Configurar as áreas necessárias para o correto funcionamento da aplicação;
  • Convidar os utilizadores para aceder ao sistema;
  • Atribuir perfis aos utilizadores;
  • Retirar os perfis atribuídos.

Responsabilidades

Gerir os acessos e configurações e apoiar as diferentes áreas funcionais.

Acessos

  • Tem acesso à gestão de utilizadores e perfis;
  • Tem acesso à área de configurações iniciais.

Indicadores disponíveis no dashboard de gestão

  • Utilizadores da subscrição e a respetiva data de criação do utilizador;
  • Email e perfil associado a cada utilizador;
  • Opção para editar o utilizador pretendido.

Administrador

Objetivo

Gerir funcionalmente todas os módulos disponíveis.

Funções

  • Executar todas as operações de gestão;
  • Configurar o sistema.

Responsabilidades

Gerir a empresa.

Acessos

Tem acesso a todas as áreas funcionais, de configuração e ações rápidas disponíveis na aplicação.

Indicadores disponíveis no dashboard de gestão

  • EBITDA;
  • Margem EBITDA;
  • Custo de Pessoal;
  • FSE;
  • Custos de manutenções gerais;
  • Custos de manutenção de frota automóvel.

Indicadores disponíveis no dashboard operacional

  • Dívida a receber;
  • Responsabilidades;
  • Vendas para ativos;
  • Compras para ativos.

Responsável de Vendas

Objetivo

Garantir que o ciclo de venda ocorra com sucesso.

Funções

  • Assegurar as relações com os clientes;
  • Aumentar a carteira comercial da organização.

Responsabilidades

  • Procurar leads;
  • Negociar os contratos de vendas.

Acessos

  • Vendas;
  • Inventário;
  • A Receber;
  • Impostos.

Indicadores disponíveis no dashboard de gestão

  • Volume de vendas;
  • Volume de vendas acumuladas;
  • Taxa de conversão;
  • Taxa de CHURN.

Indicadores disponíveis no dashboard operacional

  • Orçamentos pendentes;
  • Encomendas para expedir;
  • Encomendas para faturar.

Responsável de Compras

Objetivo

Fornecer todos os mecanismos de suporte às operações da empresa e às necessidades dos clientes internos da organização.

Funções

  • Assegurar as relações com os clientes;
  • Aumentar a carteira comercial da organização.

Responsabilidades

  • Avaliar continuamente os fornecedores e gerir os stocks, bem como rever as especificações dos artigos a adquirir;
  • Adquirir produtos e serviços ao preço certo, aos fornecedores corretos na quantidade e prazos esperados;
  • Procurar novas oportunidades de negócio.

Acessos

  • Compras;
  • Pagamentos;
  • Inventário.

Indicadores disponíveis no dashboard de gestão

  • Entrega dentro do prazo;
  • Tempo de entrega;
  • Fiabilidade de faturação.

Indicadores disponíveis no dashboard operacional

  • Encomendas a receber;
  • Encomendas para faturar.

Financeiro

Objetivo

Garantir a liquidez necessária na cadeia de valor e manter as operações a funcionar.

Funções

  • Garantir um nível saudável de rácio de capital (ativo/passivo) e um retorno de fundos a prazo;
  • Reduzir os ciclos de cobrança;
  • Gerir convenientemente os ativos por converter em capital;
  • Antecipar riscos que possam influenciar estes indicadores no futuro.

Responsabilidades

  • Gestão da relação com as entidades bancárias.

Acessos

  • Contabilidade;
  • Bancos;
  • Conta Corrente;
  • Ativos.

Indicadores disponíveis no dashboard de gestão

  • Dívida vencida;
  • Prazo médio de recebimento;
  • Prazo médio de pagamentos em dias (PME);
  • Saldo da tesouraria;

Indicadores disponíveis no dashboard operacional

  • Dívidas a receber;
  • Responsabilidades.

Contabilista

Objetivo

  • Criar e convidar os clientes do escritório;
  • Garantir uma correta introdução dos dados contabilísticos.

Funções

  • Criar os clientes do escritório;
  • Atribuir o responsável de cada cliente;
  • Configurar os dados de contabilidade de cada cliente;
  • Convidar os clientes para a subscrição de cliente.

Responsabilidades

Gerir os clientes do escritório.

Acessos

Contabilidades de Clientes.

Indicadores disponíveis no dashboard de gestão:

Tarefas pendentes de todos os contabilistas do escritório de contabilidade.

