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Última alteração a 14/11/2022
Este artigo é aplicável a:
Administrador
Resp. de Vendas
Resp. de Compras
Financeiro
Técnico de RH
Configurador

O Rose Central é uma aplicação que centraliza todas as empresas dos clientes do escritório de contabilidade, incluindo a própria empresa do escritório.

Deste modo, é necessário criar a empresa do escritório (designada de MyRose), bem como adicionar as empresas dos clientes do escritório.

Antes de criar as empresas, deverá garantir que os Grupos de Definições e Grupos de Importação de Vendas estão corretamente configurados. Saiba em pormenor no artigo de apoio.

Criar Empresa do Escritório

Quando entra pela primeira vez no Rose Central deverá criar obrigatoriamente a empresa do Escritório de Contabilidade (MyRose) na sua subscrição (subscrição MyRose). Para isso, será automaticamente apresentado um assistente que irá ajudá-lo nesta operação e não poderá fechá-lo enquanto o processo não estiver concluído.

Para criar a MyRose, siga as seguintes etapas:

Etapa 1: Indicar Dados Gerais

  1. Preencher o campo NIF. Os dados da empresa que estiverem publicamente disponíveis serão automaticamente preenchidos. Caso contrário deverá preenchê-los manualmente;
  2. Identificar a empresa através de uma Abreviação sem espaços;
    Nota: Os únicos caracteres especiais válidos são a linha baixa (_) e o travessão (-). Estes são especialmente úteis caso tenha mais do que uma empresa associada à mesma subscrição;
  3. Preencher os campos Distrito, Concelho e Freguesia. Se o código-postal introduzido for válido, o distrito e concelho serão preenchidos automaticamente, sendo apenas necessário indicar a freguesia;
  4. Introduzir o Email principal da empresa. As mensagens de email do Rose serão enviados para este endereço eletrónico;
  5. Preencher os restantes campos;
  6. Clicar em Seguinte.

Etapa 2: Configurar Parâmetros de Impostos

  1. Indicar o NIF do Representante Legal para que seja apresentado na Declaração de Retenções;
  2. Indicar o NIF do Contabilista responsável pela contabilidade da empresa perante a AT e que irá emitir a Declaração Recapitulativa;
  3. Validar os campos Espaço Fiscal e Fuso Horário Fiscal. Se pretender, poderá alterá-los;
  4. Validar a Classificação Principal das Atividades Económicas preenchida automaticamente. Caso esta informação esteja errada, deverá indicá-la manualmente;
  5. Validar o Código do Serviço de Finanças preenchido automaticamente a partir do Distrito, Concelho e Freguesia definidos na etapa 1. Caso pretenda, poderá alterá-lo;
  6. Na área Períodos de Reporte Fiscal, indicar os Impostos e a Periodicidade a que os mesmos estão sujeitos;
  7. Clicar em Seguinte.

Etapa 3: Ativar Parâmetros de Salários

O Accounting Services disponibiliza uma integração com o módulo de Payroll para que possa processar os salários dos seus colaboradores de formá ágil e totalmente integrada. Para isso, nesta etapa, deverá selecionar a opção Ativar Salários e definir os respetivos parâmetros.

No entanto, a utilização deste módulo é totalmente opcional e, por isso, caso não o pretenda ativar clique em Seguinte.

Para ativar e configurar os parâmetros salariais, siga os seguintes passos:

  1. Selecionar a opção Ativar Salários;
  2. Identificar o Estabelecimento com o código pretendido;
  3. A opção Sede? é automaticamente selecionada e não poderá alterar esta configuração, dado que é uma informação relevante para o preenchimento do Relatório Único;
  4. Inserir o NISS (Número de identificação de Seg. Social) e o Código do Estabelecimento atribuído pela Seg. Social;
  5. Definir os campos necessários ao preenchimento do Relatório Único tais como o Código, Início de Atividade, Natureza Jurídica e Data de Constituição da empresa. O campo Localização será preenchido automaticamente a partir do Distrito, Concelho e Freguesia definidos na etapa 1 e não poderá alterar este valor. Para modificá-lo, terá de editar os dados da empresa;
  6. Indicar a Repartição do Capital Social da empresa;
  7. Clicar em Seguinte.

Etapa 4: Inserir Palavras-Passe

  1. Indicar o Email e a Palavra-Passe de acesso à Autoridade Tributária para garantir a correta comunicação de faturas e de guias de transporte por WebService, bem como importação de documentos do portal e-Fatura;
  2. Introduzir o Email e a Palavra-Passe de acesso à Plataforma de Serviços de Interoperabilidade da Seg. Social para possibilitar o envio automático da DRi. É necessário aderir previamente prévia à plataforma;
  3. Clicar em Seguinte.

