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Rose Business Management Guia de iniciação
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Bem vindo ao Rose Business Management

Última alteração a 09/11/2022
Este artigo é aplicável a:
Administrador
Resp. de Vendas
Resp. de Compras
Financeiro
Configurador

O Rose Business Management é um sistema de gestão desenhado para responder às principais necessidades das organizações, automatizando tarefas, antecipando resultados e fornecendo inputs que ajudam a tomada de decisões.

Para facilitar a colaboração e simplificar a distribuição de tarefas, o Rose BM disponibiliza perfis de acesso para aumentar a produtividade dos utilizadores e garantir um acompanhamento constante do negócio.

Como Começar

O Rose Business Management engloba todos os processos e operações de gestão de uma forma totalmente integrada que garantem um controlo global da atividade da empresa, desde o rigor e organização da contabilidade até o estado da tesouraria em tempo real.

Para começar a trabalhar no Rose BM, apenas é necessário seguir os seguintes passos de acordo com o seu perfil de acesso:

Configurador

O configurador deve convidar os utilizadores para a aplicação e atribuir os perfis aplicáveis, bem como configurar todas as áreas do sistema.

Para simplificar este processo, preparamos uma checklist com todos os passos necessários para a correta configuração das áreas funcionais da aplicação, que pode também ser descarregada em formato excel.

Responsável de Vendas

O Resp. de Vendas deverá criar todos os artigos e clientes da organização para garantir que o ciclo de venda ocorre com sucesso.

Responsável de Compras

Para acompanhar receitas e aquisições da organização, o Resp. de Compras deverá criar os artigos e fornecedores na aplicação.

Financeiro

Para controlar as movimentações internas e antecipar eventuais problemas financeiros, o financeiro deverá criar as contas financeiras da organização.

Conhecer Interface

Para apoiar a gestão do negócio, a interface do Rose BM foi construída para facilitar a usabilidade e uma experiência de utilização natural e fluída, bem como uma interação rápida com as várias funcionalidades e módulos disponíveis.

De referir que a interface é diferente consoante o tipo de perfil ativo:

Dashboards

Para conhecer facilmente as informações da sua empresa, o dashboard inicial apresenta os dados, tarefas e indicadores sempre atualizados para alcançar os objetivos da organização. Assim, poderá controlar a saúde financeira do seu negócio, acompanhando os dados operacionais e de gestão.

O sistema apresenta estes dados e indicadores consoante o tipo de perfil ativo, divididos em dois tipos de dashboard:

Dashboard de Gestão

O dashboard de gestão apresenta os seguintes dados:

  • Uma área de indicadores de gestão;
  • Um gráfico com a evolução do indicador selecionado pelo utilizador;
  • Uma área de insights em que o sistema, utilizando linguagem natural, fornece informação relevante sobre a organização.

Dashboard Operacional

O dashboard operacional contêm:

  • Um indicador sobre uma tarefa, por exemplo um valor pendente em fornecedores;
  • A lista de documentos em causa para o indicador escolhido.

É possível realizar uma tarefa diretamente a partir deste dashboard, por exemplo criar o recibo para o pendente em causa.

Em qualquer momento poderá voltar ao dashboard operacional clicando no ícone Rose no canto superior esquerdo.

Insights

Na área de insights irá receber dicas, dados e estatísticas de negócio para ajudar a controlar a saúde financeira da organização.

Menu 

Para controlar os processos e fluxos de trabalho, a barra esquerda está dividida em três áreas principais:

  1. Visão Global: Ao clicar em Visão Global serão apresentados todos os módulos disponíveis. Desde a contabilidade ao inventário, poderá gerir todos os dados da sua empresa, acompanhado assim a eficácia dos processos de negócio presentes no Rose;
  2. Dashboards: A partir desta opção poderá a qualquer momento consultar os dashboards operacional e de gestão;
  3. Trabalho em curso: Para um acompanhamento real do trabalho em curso, quando não concluir uma tarefa, essa operação será apresentada no menu.

Ações rápidas

Com o objetivo de automatizar as operações repetitivas e aumentar a fluidez dos processos logísticos, as ações rápidas permitem agilizar a criação dos mais diversos documentos.

Pesquisar

Caso não encontre o que procura, poderá utilizar a barra Pesquisar que lhe indica todas ações disponíveis no produto.

Seletor de empresas

A partir do seletor de empresas, poderá alterar a subscrição e a empresa em que pretende trabalhar, existindo para tal dois separadores identificados para a função.