Gestão do negócio do cliente

Configurador

Objetivo

  • Garantir o acesso de todos os utilizadores com os perfis devidamente atribuídos;
  • Garantir as configurações de sistema que melhor se adaptam aos processos do escritório de contabilidade e respetivos clientes.

Funções

  • Configurar as áreas necessárias para o correto funcionamento da aplicação;
  • Convidar os utilizadores para aceder ao sistema;
  • Atribuir perfis aos utilizadores;
  • Retirar os perfis atribuídos.

Responsabilidades

Gerir os acessos e configurações e apoiar as diferentes áreas funcionais.

Acessos

  • Tem acesso à gestão de utilizadores e perfis;
  • Tem acesso à área de configurações iniciais.

Indicadores disponíveis no dashboard de gestão

  • Utilizadores da subscrição e a respetiva data de criação do utilizador;
  • Email e perfil associado a cada utilizador;
  • Opção para editar o utilizador pretendido.

Administrador

Objetivo

Gerir funcionalmente todas os módulos disponíveis.

Funções

  • Executar todas as operações de gestão;
  • Configurar o sistema.

Responsabilidades

Gerir a empresa.

Acessos

Tem acesso a todas as áreas funcionais, de configuração e ações rápidas disponíveis na aplicação.

Indicadores disponíveis no dashboard de gestão

  • EBITDA;
  • Margem EBITDA;
  • Custo de Pessoal;
  • FSE;
  • Custos de manutenções gerais;
  • Custos de manutenção de frota automóvel.

Indicadores disponíveis no dashboard operacional

  • Dívida a receber;
  • Responsabilidades;
  • Vendas para ativos;
  • Compras para ativos.

Contabilista (cliente)

Objetivo

Gerir de forma precisa e exata as operações financeiras da empresa.

Funções

  • Convidar os clientes para a subscrição do cliente;
  • Garantir que os registos contabilísticos estão de acordo com as normas legais e com a regras definidas pela organização;
  • Estabelecer processos de monitorização;
  • Controlar a informação legal;
  • Manter relação com as autoridades locais/fiscais para o pagamento de impostos ou apresentação das contas.

Responsabilidades

  • Convidar utilizadores para a subscrição do cliente;
  • Tomar decisões através dos registos contabilísticos;
  • Procurar tendências através da análise dos dados;
  • Identificar discrepâncias e irregularidades.

Acessos

  • Contabilidade;
  • Compras;
  • Inventário;
  • Vendas;
  • Contas Correntes;
  • Bancos;
  • Impostos.

Indicadores disponíveis no dashboard de gestão

  • EBITDA;
  • Margem EBITDA;
  • Custo de pessoal;
  • Fornecimento de serviços externos (FSE);
  • Custo de manutenções gerais

Indicadores disponíveis no dashboard operacional

  • Dívidas a receber;
  • Responsabilidades.
  • Vendas e Compras para ativos.

Assistente de Faturação (cliente)

Objetivo

Controlar o processo de faturação da empresa.

Funções

  • Assegurar as relações com os clientes;
  • Aumentar a carteira comercial da organização.

Responsabilidades

  • Procurar leads;
  • Negociar os contratos de vendas.

Acessos

  • Compras;
  • Inventário;
  • Vendas;
  • Contas Correntes;
  • Bancos;
  • Impostos.

Indicadores disponíveis no dashboard de gestão

  • Volume de vendas;
  • Volume de vendas acumulado;
  • Taxa de Convesão;
  • Taxa de Churn.

Indicadores disponíveis no dashboard operacional

  • Orçamentos pendentes;
  • Encomendas para expedir;
  • Encomendas para faturar.

Gestor Financeiro (cliente)

Objetivo

Gerir todas as transações e processos financeiros da organização.

Funções

  • Otimizar a tomada de decisões estratégicas;
  • Organizar pagamentos e recimentos;
  • Projetar resultados futuros;

Responsabilidades

  • Gestão do fluxo de caixa da empresa;
  • Gestão de custos.

Acessos

  • Contabilidade;
  • Ativos;
  • Compras
  • Inventário;
  • Vendas;
  • Conta Corrente;

Indicadores disponíveis no dashboard de gestão

  • EBITDA;
  • Margem EBITDA;
  • Custo de pessoal;
  • FSE;
  • Custos de manutenção gerais;
  • Custos de manutenção da frota automóvel.

Na subscrição do cliente, apenas é possível atribuir ao cliente os perfis Assistente de Faturação (cliente) e Gestor Financeiro (cliente). Os perfis Configurador e Administrador devem ser atribuídos a colaboradores do escritório de contabilidade.