Etapa 5: Identificar Responsável do(s) Cliente(s)

  1. Selecionar o Responsável pelo cliente;
  2. Na área Utilizadores, indicar quais os colaboradores do seu escritório que terão acesso à empresa do cliente e associar os respetivos perfis;
  3. Caso pretenda convidar um colaborador do escritório que ainda não existe no Central, deverá clicar em Adicionar Utilizadores, preencher os campos Email, Nome, Perfis e de seguida clicar em Adicionar;
  4. Clicar em Seguinte.

Através das opções de contexto da linha, poderá desativar ou eliminar a empresa, assim como remover a subscrição e consequentemente todas as empresas criadas nessa subscrição.

Criar Empresas dos Clientes

Para uma verdadeira colaboração com os seus clientes, deverá criar as empresas dos clientes do escritório e definir os dados contabilísticos de acordo com o âmbito funcional. Antes de criar as empresas, deverá garantir que os Grupos de Definições e Grupos de Importação de Vendas estão corretamente definidos.

Para criar as empresas dos clientes do escritório, siga as seguintes etapas:

Etapa 1: Criar Empresa

  1. Aceder a Empresas e clicar em Criar;
  2. No assistente, selecionar a opção pretendida:
    - Criar nova empresa e subscrição: será criada uma nova subscrição para a empresa cliente;
    - Criar empresa numa subscrição existente: a empresa cliente será criada numa subscrição já existente. Ao selecionar esta opção, deverá indicar a Subscrição onde pretende adicionar a nova empresa. Deverá usar esta opção caso a empresa cliente pertença a um grupo económico já existente, para assim agrupar todas as empresas do mesmo grupo na mesma subscrição;
  3. Selecionar o Grupo de Definições, sendo sugerido o grupo predefinido;
  4. Caso pretenda importar as vendas do cliente através de ficheiros SAF-T de faturação, preencher o campo Grupo de Importação de Vendas;
  5. Clicar em Seguinte.

Etapa 2: Indicar Dados Gerais

  1. Preencher o campo NIF. Os dados da empresa que estiverem publicamente disponíveis serão automaticamente preenchidos, caso contrário deverá preenchê-los manualmente;
  2. Identificar a empresa através de uma Abreviação sem espaços;
    Nota: Os únicos caracteres especiais válidos são a linha baixa (_) e o travessão (-). Estes são especialmente úteis caso tenha mais do que uma empresa associada à mesma subscrição;
  3. Preencher os campos Distrito, Concelho e Freguesia. Se o código-postal introduzido for válido, o distrito e concelho serão preenchidos automaticamente, sendo apenas necessário indicar a freguesia;
  4. Selecionar o Email principal da empresa. As mensagens de email do Rose serão enviados para este endereço eletrónico;
  5. Preencher os restantes campos;
  6. Clicar em Seguinte.

Etapa 3: Criar ou Associar Cliente

Estea etapa é opcional e permite associar a nova empresa a um cliente já existente na subscrição do seu Escritório de Contabilidade (MyRose) ou criar um cliente para efeitos de faturação de avenças.

Após introduzir o NIF na etapa anterior, o Rose irá verificar se existe alguma entidade na subscrição MyRose com o mesmo NIF e, em caso afirmativo, irá sugerir que associe a nova empresa a esse cliente. Se existir mais do que uma entidade com o mesmo NIF, poderá escolher a entidade pretendida no campo Cliente. 

Para criar ou associar clientes, siga os seguintes passos:

  1. Validar a informação preenchida no campo Cliente. Este campo não será preenchido se a entidade não existir na subscrição MyRose. Caso pretenda criá-la, deverá ativar a opção Criar Cliente;
  2. Se pretender criar o cliente, deverá preencher o campo Entidade com o código pretendido e um Termo de Pesquisa;
  3. Validar ou atualizar os campos Tipo de Conta da Entidade, Pessoa, Conjunto de Clientes e Grupo de Clientes;
    Nota: Se o NIF do cliente se iniciar por 1, 2 ou 3, a opção Pessoa será selecionada automaticamente;
  4. Clicar em Seguinte.

