Integração com e-fatura

O e-fatura permite consultar e exportar todos os documentos de compra da organização para importá-los diretamente na contabilidade do Rose.

Definir Modelos de Fatura

Nos modelos de fatura, disponíveis em Configurar Contabilidade | Modelos de Fatura, é possível configurar os códigos de IVA e as respetivas contas do plano que serão utilizados para cada uma das taxas recolhidas na importação do e-fatura. No caso de ser isenta, poderá também indicar o motivo de isenção.

Apenas é necessário definir estes templates na primeira importação, uma vez que este fica predefinido para as futuras importações do mesmo fornecedor.

Importar e-fatura

Para facilitar a introdução dos documentos de compra, é possível consultar a informação do e-fatura e importar diretamente na contabilidade.

Antes de efetuar qualquer importação, é necessário assegurar que:

1. a opção Validar Documentos Duplicados está ativa em todos os diários que utiliza para importar documentos do e-fatura (ver artigo de apoio);
2. o configurador/administrador configurou corretamente as credenciais da AT;
3. não está a introduzir documentos de compra que movimentem mercadorias emitidas pelos fornecedores.

Para agilizar as importações, é possível editar os documentos em lote na grelha para alterar informações, assim como alterar o mesmo valor em todos os documentos apresentados através da opção Edição em Lote. Se selecionar esta opção, apenas terá de escolher o campo a alterar e introduzir o novo valor.

Conheça no seguinte vídeo como é possível importar documentos do e-fatura para o Rose:

Para importar do e-fatura, siga os seguintes passos:

1. Aceder a Contabilidade | Importação de Dados | Importar Compras;
2. Validar a data dos documentos pretendidos;
3. Filtrar os documentos indicando o Documento e/ou o NIF (opcional);
4. Selecionar o Estado dos documentos que pretende visualizar, ou seja, se são novos, se ainda aguarda comprovativo dos mesmos ou os excluídos;
5. Clicar em Aplicar. O sistema atualiza a lista com os documentos encontrados no portal e que ainda não foram importados;
6. Selecionar os documentos que pretende importar. Se é a primeira importação de um documento com um determinado NIF, é necessário indicar o template para a importação;
7. Preencher a coluna "Modelo". Opcionalmente, poderá preencher documento a documento a conta de custos e alterar a conta definida no modelo;
8. Inserir as dimensões aplicáveis ao documento na coluna “Conjunto de Dimensões”. Por predefinição, são apresentadas na grelha as dimensões indeterminadas (“0000”), exceto nas contas alternativas que têm dimensões definidas;
9. Preencher a coluna “Descrição” para identificar os documentos (opcional). Esta informação estará disponível nas entradas de diário e em todos os extratos da aplicação;
10. Antes de processar os documentos, poderá visualizá-los para garantir que está a selecionar o documento correto. Para tal, basta selecionar o documento e clicar em Pré-visualizar;
    Nota: Apenas deverá selecionar um documento a visualizar. Caso selecione vários, a aplicação apresenta uma mensagem de aviso;
11. Por fim, clicar em Processar.

Nota: O sistema guarda as opções selecionadas e apresenta-as na próxima vez que importar faturas com o mesmo NIF e o tipo de documento.

Identificar Faturas sem comprovativo

Para garantir as melhores práticas de contabilidade, é possível identificar as faturas cujo comprovativo ainda não foi enviado ao Escritório.

Para isso, no importador de e-faturas poderá assinalar esses documentos com o estado Aguarda Comprovativo. Posteriormente, poderá exportar um ficheiro com todas as faturas neste estado e enviá-lo ao cliente.

Para identificar as faturas cujo comprovativo ainda está por entregar ao Escritório, siga os seguintes passos:

1. Aceder a Contabilidade | Importação de Dados | Importar Compras;
2. Validar a data dos documentos pretendidos;
3. Clicar em Aplicar;
4. Selecionar os documentos em questão;
5. Na opção Alterar Estado, selecionar a opção Aguarda Comprovativo ou Aguarda Comprovativo (Ver Lista). Se selecionar esta última opção, o sistema abre automaticamente a lista com todas as faturas que estão a aguardar comprovativo ou excluídas.

Para exportar um ficheiro com as faturas identificadas com esse estado, deverá aceder a Contabilidade | Importação de Dados | Compras Não Contabilizadas, no filtro Estado selecionar a opção Aguarda Comprovativo e através do botão “…” da barra de ferramentas exportar a lista.

Consultar Documentos Importados

Após importar os documentos, poderá analisá-los em Contabilidade | Entradas de Diários. Os documentos apresentam a seguinte tipologia:

• Crédito da conta do fornecedor indicada nos parâmetros financeiros;
• Débito da conta de custos indicada no passo de importação, com o código de IVA proveniente do template;
• Débito do IVA utilizando a conta do próprio código.

De referir que:

• O sistema procura a entidade em todas as entidades do cliente. Caso não encontre, irá utilizar a entidade indiferenciada, mas preserva o registo do NIF original (tal como é possível consultar nos dados adicionais da linha da contabilidade);
• As diferenças de arredondamento do documento contabilístico são adicionadas na linha de IVA de maior valor;
• O n.º de documento original é guardado no campo Referência;
• As naturezas são invertidas nas notas de crédito.