Quando é atribuído um novo perfil ou alterado um perfil já atribuído, o utilizador em questão deve reiniciar a aplicação para visualizar as alterações.

Gerir acessos

Para o correto funcionamento da aplicação, o Contabilista deve criar os clientes do escritório e definir os dados contabilísticos de acordo com o âmbito funcional de cada cliente. Antes de criar clientes, deverá garantir que o Configurador/Administrador efetuou todas as configurações de contabilidade e de importação necessárias para a correta execução desta tarefa.

Quando o Contabilista cria um cliente no sistema, é automaticamente atribuído o perfil de Contabilista (cliente) na subscrição do cliente. Ou seja, o Contabilista pode aceder a qualquer momento na subscrição do cliente para gerir de forma precisa e exata as operações financeiras da empresa do cliente, tornando-se o principal responsável pela subscrição do cliente.

Neste sentido, e além de garantir a saúde financeira do negócio do cliente, deve também convidar os clientes e as pessoas indicadas por este para a subscrição, atribuindo-lhes o perfil adequado.

Conhecer a ajuda integrada

Esta ferramenta de ajuda foi construída com base na estrutura do ROSE AS para que tudo o que veja no produto corresponda ao que procura no helpcenter. Neste sentido, os artigos estão organizados para seguir o fluxo do produto e das tarefas, encontrando-se também orientados aos diferentes perfis de utilizador.

Conceitos e How-To

Todos os módulos são constituídos por um artigo de capa introdutório que, além de sintetizar todo o conteúdo concetual, apresenta as principais funcionalidades e fluxos de trabalho. Os artigos foram desenhados para reunir todo o conhecimento do tema, ou seja, através da barra de conteúdos (no lado direito) pode navegar por todos os assuntos relacionados.

O Help Center dispõe também de um conjunto de FAQS que permitem clarificar dúvidas pontuais, bem como um glossário de negócio, totalmente integrado com os artigos para desmistificar vocabulário e conceitos utilizados.

Conteúdos interativos

Além do conteúdo textual, existe um forte investimento em conteúdos digitais com a produção de vídeos tutoriais how-to, apoiados em sequências de motion graphics que pretendem simplificar os conceitos de negócio.

Para auxiliar as suas tarefas, disponibilizamos ainda checklists com todos os passos necessários para a correta configuração de todas as áreas funcionais do sistema.

Novidades e Release Notes

Todas as alterações realizadas no ROSE AS são anunciadas na área de novidades, alinhadas com as releases do produto. Conheça também todas as pequenas melhorias e correções na categoria Release Notes e, assim, acompanhe a evolução do produto.

Sugestões

Na PRIMAVERA estamos focados em produzir conteúdos mais simples, atuais e próximos da realidade dos nossos utilizadores, para isso contamos com a sua ajuda. Deixe a sua opinião no feedback no final de cada artigo e sugira melhorias e novos conteúdos na área Sugestões.

Atalhos para operações

No ROSE Accounting Services, encontram-se disponíveis as seguintes teclas de atalho:

Listas
  • Ctrl+Alt+N − Novo registo;
  • Ctrl+Alt+V − Visualizar registo;
  • Ctrl+Alt+Pg Up − Página anterior;
  • Ctrl+Alt+Pg Down −  Próxima página.
Transações
  • Ctrl+Alt+G − Gravar (Ctrl+Alt+S em EN);
  • Ctrl+Alt+R − Repor;
  • Ctrl+Alt+N − Caso esteja em modo de visualização e/ou edição passa para a criação de registo;
  • Ctrl+Alt+E − Caso esteja em modo de visualização passa para a edição de registo.
Grelhas
  • Ctrl+Alt+D − Remover linha (em alternativa poderá utilizar Ctrl+Del);
  • Ctrl+Alt+N − Nova linha (se criar uma linha por engano poderá removê-la clicando na tecla Esc);
  • Ctrl+Alt+Ins − Inserir linha acima;
  • Ctrl+Alt+C − Copiar para o fim;
  • Ctrl+Alt+Pg Up − Página anterior;
  • Ctrl+Alt+Pg Down −  Próxima página.
Campos de pesquisa
  • Ctrl+Alt+L − Permite aceder à lista de seleção. Para selecionar uma opção da lista basta selecionar e clicar nas teclas Ctrl+Alt+Enter.
Janelas pop-up
  • Esc − Fechar a janela pop-up, cancelando a operação em curso.
Navegação
  • Utilizar o teclado para navegar no menu;
  • Clicar na tecla ENTER para escolher uma opção;
  • Clicar nas teclas Ctrl+Alt+M para aceder à raiz do menu e este será automaticamente aberto. Se o menu de navegação estiver visível, ao clicar em Ctrl+Alt+M oculta o menu;
  • Clicar nas teclas Ctrl+Alt+Home para aceder ao Dashboard;
  • Clicar nas teclas Ctrl+Alt+F para aceder à Pesquisa. Para apagar texto basta clicar na tecla Esc.