Área pessoal

Todos os utilizadores conseguem aceder a um conjunto de opções relacionadas com o seu perfil através da área pessoal. Nesta área é possível verificar qual o perfil ativo e, caso o utilizador esteja associado a mais que um perfil, mudar de perfil, clicando no campo referente ao perfil ativo.

Além disto, também é possível consultar os utilizadores de cada subscrição e a própria subscrição, bem como aceder ao Help Center, dar feedback e efetuar um pedido de suporte.

Conhecer Perfis

Para garantir a correta utilização de todas as funcionalidades e gerir funcionalmente os fluxos de trabalho, encontram-se disponíveis um conjunto de perfis capazes de satisfazer todas as necessidades organizacionais.

Quando entra pela primeira vez no produto, é atribuído o perfil de Configurador, sendo da sua responsabilidade atribuir os restantes perfis aos utilizadores.

Para saber mais informações sobre como convidar e atribuir perfis, sugere-se a consulta do artigo "Configurações de utilizadores".

Configurador

Funções

  • Configurar o sistema para o correto funcionamento da aplicação;
  • Convidar utilizadores e atribuir perfis;
  • Retirar os perfis atribuídos.

Acessos

  • Gestão de utilizadores e perfis;
  • Configurações de todas as áreas funcionais.

Indicadores disponíveis no dashboard de gestão

  • Utilizadores da subscrição e data de criação;
  • Email e perfil associado a cada utilizador.

Administrador

Funções

  • Executar todas as operações de gestão;
  • Gerir acessos;
  • Configurar o sistema.

Acessos

Tem acesso a todas as áreas funcionais, de configuração e ações rápidas disponíveis na aplicação.

Indicadores disponíveis no dashboard de gestão

  • EBITDA;
  • Margem EBITDA;
  • Custo de Pessoal;
  • FSE;
  • Custos de manutenções gerais;
  • Custos de manutenção de frota automóvel.

Indicadores disponíveis no dashboard operacional

  • Dívida a receber;
  • Responsabilidades;
  • Vendas para ativos;
  • Compras para ativos.

Responsável de Vendas

Funções

  • Garantir que o ciclo de venda ocorra com sucesso;
  • Assegurar as relações com os clientes;
  • Aumentar a carteira comercial da organização.

Acessos

  • Vendas;
  • Inventário;
  • Cobranças;
  • Impostos.

Indicadores disponíveis no dashboard de gestão

  • Volume de vendas;
  • Volume de vendas acumuladas;
  • Taxa de conversão;
  • Taxa de CHURN.

Indicadores disponíveis no dashboard operacional

  • Orçamentos pendentes;
  • Encomendas para expedir;
  • Encomendas para faturar.

Responsável de Compras

Funções

  • Aumentar a carteira comercial da organização;
  • Adquirir produtos e serviços ao preço certo, aos fornecedores corretos na quantidade e prazos esperados;
  • Procurar novas oportunidades de negócio.

Acessos

  • Compras;
  • Inventário;
  • Pagamentos;
  • Impostos.

Indicadores disponíveis no dashboard de gestão

  • Entrega dentro do prazo;
  • Tempo de entrega;
  • Fiabilidade de faturação.

Indicadores disponíveis no dashboard operacional

  • Encomendas a receber;
  • Encomendas para faturar.

Financeiro

Funções

  • Garantir um nível saudável de rácio de capital (ativo/passivo) e um retorno de fundos a prazo;
  • Reduzir os ciclos de cobrança;
  • Gerir convenientemente os ativos por converter em capital;
  • Antecipar riscos que possam influenciar os indicadores de gestão no futuro;
  • Gerir a relação com as entidades bancárias.

Acessos

  • Contabilidade;
  • Ativos;
  • Contas Correntes;
  • Bancos;
  • Impostos.

Indicadores disponíveis no dashboard de gestão

  • EBITDA;
  • Margem EBITDA;
  • Custo de Pessoal;
  • FSE;
  • Custos de manutenções gerais;
  • Custos de manutenção de frota automóvel;
  • Dívida vencida;
  • Prazo médio de recebimento;
  • Prazo médio de pagamentos em dias (PME);
  • Saldo da tesouraria.

Indicadores disponíveis no dashboard operacional

  • Dívidas a receber;
  • Responsabilidades;
  • Vendas para ativos;
  • Compras para ativos.

