Utilizadores
Os perfis de utilizador permitem simplificar a gestão de todos os fluxos de negócio, dividindo o acesso ao sistema de acordo com cada função. Assim, além de garantir a proteção de dados e de informações privadas dos clientes, permitem otimizar a gestão de negócio e tirar o maior proveito de todas as funcionalidades.
Criar Utilizadores
Os colaboradores de um escritório de contabilidade têm acessos e responsabilidades distintas de acordo com a sua função. Neste sentido, é importante refletir estas características no produto para garantir o correto funcionamento da aplicação.
No Rose Central, poderá gerir os acessos e permissões dos utilizadores de todas as empresas. De referir que um utilizador pode ser associado a mais que um perfil. Por exemplo, poderá ser Configurador e Administrador simultaneamente.
Recomendamos que, antes de criar utilizadores, consulte as características de cada perfil no Guia de Iniciação.
Para convidar utilizadores e atribuir perfis, siga as seguintes etapas:
Convidar utilizadores
- Aceder a Utilizadores;
- Indicar o Email e o Nome do utilizador. Se já existir um utilizador com o email indicado, será apresentado um alerta;
- Selecionar o Tipo de Utilizador:
- Utilizador Escritório: correspondem a utilizadores internos que podem ser associados a perfis de Contabilidade e de Salários;
- Utilizador Cliente: são utilizadores externos ao escritório de contabilidade. Deverá escolher esta opção caso pretenda dar acesso ao Rose AS aos clientes do escritório, podendo atribuir perfis de cliente. De salientar que estes tipo de perfis têm um custo associado;
Nota importante: O tipo de utilizador apenas é definido no momento da criação do utilizador, não sendo depois possível alterá-lo; - Selecionar o Grupo de Perfis Predefinido para que, ao selecionar uma subscrição, sejam automaticamente atribuídos;
- Ativar a opção Configurador Rose Central se pretender que o utilizador tenha acesso a esta aplicação com permissões para configurar e gerir os utilizadores de todas as empresas. Se o utilizador não tiver esta opção ativa, apenas irá consultar as empresas a que tem acesso, editar os dados das empresas se o seu perfil nas mesmas o permitir e só poderá visualizar as configurações do Central. Esta opção apenas está disponível se o utilizador for do tipo Utilizadores Escritório;
- Na área Perfis da Subscrição, selecionar as subscrições a que o utilizador terá acesso e as respetivos Grupos de Perfis;
- Por fim, clicar em Guardar e Novo.
Após esta operação, o utilizador receberá um email com todos os dados de acesso ao produto.
Editar Utilizadores
- Aceder a Utilizadores;
- Editar o utilizador pretendido;
- Na área Perfis da Subscrição, poderá:
- Remover o acesso a uma ou mais subscrições, desmarcando-as;
- Atribuir acessos a outras subscrições já existentes, selecionando-as e definindo os respetivos Grupos de Perfis;
- Alterar as permissões nas subscrições a que já tem acesso, definindo novos grupos de perfis. - Clicar em Guardar.
Ao desmarcar as subscrições, irá desativar o utilizador nas mesmas.
Caso pretenda alterar o Grupo de Perfis, deverá ter em atenção o perfil predefinido do utilizador. Por exemplo, não é possível associar um grupo de perfis que não inclua o perfil predefinido do utilizador. Neste caso, deverá aceder à subscrição em questão e alterar o perfil do utilizador para um perfil que esteja associado ao grupo de utilizadores que pretende utilizar.
É também possível definir os utilizadores na criação de uma empresa.
Remover utilizadores
Durante a atividade profissional, é comum existir a necessidade de eliminar utilizadores, como por exemplo a um colaborador que já não assume funções na organização ou um utilizador que deixou de ser cliente.
Para remover utilizadores siga os seguintes passos:
- Aceder a Utilizadores;
- Selecionar o utilizador que pretendido e clicar em Ver;
- Clicar em no botão Eliminar;
- Confirmar a operação.
O utilizador irá ser removido de todas as subscrições a que teve acesso anteriormente.