Compras
O módulo de Compras permite gerir o processo de compras de uma empresa, fornecendo os mecanismos de apoio relativos às necessidades de compras, encomendas e documentos de faturação. Através deste módulo, poderá efetuar pedidos de encomendas aos fornecedores, emitir e retificar faturas, assim como emitir documentos de transporte que devem acompanhar as encomendas.
Funcionalidades
- Análise de necessidades de compra, tendo em conta as encomendas de clientes, existências em stock e encomendas a fornecedores pendentes de entrega;
- Registo de encomendas e controlo de encomendas pendentes de entrega;
- Verificação rápida do material recebido com registo de guias de remessa que acompanham a mercadoria;
- Simplificação do registo de documentos de fornecedores e fácil criação de artigos com diferentes taxas de IVA, mercados e moeda;
- Integração automática com o inventário, atualizando automaticamente as quantidades em stock;
- Tratamento do processo de devolução ao fornecedor;
- Registo da fatura e posteriores acertos através de notas de crédito ou débito;
- Controlo da dívida a fornecedores sabendo, em qualquer momento, os valores já liquidados e pendentes para pagamento;
- Análise rápida de informação sobre as compras, nomeadamente valores faturados, descontos e estatísticas.
Fluxo de Trabalho
1. Registar encomenda
Nas compras, o fluxo de trabalho inicia-se com o registo de uma Encomenda ao Fornecedor (ECF).
2. Receber mercadoria
No caso das encomendas de mercadoria, deverá verificar se os artigos enviados pelo fornecedor correspondem aos encomendados. Para dar entrada do material no inventário, poderá registar a Receção de Mercadoria (RM) a partir da encomenda efetuada.
A partir do documento de Receção de Mercadoria (RM), poderá emitir a sua fatura de compras (VFA). No caso das encomendas de serviços, poderá emitir a fatura de compras (VFA) diretamente a partir da Encomenda ao Fornecedor (ECF).
3. Confirmar fatura
A fatura (VFA) deverá corresponder à emitida pelo fornecedor (FA). Se verificar a existência de erros na faturação, poderá apresentar uma reclamação ao fornecedor. Para proceder à sua retificação, deverá emitir uma Nota de Crédito (VNC) ou Débito (VNC) a partir da VFA, de acordo com os valores em excesso ou em falta.
Em alternativa, se pretender anular integralmente a compra, deverá anular a fatura (VFA), o documento de Receção do Material (RM) e, por fim, a Encomenda ao Fornecedor (ECF).
4. Liquidar dívidas
É com base na informação dos documentos emitidos – VFA, VNC e VND – que o pagamento ao fornecedor será efetuado. Poderá consultar estes documentos e liquidar as dívidas pendentes a qualquer momento nas Contas Correntes.
5. Devolver mercadoria
Caso pretenda efetuar uma devolução parcial ou total, deverá emitir um documento de Devolução ao Fornecedor (DVF). Para dar saída ao material no inventário, deverá emitir uma Guia de Remessa (GR) a partir da DVF criada. Este documento deverá acompanhar a entrega do material devolvido até ao fornecedor.