Estas teclas de atalho poderão não funcionar em todos os browsers.

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O módulo de Contabilidade permite gerir todos os registos da contabilidade de uma empresa, fornecendo todos os mecanismos de apoio referentes aos exercícios contabilísticos, demonstrações financeiras e orçamentação.

Através deste módulo, poderá emitir movimentos manuais e efetuar determinadas operações de fecho de período ou exercício específicas, bem como registar o orçamento e efetuar o apuramento de resultados da empresa. De forma a cumprir todas as obrigações legais, poderá ainda emitir as demonstrações financeiras.

Funcionalidades

  • Emissão de movimentos manuais;
  • Recolha dos movimentos de outros módulos relevantes contabilisticamente (Compras, Vendas, Inventário e Bancos);
  • Registo do orçamento contabilístico;
  • Gestão de exercícios e períodos;
  • Emissão das demonstrações de resultados em formato legal;
  • Importação na contabilidade do e-fatura;
  • Apuramento de resultados e IVA,

Fluxo de Trabalho

1. Criar um exercício

Para começar a criar registos na contabilidade é necessário criar um exercício, bem como garantir que este se encontra aberto e desbloqueado nos outros módulos.

2. Criar um orçamento

Deverá criar um orçamento que corresponda ao businesss plan da empresa para planear as despesas e as receitas num determinado período de tempo.

3. Efetuar lançamentos diários

Quando uma regra de comunicação entre módulos falha, poderá efetuar lançamentos diários para corriguir a situação.

Poderá também efetuar estornos para anular documentos originais.

4. Efetuar o apuramento do IVA

Periodicamente, deverá realizar o apuramento de IVA que irá providenciar os valores para entregar na declaração de IVA.

5. Efetuar o apuramento de resultados

No final do exercício, deverá preparar o fecho e realizar o apuramento de resultados para considerar o saldo das contas de gastos e proveitos por contrapartida da conta de resultados transitados.

6. Emitir as demonstrações financeiras

No final do exercício, deverá também emitir as demonstrações financeiras para cumprir as obrigações legais e fiscais. Poderá extrair estas demonstrações antes de fechar o exercício para antecipar resultados.

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O principal objetivo deste módulo é auxiliar a gestão de ativos no processo de criação de valor acrescentado e na obtenção de rendimentos das empresas, disponibilizando os mecanismos necessários para registar ativos e todas as operações decorrentes da vida útil do ativo.

Através do módulo de Ativos, poderá registar o ativo e efetuar a respetiva capitalização, bem como definir os critérios de depreciação do ativo. Durante a vida útil do ativo, deverá registar as depreciações regulares e imparidades, caso exista uma redução do valor contabilístico do ativo. Também é possível associar custos de manutenção/conservação ao ativo. Quando já não é expectável nenhum benefício económico, poderá efetuar a alienação ou o abate.

Funcionalidades

  • Registo de um ativo e respetiva capitalização;
  • Definição de classes de ativos para agrupar critérios de depreciação;
  • Cálculo e lançamento automático de depreciações periódicas (mensais ou anuais);
  • Registo de imparidades;
  • Registo de alienações;
  • Lançamento de documentos de abate;
  • Integração automática dos respetivos registos e lançamentos na contabilidade;
  • Emissão dos mapas legais de Portugal (modelos 31 e 32);
  • Importação do histórico de ativos.

Fluxo de trabalho

1. Registar ativos

No módulo Ativos, o fluxo de trabalho inicia-se com o registo de um ativo que, normalmente, é por aquisição (a um fornecedor), mas também pode ser gerado internamente (por exemplo um projeto de investimento ou fabrico próprio).

2. Capitalização do ativo

Após registar um ativo, o contabilista deverá registar o respetivo custo de aquisição através da capitalização do ativo para indicar que este foi colocado ao serviço na empresa numa determinada data, passando então a ser elegível para depreciação.