Gestor Financeiro

Funções

  • Acompanhar todas as transações e processos financeiros da organização;
  • Otimizar a tomada de decisões estratégicas;
  • Projetar resultados futuros.

Acessos

  • Contabilidade;
  • Ativos;
  • Compras
  • Inventário;
  • Vendas;
  • Conta Corrente.

Indicadores disponíveis no dashboard de gestão

  • EBITDA;
  • Margem EBITDA;
  • Custo de Pessoal;
  • FSE;
  • Custos de manutenções gerais;
  • Custos de manutenção de frota automóvel.

Quando é atribuído um novo perfil ou alterado um perfil já atribuído, o utilizador em questão deve reiniciar a aplicação para visualizar as alterações.

Diferenças entre Rose e ERP

O Rose Business Management é uma solução disruptiva na oferta Primavera tanto na tecnologia usada como na experiência de utilização. É, por isso, importante conhecer as principais diferenças entre o ERP Primavera e o Rose:

Empresas

Agilidade: O Rose BM é multiempresa, ou seja, é possível criar na mesma subscrição todas as empresas do grupo. Para utilizá-las, não é necessário sair do produto. Na interface, basta clicar na área Empresas e mudar de empresa.
Nota: É recomendável que numa subscrição apenas coexistam empresas do mesmo grupo empresarial.

Contexto:

  • Em todos os lançamentos, é indicada a empresa onde esta operação foi realizada;
  • Os tipos de documento e diários são independentes por empresa;
  • Nas entidades Contas Bancárias, Caixas e Armazéns é indicada a empresa a que pertencem. Não é possível efetuar lançamentos numa empresa que referencie um elemento que não lhe pertença.

Unificação: As tabelas de artigos e entidades são partilhadas por empresas, sendo possível segmentar por empresa através do conceito de conjuntos.

Plano de Contas

  • Os planos são partilhados entre empresas para permitir que, quando se cria uma conta, esta fica imediatamente disponível para todas as empresas que utilizam o mesmo plano;
  • O plano de contas não é definido por ano. Assim, não é necessário criar contas na criação de exercício ou contas entre exercícios;
  • Não existem contas de terceiros. As contas têm um subtipo que indica no lançamento qual o terceiro e de que tipo. Por exemplo, a 2111 tem o subtipo de cliente, por isso a conta tem de ser movimentada em conjunto com um terceiro;
  • Simplificação do plano de IVA uma vez que as declarações são extraídas diretamente dos códigos de IVA e não dos saldos de conta;
  • Não existem contas do tipo analítica. Estas são substituídas pelas dimensões;
  • Ao contrário do ERP, em que as contas são abstratas, no Rose cada conta está devidamente representada no balanço ou demonstração de resultados.
    Nota: Esta configuração é importante uma vez que determina os indicadores de negócio;
  • Para garantir a consistência entre a contabilidade e os outros módulos, em algumas contas é indicada a conta de lançamento automático para não serem lançadas diretamente no editor de contabilidade.

Dimensões

  • As tabelas de centro de custos, funções e projetos/Elemento PEP são substituídas por dimensões;
  • É possível criar todas as dimensões necessárias e, em cada dimensão, quais os elementos que a compõem (por exemplo: centros da dimensão, centro de custo);
  • Nas configurações da empresa, são indicadas as dimensões a utilizar e a respetiva ordem;
  • Contrariamente ao ERP, não existe uma hierarquia de dimensões. Os valores têm sempre um nº fixo de caracteres, bem como existe um elemento constituído por zeros que indica o valor indeterminado;
  • Nos lançamentos, é indicado o conjunto de dimensões com que o valor respetivo vai ser lançado (que varia de acordo com o que está a ser lançado).

Terceiros

Ao contrário do ERP em que existem tabelas separadas de fornecedores, clientes, etc., no Rose existe uma tabela única de terceiros ou entidades.

Nesta tabela, é indicado o tipo do terceiro perante a organização (cliente, fornecedor, etc), sendo que alguns destes papéis exigem o preenchimento de dados adicionais que estão organizados em diferentes separadores, sobretudo se o mesmo terceiro assumir mais do que um papel ou tipo.

Na criação de terceiros, ao indicar o NIF o sistema automaticamente preenche os dados da entidade (exceto NIF’s referentes a entidades individuais).

Integração na Contabilidade

Ao contrário do ERP, em que o mesmo editor serve para lançar todos os tipos de documentos de um processo, no Rose existem editores separados para que a ligação à contabilidade seja efetuada por configuração e não por tokens, já que o sistema sabe o que está a ser lançado.