Etapa 4: Configurar Parâmetros de Impostos

  1. Indicar o NIF do Representante Legal para que seja apresentado na Declaração de Retenções;
  2. Indicar o NIF do Contabilista responsável pela contabilidade da empresa perante a AT e que irá emitir a Declaração Recapitulativa;
  3. Validar os campos Espaço Fiscal e o Fuso Horário Fiscal. Se pretender, poderá alterá-los;
  4. Validar a Classificação Principal das Atividades Económicas. Caso esta informação não seja preenchida automaticamente, deverá indicá-la manualmente;
  5. Introduzir o Código do Serviço de Finanças atribuído à empresa;
  6. Validar o Código do Serviço de Finanças preenchido automaticamente a partir do Distrito, Concelho e Freguesia definidos na etapa 2. Se pretender, poderá alterá-lo;
  7. Na área Períodos de Reporte Fiscal, indicar os Impostos e a Periodicidade a que os mesmos estão sujeitos. O tipo de imposto IVA será preenchido automaticamente em função do Período de Reporte Fiscal e Entidade AT definidas no Grupo de Definições selecionado na etapa 1;
  8. Clicar em Seguinte.

Etapa 5: Ativar Parâmetros de Salários

Poderá também utilizar a integração com o módulo de Payroll para nas empresas dos clientes auxiliar o processamento salarial das empresas dos seus clientes. Para isso, nesta etapa, deverá selecionar a opção Ativar Salários e definir os respetivos parâmetros.

No entanto, a utilização deste módulo é totalmente opcional e, por isso, caso não o pretenda ativar clique em Seguinte.

Para ativar e configurar os parâmetros salariais, siga os seguintes passos:

  1. Selecionar a opção Ativar Salários;
  2. Identificar o Estabelecimento com o código pretendido;
  3. Ativar a opção Sede? se este for o estabelecimento principal da empresa. Se esta opção já estiver selecionada, não a poderá alterar. Esta informação é relevante para o preenchimento do Relatório Único, onde muita da informação é relativa à Sede;
  4. Inserir o NISS (Número de identificação de Seg. Social) e o Código do Estabelecimento atribuído pela Seg. Social;
  5. Definir os campos necessários ao preenchimento do Relatório Único tais como o Código, Início de Atividade, Natureza Jurídica e Data de Constituição da empresa. O campo Localização é preenchido automaticamente a partir do Distrito, Concelho e Freguesia definidos na etapa 2 e não poderá alterar este valor. Para a modificar, terá de editar os dados da empresa;
  6. Indicar a Repartição do Capital Social da empresa;
  7. Clicar em Seguinte.

Etapa 6: Inserir Palavras-Passe

  1. Indicar o Email e a Palavra-Passe de acesso à Autoridade Tributária para garantir a correta comunicação de faturas e de guias de transporte por WebService, bem como importação de documentos do portal e-Fatura;
  2. Introduzir o Email e a Palavra-Passe de acesso à Plataforma de Serviços de Interoperabilidade da Seg. Social para possibilitar o envio automático da DRi. É necessário aderir previamente prévia à plataforma;
  3. Clicar em Seguinte.

Etapa 7: Identificar Responsável do(s) Cliente(s)

  1. Selecionar o Responsável pelo cliente;
  2. Na área Utilizadores, indicar quais os colaboradores do seu escritório que terão acesso à empresa do cliente e associar os respetivos perfis;
  3. Caso pretenda convidar um colaborador do escritório que ainda não existe no Central, deverá clicar em Adicionar Utilizadores, preencher os campos Email, Nome, Perfis e de seguida clicar em Adicionar;
  4. Clicar em Seguinte.

Etapa 8: Convidar Cliente(s)

Para facilitar a colaboração e partilha de informação, poderá dar acesso aos clientes para que ambos utilizem a aplicação, tendo estes um login especial de cliente com um custo adicional.

Para convidar o(s) cliente(s), siga os seguintes passos:

  1. Na área Utilizadores, indicar quais os clientes que terão acesso à empresa e os respetivos perfis;
  2. Caso pretenda convidar um cliente que ainda não existe no Central, deverá clicar em Adicionar Utilizadores, preencher os campos Email, Nome, Perfis e por fim clicar em Adicionar;
  3. Clicar em Seguinte e, de seguida, em Finalizar para iniciar o processo de criação da empresa.

Durante o processo da criação da(s) empresa(s), o Central irá efetuar as seguintes operações:

  1. Criar a subscrição e empresa (ou apenas a empresa caso tenha definido criá-la numa subscrição já existente);
  2. Definir os dados da empresa e respetivos parâmetros de impostos e de salários;
  3. Criar o cliente na subscrição do escritório (MyRose);
  4. Criar uma ficha de entidade (da MyRose) com os dados do escritório na nova empresa cliente;
  5. Enviar os convites para os utilizadores definidos (escritório e clientes);
  6. Aplicar as configurações definidas no Grupo de Definições. Se neste grupo existir alguma configuração que não exista na nova empresa, esta será criada automaticamente a partir das configurações da empresa modelo do grupo.

Enquanto a empresa estiver no estado Em inicialização poderá consultar o progresso da criação através da opção Consultar progresso.

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