3. Lançamento de depreciações

Quando um ativo é capitalizado, este sofre naturalmente perda de valor devido à sua utilização e ao desgaste natural. Neste sentido, é necessário criar depreciações para indicar a redução de valor.

4. Registar imparidades

Na vida útil do ativo, podem acontecer eventos internos ou externos à empresa que originem redução do valor contabilístico de um ativo. Nestes casos, deverá criar uma imparidade.

5. Registar custos de conservação/manutenção ou proveitos

Durante a sua vida útil, o ativo pode sofrer reparações ou ter outros custos para o manter em funcionamento. Também existem situções em que o bem pode trazer um beneficio direto, por exemplo: uma renda. Nestes casos, deverá associar o ativo ao respetivo custo/proveito.

6. Efetuar alienações ou abates

Quando o ativo deixar de ser útil para a empresa ou caso já não se espere futuros benefícios económicos, poderá efetuar a respetiva venda (alienação) ou lançar o abate do ativo.

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O módulo de Compras permite gerir o processo de compras de uma empresa, fornecendo os mecanismos de apoio relativos às necessidades de comprasencomendas documentos de faturação.

Através deste módulo, poderá efetuar pedidos de encomendas aos fornecedoresemitir e retificar faturas, assim como emitir documentos de transporte que devem acompanhar as encomendas.

Funcionalidades

  • Análise de necessidades de compra, tendo em conta as encomendas de clientes, existências em stock e encomendas a fornecedores pendentes de entrega;
  • Registo de encomendas e controlo de encomendas pendentes de entrega;
  • Verificação rápida do material recebido com registo de guias de remessa que acompanham a mercadoria;
  • Simplificação do registo de documentos de fornecedores e fácil criação de artigos com diferentes taxas de IVA, mercados e moeda;
  • Integração automática com o inventário, atualizando automaticamente as quantidades em stock;
  • Tratamento do processo de devolução ao fornecedor;
  • Registo da fatura e posteriores acertos através de notas de crédito ou débito;
  • Controlo da dívida a clientes sabendo, em qualquer momento, os valores já liquidados e pendentes para pagamento;
  • Análise rápida de informação sobre as compras, nomeadamente valores faturados, descontos e estatísticas.

Fluxo de trabalho

1. Registar encomenda

Nas compras, o fluxo de trabalho inicia-se com o registo de uma Encomenda ao Fornecedor (ECF).

2. Receber mercadoria

No caso das encomendas de mercadoria, deverá verificar se os artigos enviados pelo fornecedor correspondem aos encomendados. Para dar entrada do material no inventário, poderá registar a Receção de Mercadoria (RM) a partir da encomenda efetuada.

A partir do documento de Receção de Mercadoria (RM), poderá emitir a sua fatura de compras (VFA). No caso das encomendas de serviços, poderá emitir a fatura de compras (VFA) diretamente a partir da Encomenda ao Fornecedor (ECF).

3. Confirmar fatura

A fatura (VFA) deverá corresponder à emitida pelo fornecedor (FA). Se verificar a existência de erros na faturação, poderá apresentar uma reclamação ao fornecedor. Para proceder à sua retificação, deverá emitir uma Nota de Crédito (VNC) ou Débito (VNC) a partir da VFA, de acordo com os valores em excesso ou em falta.

Em alternativa, se pretender anular integralmente a compra, deverá anular a fatura (VFA), o documento de Receção do Material (RM) e, por fim, a Encomenda ao Fornecedor (ECF).

4. Liquidar dívidas

É com base na informação dos documentos emitidos – VFA, VNC e VND – que o pagamento ao fornecedor será efetuado. Poderá consultar estes documentos e liquidar as dívidas pendentes a qualquer momento nas Contas Correntes.

5. Devolver mercadoria

Caso pretenda efetuar uma devolução parcial ou total, deverá emitir um documento de Devolução ao Fornecedor (DVF). Para dar saída ao material no inventário, deverá emitir uma Guia de Remessa (GR) a partir da DVF criada. Este documento deverá acompanhar a entrega do material devolvido até ao fornecedor.

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Financeiro
Configurador

No Inventário é possível acompanhar os movimentos de entrada e saída de stock, bem como gerir a localização dos artigos nos armazéns. Através deste módulo, poderá controlar e classificar o stock da organização, bem como emitir todos os documentos legais à Autoridade Tributária (AT).