A integração é realizada em tempo real e não existem movimentos diferidos como no ERP. Se estiver alguma configuração em falta, será avisado quando está a criar o documento e este não pode ser lançado até ficar corrigido.

Ajuda Integrada

Esta ferramenta de ajuda foi construída com base na estrutura do Rose para que tudo o que veja no produto corresponda ao que procura no Help Center. Neste sentido, os artigos estão organizados para seguir o fluxo do produto e das tarefas, encontrando-se também orientados aos diferentes perfis de utilizador.

Ajuda contextual

Sempre que tiver uma dúvida, através da ajuda de contexto, clique no ícone com ponto de interrogação para aceder rapidamente a um conteúdo relacionado com a tarefa a realizar.

Conceitos e How-To

Todos os módulos são constituídos por um artigo de capa introdutório que, além de sintetizar todo o conteúdo concetual, apresenta as principais funcionalidades e fluxos de trabalho. Os artigos foram desenhados para reunir todo o conhecimento do tema, ou seja, através da barra de conteúdos (no lado direito) pode navegar por todos os assuntos relacionados.

O Help Center dispõe também de um conjunto de FAQS que permitem clarificar dúvidas pontuais, bem como um glossário de negócio, totalmente integrado com os artigos para desmistificar vocabulário e conceitos utilizados.

Conteúdos interativos

Além do conteúdo textual, existe um forte investimento em conteúdos digitais com a produção de vídeos tutoriais how-to, apoiados em sequências de motion graphics que pretendem simplificar os conceitos de negócio.

Para auxiliar as suas tarefas, disponibilizamos ainda checklists com todos os passos necessários para a correta configuração de todas as áreas funcionais do sistema.

Novidades e Release Notes

Todas as alterações realizadas no ROSE são anunciadas na área de novidades, alinhadas com as releases do produto. Conheça também todas as pequenas melhorias e correções na categoria Release Notes e, assim, acompanhe a evolução do produto.

Sugestões

Na PRIMAVERA estamos focados em produzir conteúdos mais simples, atuais e próximos da realidade dos nossos utilizadores, para isso contamos com a sua ajuda. Deixe a sua opinião no feedback no final de cada artigo e sugira melhorias e novos conteúdos na área Sugestões.

Atalhos

No Rose encontram-se disponíveis as seguintes teclas de atalho:

Listas

  • Ctrl+Alt+N - Novo registo;
  • Ctrl+Alt+V - Visualizar registo;
  • Ctrl+Alt+Pg Up - Página anterior;
  • Ctrl+Alt+Pg Down - Próxima página.

Transações

  • Ctrl+Alt+G - Gravar (Ctrl+Alt+S em EN);
  • Ctrl+Alt+R - Repor;
  • Ctrl+Alt+N - Caso esteja em modo de visualização e/ou edição passa para a criação de registo;
  • Ctrl+Alt+E - Caso esteja em modo de visualização passa para a edição de registo.

Grelhas

  • Ctrl+Alt+D - Remover linha (em alternativa poderá utilizar Ctrl+Del);
  • Ctrl+Alt+N - Nova linha (se criar uma linha por engano poderá removê-la clicando na tecla Esc);
  • Ctrl+Alt+Ins - Inserir linha acima;
  • Ctrl+Alt+C - Copiar para o fim;
  • Ctrl+Alt+Pg Up - Página anterior;
  • Ctrl+Alt+Pg Down - Próxima página.

Campos de pesquisa

  • Ctrl+Alt+L - Permite aceder à lista de seleção. Para selecionar uma opção da lista basta selecionar e clicar nas teclas Ctrl+Alt+Enter.

Janelas pop-up

  • Esc - Fechar a janela pop-up, cancelando a operação em curso.

Navegação

  • Utilizar o teclado para navegar no menu;
  • Clicar na tecla ENTER para escolher uma opção;
  • Clicar nas teclas Ctrl+Alt+M para aceder à raiz do menu e este será automaticamente aberto. Se o menu de navegação estiver visível, ao clicar em Ctrl+Alt+M oculta o menu;
  • Clicar nas teclas Ctrl+Alt+Home para aceder ao Dashboard;
  • Clicar nas teclas Ctrl+Alt+F para aceder à Pesquisa. Para apagar texto basta clicar na tecla Esc.

Estas teclas de atalho poderão não funcionar em todos os browsers.

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