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Documentos de Transporte

Última alteração a 08/07/2022
Este artigo é aplicável a:
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Contabilista
Técnico de RH
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Resp. de Compras
Financeiro
Configurador

A emissão e comunicação de Documentos de Transporte à Autoridade Tributária (AT) é obrigatória sempre que enviar e transportar bens de circulação. Nestes documentos, deverão constar todos os elementos obrigatórios previstos na Portaria n.º 161/2013.

Cada documento de transporte depois de comunicado recebe da AT um código único que é obrigatório obter antes de se iniciar o transporte e que é impresso no documento. Esse código pode ser obtido de três formas: via WebService, a partir do ficheiro SAF-T (PT) e, no caso de indisponibilidade das duas formas anteriores, de forma Manual.

De referir que antes de comunicar os documentos de transporte, o configurador de sistema deverá validar os parâmetros financeiros para que estes sejam comunicados da forma pretendida.

Elementos Obrigatórios

De acordo com a Portaria n.º 161/2013, os documentos de transporte devem conter obrigatoriamente os seguintes elementos:

  • Nome, firma ou denominação social, domicílio ou sede e número de identificação fiscal do remetente dos bens;
  • Nome, firma ou denominação social, domicílio ou sede do destinatário ou adquirente dos bens;
  • Número de identificação fiscal do destinatário ou adquirente, quando este seja sujeito passivo de IVA (art.º 2.º do CIVA);
  • Menção, sendo caso disso, de que o destinatário ou adquirente não é sujeito passivo de IVA;
  • Designação comercial dos bens, com indicação das quantidades;
  • Locais de carga e descarga;
  • Data e a hora em que se inicia o transporte.

Comunicação WebService

A opção WebService possibilita a comunicação dos documentos de transporte de forma eletrónica diretamente a partir do software. De acordo com a configuração do sistema, a comunicação pode ocorrer automaticamente no momento da gravação ou posteriormente. Os tipos de comunicação estão associados às séries dos documentos financeiros.

Para comunicar um documento de transporte à AT via WebService, siga as seguintes etapas:

Etapa 1: Criar o documento de transporte

  1. Aceder a Inventário | Expedição | Processar Encomendas;
  2. Selecionar o Armazém e o Tipo de Transporte nos respetivos campos;
  3. Preencher os restantes campos;
  4. Clicar em Aplicar;
  5. Selecionar a encomenda da lista apresentada
    Nota: Poderá lançar vários documentos e comunicá-los em simultâneo no final;
  6. Clicar em Gerar Envio;
  7. Validar todas as informações indicadas;
  8. Por fim, clicar em Guardar e Enviar.

Caso contrário, poderá emitir o outro documento de transporte diretamente a partir da lista Inventário | Expedição | Transportes.

De referir que neste tipo de comunicação a data de carga pode ser anterior à data em que vai ser efetuada a comunicação do documento.

Etapa 2: Validar o estado da Comunicação com a AT

Esta opção, disponível em Impostos | Explorar Impostos | Comunicações, permite verificar o estado de todos os pedidos de comunicação à AT (quer tenham sido efetuados de forma automática ou manual).

Caso tenha ocorrido um erro de comunicação, é necessário processar novamente o pedido à AT em Comunicar à AT. Se o código da AT não tenha sido atribuído por indisponibilidade do sistema, será alertado quando consultar a guia de remessa.

Comunicação SAF-T (PT)

A partir do ficheiro SAF-T (PT), é possível exportar os dados do sistema e posteriormente importá-lo na página da AT para obtenção do código de transporte.

Para comunicar um documento de transporte à AT via SAF-T (PT), siga os seguintes passos:

Etapa 1: Criar documento de transporte

  1. Aceder a Inventário | Expedição | Processar Encomendas;
  2. Selecionar o Armazém e o Tipo de Transporte nos respetivos campos;
  3. Preencher os restantes campos;
  4. Clicar em Aplicar;
  5. Selecionar a encomenda da lista apresentada;
    Nota: Poderá lançar vários documentos e comunicá-los em simultâneo no final;
  6. Clicar em Gerar Envio;
  7. Validar todas as informações indicadas;
  8. Por fim, clicar em Guardar e Enviar.

De referir que neste tipo de comunicação a data de carga pode ser anterior à data em que vai ser efetuada a comunicação do documento.

Etapa 2: Criar declaração legal com os documentos a comunicar

  1. Aceder a Impostos | SAF-T;
  2. Clicar em Criar;
  3. Selecionar a opção Guia de Remessa no campo Finalidade;
  4. Indicar o intervalo de tempo para filtrar os documentos;
  5. Clicar em Guardar.

Etapa 3: Extrair ficheiro SAF-T(PT) e importá-lo no site da AT

  1. Aceder a Impostos | SAF-T;
  2. Selecionar a declaração pretendida;
  3. Clicar na hiperligação Exportar;
  4. Submeter o ficheiro no Portal das Finanças e na mesma página descarregar o ficheiro de resposta.

Etapa 4: Registar código de transporte atribuído no seu documento

  1. Aceder a Inventário | Expedição | Transportes;
  2. Escolher o documento pretendido da lista e selecionar Editar;
  3. Na área Transporte, preencher o campo Código da AT;
  4. Clicar em Guardar.

Comunicação Manual

É possível comunicar os documentos de forma manual através de telefone ou da página online da Autoridade Tributária. Deste modo, o código de transporte é associado posteriormente de forma manual no software.

Etapa 1: Criar documento de transporte

  1. Aceder a Inventário | Expedição | Transportes;
  2. Clicar em Criar;
  3. Preencher o campo Entidade;
  4. Validar os campos preenchidos automaticamente;
  5. Na área Produtos e Serviços, indicar os artigos que pretende incluir no documento;
  6. Por fim, clicar em Guardar.

De referir que, neste tipo de comunicação, a data de carga pode ser anterior à data em que vai ser efetuada a comunicação do documento.

Etapa 2: Comunicar manualmente o documento de transporte

Poderá comunicar o transporte manualmente através do telefone ou do site disponibilizados pela AT.

Etapa 3: Registar código de transporte atribuído no seu documento

  1. Aceder a Inventário | Expedição | Transportes;
  2. Escolher o documento pretendido da lista e selecionar Editar;
  3. Na área Transporte, preencher o campo Código da AT;
  4. Verificar os restantes dados do documento;
  5. Clicar em Guardar.

Para evitar erros, a guia de transporte só é impressa depois da atribuição do código da AT à respetiva guia.

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