Funcionalidades

  • Controlo do stock e do inventário, sendo possível configurar o stock mínimo e máximo, bem como bloquear o stock negativo;
  • Correção de stock nos diversos armazéns, atualizando as quantidades disponíveis dos artigos;
  • Análise dos acertos de stock, permitindo efetuar váritos tipos de acertos;
  • Classificação de artigos;
  • Comunicação da declaração anual de inventário à AT;
  • Valorização de stock pelo método do preço custo médio;
  • Registar transferências internas de stock com emissão da guia de transporte;
  • Emissão de guias de transporte tendo por base a encomenda de cliente;
  • Tratamento das entradas de stock com base nas encomendas aos fornecedores.
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O módulo de Vendas permite gerir todo o processo de vendas de uma empresa, fornecendo os mecanismos de apoio relativos às necessidades de orçamentaçãoencomendas e documentos de faturação e transporte.

Através deste módulo, poderá emitir e enviar orçamentos, assim como registar diretamente encomendas de mercadoria e de serviços. De forma a cumprir toda as obrigações legais, poderá emitir faturas configurar descontos.

Funcionalidades

  • Criação de orçamentos ou cotações e fácil transformação destes em encomendas;
  • Registo de encomendas de clientes e controlo de necessidades de stock;
  • Emissão de documentos de transporte e comunicação à Autoridade Tributária (AT);
  • Diversidade de documentos financeiros (Fatura, Nota de Crédito e Débito), com suporte para tratamento de diferentes taxas de IVA, mercados e moeda;
  • Relatórios de análise de vendas, com possibilidade de exportação para vários formatos.

Fluxo de Trabalho

1. Criar orçamento

Nas vendas, o fluxo de trabalho inicia-se normalmente com um pedido de orçamento, particularmente quando se trata de um novo cliente. Terá que criar e enviar o Orçamento (ORC) solicitado pelo cliente.

2. Registar encomenda

Quando aprovado, poderá converter o Orçamento (ORC) numa Encomenda (ECL). Se o cliente não pedir um orçamento, é também possível registar diretamente a encomenda da mercadoria ou serviços solicitados.

3. Emitir guia de remessa

Após registar a encomenda de mercadorias, deverá emitir uma Guia de Remessa (GR) para dar saída do material no inventário. Este documento deverá acompanhar a mercadoria durante o transporte até ao destino.

4. Emitir faturas

Após a transmissão das mercadorias para o cliente ou prestação de serviços, é obrigatória a criação da fatura (FA) a partir dos dados presentes no documento de encomenda ou guia de remessa. No caso de vendas a pronto pagamento, poderá emitir uma Fatura-Recibo que se liquida no momento da sua criação. Se existirem erros ou omissões na fatura emitida, deverá retificá-los através de uma Nota de Crédito (NC) ou Débito (ND) a partir da FA, de acordo com os valores em excesso ou em falta.

5. Liquidar dívidas

É com base na informação dos documentos emitidos – VFA, VNC e VND – que o pagamento ao fornecedor será efetuado. Pode consultar estes documentos e liquidar as dívidas pendentes a qualquer momento na Conta Corrente.

6. Processar devolução

No caso de um cliente devolver material após a emissão da fatura, poderá emitir uma Nota de Crédito (NC) a partir da mesma, registar uma Encomenda de Devolução (DEV) e dar entrada do material no inventário via receção de encomendas.

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Resp. de Vendas
Resp. de Compras
Financeiro
Configurador

O principal objetivo do módulo de Conta Corrente é controlar os valores pendentes de liquidação e a respetiva data de vencimento. Assim, é possível gerir as dívidas e proveitos, garantindo que as cobranças são realizadas nas condições acordadas com clientes e fornecedores.

Através deste módulo, é também possível agrupar os documentos pendentes que são registados nos processos de compras/vendas.

Funcionalidades

  • Registo dos recibos ou notas de pagamento que representam a liquidação dos pendentes;
  • Registo de recibos de pagamentos efetuados por clientes;
  • Análise de recebimentos pendentes, prazos extratos, histórico e saldos de clientes por data de vencimento;
  • Registo de pagamentos a fornecedores;
  • Análise de pagamentos pendentes, prazos, extratos, histórico e saldos de fornecedores.

Fluxos de trabalho

1. Consultar os pendentes

Nas contas correntes, o fluxo de trabalho inicia-se com a consulta dos documentos pendentes de liquidação, provenientes das vendas e das compras. Poderá consultar as faturas pendentes de clientes, assim como as dívidas pendentes a fornecedores.

2. Selecionar e liquidar os pendentes

Para regularizar a conta corrente de um cliente/fornecedor, deverá selecionar os pendentes que pretende liquidar, definindo o valor a receber ou a pagar e, posteriormente, emitir o respetivo recibo/nota de pagamento.

