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Assinatura Digital Qualificada

Assinatura Digital Qualificada

Última alteração a 03/01/2023
Este artigo é aplicável a:
Administrador
Contabilista
Técnico de RH
Resp. de Vendas
Resp. de Compras
Financeiro
Configurador

De acordo com o Despacho n.º 8/2022-XXIII, todos os documentos fiscalmente relevantes emitidos devem incluir obrigatoriamente assinatura digital qualificada a partir de 01/01/2024. Este requisito legal aplica-se a todas as empresas que:

  • optem por enviar as suas faturas por email em formato PDF;
  • emitem faturas eletrónicas no formato XML e noutros modelos do EDI;
  • faturam a entidades da Administração Pública.

Enquadramento Legal

A assinatura digital qualificada é um novo requisito da faturação eletrónica que tem como objetivo garantir autenticidade e veracidade na impressão dos seus documentos. Este mecanismo identifica de forma inequívoca a entidade responsável pela emissão do(s) documento(s), bem como assegura a integridade dos dados.

Uma fatura torna-se eletrónica a partir do momento em que incorpora uma assinatura digital qualificada. Para tal, os documentos em formato eletrónico devem ser assinados de forma qualificada através de um selo eletrónico ou assinatura digital qualificada.

Durante o ano de 2023, as faturas que emitir no Rose e enviar por email em formato PDF estarão de acordo com a legislação. No entanto, e apesar de ainda não ser obrigatório, o Rose disponibilizará a integração com a AMA e com a YET para incluir a assinatura digital qualificada nos seus documentos em PDF e assim responder à faturação eletrónica. Para saber mais informações, basta preencher o seguinte formulário.

Perguntas Frequentes

As seguintes perguntas frequentes visam esclarecer as possíveis dúvidas sobre esta obrigatoriedade:

1. O termo assinatura eletrónica corresponde à assinatura digital?

Na prática, não há qualquer diferença entre as duas. O termo oficial utilizado pelo Governo é “assinatura eletrónica qualificada”. Contudo, de forma a distinguir esta assinatura da faturação eletrónica, tem sido mais utilizado o termo “assinatura digital qualificada”.

2. Qual a diferença entre a Assinatura Qualificada e o Selo Qualificado?

A assinatura digital qualificada contém informação da pessoa que está a assinar, enquanto o selo eletrónico apenas contém informação encriptada que irá identificar a empresa. Contudo, os dois mecanismos cumprem o mesmo objetivo, ou seja, a autenticação.

3. A assinatura digital qualificada é obrigatória?

Sim. A partir de 01/01/2023, todos os documentos fiscalmente relevantes enviados por email têm de conter a assinatura digital qualificada.

4. Quais os documentos que devem conter a assinatura digital qualificada?

Todas os documentos fiscalmente relevantes, entre os quais: faturas, orçamentos, guias de transporte, notas de crédito e débito.

5. Se tiver assinatura digital qualificada, posso enviar a fatura por email?

Sim. As faturas, ao serem enviadas por via eletrónica, precisam obrigatoriamente de obter um certificado digital qualificado. Este certificado inclui uma assinatura e chave encriptada e irá garantir o reconhecimento automático e legal da assinatura digital da sua empresa em Portugal e em toda a Comunidade Europeia.

6. A minha empresa está abrangida?

A obrigatoriedade da assinatura digital qualificada abrange todas as empresas que optem por enviar as suas faturas em PDF por email.

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