3. Consultar os pagamentos e recebimentos

Poderá consultar os pagamentos e recebimentos nas respetivas listagens ou aceder ao extrato do cliente ou fornecedor.

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Contabilista
Resp. de Vendas
Resp. de Compras
Financeiro
Configurador

O módulo de Bancos permite gerir a relação de tesouraria entre a organização e as entidades bancárias, disponibilizando as funcionalidades necessárias relativas à emissão de documentos de pagamento e bancários.

Através deste módulo, poderá emitir talões de depósito e ordens de pagamento ou cobrança SEPA, bem como efetuar a reconciliação bancária.

Funcionalidades

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Administrador
Contabilista
Resp. de Vendas
Resp. de Compras
Financeiro
Configurador

Gerir os clientes do escritório é uma tarefa importante para garantir a retenção de clientes, elevados índices de satisfação e o sucesso empresarial do escritório de contabilidade.

Devido ao seu caracter colaborativo, o ROSE permite satisfazer simultaneamente as necessidades dos escritórios e dos respetivos clientes, mantendo uma comunicação de dados eficiente e personalizada.

Para isso, deverá criar todos os clientes na aplicação e assegurar a correta associação das definições de contabilidade e de vendas.

Criar clientes

Para o correto funcionamento da aplicação, o Contabilista deve criar os clientes do escritório e definir os dados contabilísticos de acordo com o âmbito funcional de cada cliente. Antes de criar clientes, deverá garantir que o Configurador/Administrador efetuou todas as configurações de contabilidade e de importação necessárias para a correta execução desta tarefa.

Quando o Contabilista cria um cliente no sistema, é automaticamente atribuído o perfil de Configurador na subscrição do cliente. Ou seja, o Contabilista pode aceder a qualquer momento na subscrição do cliente para gerir de forma precisa e exata as operações financeiras da empresa do cliente, tornando-se o principal responsável pela subscrição do cliente.

Neste sentido, e além de garantir a saúde financeira do negócio do cliente, deve também convidar os clientes e as pessoas indicadas por este para a subscrição, atribuindo-lhes o perfil adequado.

Para criar clientes, siga os seguintes passos:

  1. Aceder a Contabilidade de Clientes e clicar em Criar;
  2. Identificar o cliente no respetivo campo ou selecionar as opções de contexto para criar a entidade pretendida;
  3. Selecionar o Grupo de Contabilidade que se aplica ao cliente;
  4. Associar um responsável do escritório à contabilidade do cliente;
    Nota: Este campo é automaticamente preenchido com o nome de utilizador que está a efetuar a operação. Contudo, poderá alterá-lo;
  5. Selecionar a checkbox Importar Vendas através do SAF-T para possibilitar a importação de dados anteriores para a aplicação;
  6. Caso seja ativada a checkbox referida, selecionar o Grupo de Importação SAF-T que possui as características necessárias;
  7. Por fim, clicar em Guardar e Novo.

A criação de clientes implica um processamento de dados e informações e, por isso, esta operação pode ser demorada. No entanto, quando este processo estiver concluído, irá receber uma notificação a informá-lo do sucesso da operação.

Convidar clientes

Depois de criar os clientes, é necessário convidá-los para a subscrição. Neste sentido, na subscrição de cliente o contabilista (cliente) deve aceder à área Utilizadores, indicar os dados necessários e atribuir o perfil adequado: Assistente de faturação (cliente) e Gestor financeiro (cliente). Os perfis de Configurador e Administrador devem ser atribuídos a colaboradores do escritório de contabilidade.

Posteriormente, poderá ainda adicionar ou alterar perfis na área Configuração de Utilizadores, bem como remover utilizadores e acessos.

Para saber mais informações sobre este processo, sugere-se a consulta do artigo "Configurações de utilizadores" que explica detalhamente como convidar utilizadores e atribuir perfis.

Na subscrição do cliente, apenas o contabilista (cliente) pode convidar e remover utilizadores.

Configurar grupos de contabilidade/importação

Os grupos de contabilidade e de importação via SAF-T pretendem agrupar as configurações relacionadas com os elementos contabilísticos e segmentar as configurações de artigos, impostos, contabilidade e clientes, respetivamente.

Desta forma, ao existirem vários grupos de contabilidade e templates de importação, na criação do cliente apenas é necessário analisar qual o grupo de contabilidade que melhor se aplica à empresa do cliente.

Estas definições de contabilidade e de importação são normalmente configuradas aquando a configuração do sistema, contudo é possível criá-los a qualquer momento.

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Contabilista
Resp. de Vendas
Resp. de Compras
Financeiro
Configurador

O módulo Impostos fornece os mecanismos relativos à relação com o Estado de forma a cumprir um conjunto de obrigações legais e fiscais.

Através deste módulo, é possível emitir declarações em formato oficial, bem como efetuar a comunicação à Autoridade Tributária (AT) de documentos financeiros e de transporte.

Para garantir o rigor nos dados contabilísticos, é possível a opção Fiscal Reporting que permite visualizar e exportar a Declaração Periódica do IVA para a posterior submissão no site da AT.

Funcionalidades

  • Emissão do ficheiro de auditoria da AT em formato SAF-T (PT);
  • Emissão da Declaração Periódica do IVA;
  • Emissão do Mapa de Recapitulativos;
  • Emissão da Declaração de Inventário;
  • Recolha e tratamento da comunicação com a AT via WebService (documentos de transporte e faturação);
  • Recolha e reporte dos movimentos de IVA e retenções de outros módulos (Vendas, Compras e Contabilidade);
  • Consulta dos dados relativas à Declaração Periódica do IVA através da opção Fiscal Reporting.
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Financeiro
Configurador

Para simplificar a configuração e utilização do produto, encontra-se disponível um conjunto de pré-configurações que permite que o produto possa ser utilizado prontamente após a subscrição.

No entanto, recomenda-se uma intervenção especializada para tirar maior proveito das funcionalidades e adaptar o sistema às necessidades das organizações, personalizando a marca e os produtos.

Estas configurações só podem ser realizadas com os perfis de Configurador e Administrador, pelo qual deverá garantir que estes perfis apenas são atribuído ao(s) utilizador(es) indicado(s). No menu de Sistema, estes perfis acedem às opções gerais de gestão de sistema.

Opções Gerais

O Configurador e Administrador podem aceder às opções gerais de gestão de sistema para criar e consultar dados da organização. De referir que os perfis Financeiro, Assistente de faturação (cliente) e contabilista (cliente) podem consultar as mensagens de sistema, sendo que este último pode ainda importar ficheiros a partir desta área.

Encontram-se disponíveis as seguintes opções:

Lista de Entidades

Ao aceder a Sistema | Lista de Entidades, poderá consultar todas as entidades registadas no ROSE e, caso necessite, criar uma nova entidade.

Contactos

O registo dos contactos de uma organização é importante para comunicar alterações e novidades ou situações especiais e de emergência.

Para criar um contacto, siga os seguintes passos:

  1. Aceder a Sistema | Contactos;
  2. Clicar em Criar;
  3. Preencher os campos obrigatórios;
  4. Selecionar o Tipo de Contacto;
    Nota: O sistema apresenta de base 2 tipos de contacto;
  5. Indicar os dados relativos à Comunicação do contacto;
  6. Preencher os restantes campos;
  7. Por fim, clicar em Guardar e Novo.

Mensagens de Sistema

O ROSE apresenta várias mensagens em todos os fluxos de trabalho para avisar o sucesso ou erro de uma determinada operação. Todas as mensagens apresentadas podem ser consultadas em Sistema | Mensagens de Sistema, divididas por área de trabalho e por categoria (Aviso ou Informação).

Poderá ainda aceder à origem da mensagem, clicando no número da mensagem que automaticamente irá apresentar o ecrã de trabalho em que sucedeu a mensagem com os dados indicados na operação.

Tipos de Contacto

Os tipos de contacto visam categorizar todos os contactos criados no ROSE para o envio de documentos. Se, por exemplo, um cliente possuir contactos comerciais e financeiros, é possível agrupá-los por setor para que o email relativo à encomenda seja enviado para os contactos comerciais e a respetiva fatura seja enviada para os endereços de email do setor financeiro.

Para criar um contacto deverá aceder a Sistema | Tipos de Contacto, clicar em Criar e preencher os campos obrigatórios.

Grupos de Contacto

Para controlar o envio de mensagens e manter a agenda de contactos organizada, é possível criar um grupo de contactos, por exemplo, por categoria: empresa, departamento, setor, entre outros.

Para criar um grupo de contactos, siga os seguintes passos:

  1. Aceder a Sistema | Grupos de Contacto;
  2. Clicar em Criar;
  3. Preencher o campo Nome e Descrição;
  4. Indicar todos os contactos que pretende associar na área Contacto;
  5. Clicar em Guardar e Novo.
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