Última alteração a 28/09/2023
Na atividade diária das organizações, existem ocasiões em que os colaboradores estão ausentes do local de trabalho durante o horário previsto de execução das suas funções. Estas ausências podem representar faltas, férias ou licenças e, por isso, é importante registar cada tipo de ausência no ROSE.
Deverá garantir que os tipos de ausência foram devidamente criados pelo Configurador.
Registar Ausências
Todas as ausências dos colaboradores devem ser registadas na aplicação uma vez que têm um grande impacto no processamento salarial, atendendo a todas as regras.
O Calendário de Ausências permite de forma ágil e intuitiva registar as ausências tendo como base o calendário aplicável ao colaborador. As ausências marcadas via Calendário assumem automaticamente a percentagem 100%.
Se for necessário registar percentagens diferentes, deverá efetuá-lo manualmente através da opção Ausências.
Para registar uma ausência via calendário ou manualmente, siga os seguintes passos:
Registar Ausências via Calendário
Brevemente disponível
- Aceder a Alterações ao Processamento | Calendário de Ausências;
- Selecionar o Contrato aplicável ao colaborador. O sistema irá apresentar todas as ausências marcadas para o colaborador;
- Indicar o Tipo de Ausência a agendar;
- Clicar em Agendar Ausência para especificar as características da ausência;
- Selecionar a unidade de marcação: Dia, Meio Dia ou Hora;
- Marcar os dias da ausência no calendário;
Nota: Caso pretenda remover um dia assinalado por lapso, basta clicar novamente no dia em questão;
- Clicar em Guardar.
Após esta operação, o Rose irá criar as ausências contendo dias corridos, ou seja, se marcar de quinta a segunda são criadas duas ausências:
- Ausência n.º1: quinta e sexta
- Ausência n.º 2: segunda
Criar Ausências manualmente
- Aceder a Alterações ao Processamento | Ausências;
- Clicar em Criar;
- Selecionar o Contrato pretendido;
Nota: O campo Colaborador é automaticamente preenchido;
- Indicar o Tipo de Ausência;
- No campo Unidade, existem dois tipos de comportamento de acordo com a configuração do tipo de ausência:
- Apenas uma unidade: este campo é automaticamente preenchido se o tipo de ausência estiver configurado para permitir apenas uma unidade (Horas, Dias ou Meios Dias);
- Várias unidades: caso o tipo de ausência esteja configurado para permitir várias unidades, será necessário escolher a unidade de registo da ausência. Se estiver configurado em Dias ou se a unidade selecionada no registo for Dias, por predefinição o campo Percentagem é preenchido com o valor 100,00%, no entanto, poderá alterá-lo;
- Definir a Data Inicial e a Data final da ausência e a respetiva Duração em função da unidade indicada;
- Indicar Observações relativas à ausência (opcional);
- Associar o(s) documento(s) justificativo(s) da ausência para posterior consulta através do botão Anexos;
- Por fim, clicar em Guardar e Novo.
Regras
Uma das características das ausências é a unidade de registo, ou seja, se a ausência representa dias, horas ou meios dias. Estas unidades têm diferentes comportamentos (ver abaixo), contudo existem regras aplicáveis a todas as unidades, nomeadamente:
- Na data inicial é sugerida a data atual. No entanto, poderá alterá-la;
- O período da ausência tem de estar inserido dentro do período de contrato;
- Depois de registar uma ausência, não é possível alterar o tipo de ausência associado;
- Os tipos de contas de benefício podem ser movimentados por ausências e, por isso, poderá associar tipos de ausência aos tipos de Conta de Benefício. Quando tal se verifica, só é possível marcar esse tipo de ausência se no contrato estiver associada a respetiva conta de benefício, caso contrário, não é possível registar a ausência.
Como referido anteriormente, existem comportamentos diferentes no registo das ausências de acordo com a unidade selecionada:
Registo da ausência em horas
- É possível indicar a duração que deverá corresponder ao n.º de horas da ausência ocorridas nesse dia (o registo de ausência em horas é efetuado dia a dia). Neste caso, a data final da ausência é sempre igual à data inicial, só podendo ser registadas as horas de ausência em cada dia de forma isolada;
- O número de horas indicadas no campo Duração não poderá exceder o n.º de horas de trabalho previstas para esse dia, de acordo com o que está definido no horário associado ao contrato;
- Podem existir várias ausências em horas no mesmo dia, desde que em conjunto não excedam as horas de trabalho previstas para esse dia;
- Não é possível marcar ausências de horas em dias de inatividade. Entende-se por dias de inatividade aqueles em que não está previsto que o colaborador trabalhe de acordo com o que está definido no horário associado ao contrato, como por exemplo, num horário em que não trabalha aos sábados, domingos e feriados, não é possível registar ausências nesses dias.
Registo da ausência em dias
- É indicada a data inicial e final e o campo Duração é preenchido automaticamente com o valor da diferença entre ambas as datas;
- Poderá indicar uma percentagem para ser aplicada ao registo das ausências. Esta percentagem tem de ser superior a zero e não pode exceder 100%. As casas decimais definidas estão limitadas a três casas decimais;
- Para o mesmo dia, é possível lançar várias ausências em percentagem desde que a soma das diferentes ausências não exceda os 100%;
- É possível registar ausências em dias em qualquer dia do calendário, incluindo os dias de inatividade.
Registo da ausência em meios dias
- Apenas poderá registar uma ausência num dia de cada vez, devendo indicar o dia pretendido no campo Data Inicial. O campo Data Final é preenchido com a mesma data e não é possível editá-lo;
- Em cada dia, apenas podem ser registadas 2 ausências de meios dias, uma vez que a soma totaliza o número total de horas previstas de trabalho. Só poderá marcar um meio dia de cada vez;
- No campo Duração, será apresentada metade das horas previstas de trabalho nesse dia em função do horário associado ao contrato. Este campo não é editável;
- Não é possível marcar ausências de meios dias em dias de inatividade.
Definir Limites nas Ausências
Brevemente Disponível
É possível definir um limite máximo de duração possível em cada ano civil no registo de ausências. Esta configuração é realizada por Tipo de Ausência e é aplicada a cada contrato durante um ano.
Para definir limites, terá de garantir que no Tipo de Ausência a opção Tem Limite Anual está ativa e com o valor respetivo. Se este estiver definido como zero, não poderá lançar ausências para este tipo.
Sempre que registar ausências, o sistema valida se o limite definido para o tipo de ausência foi ou será ultrapassado com essa ausência no ano civil em curso para aquele contrato. Se tal se verificar, não poderá concluir o registo da ausência. Esta validação também se aplica na importação de ausências.
Marcar Férias através do Calendário
Para agilizar o registo e consulta de férias dos colaboradores, poderá registar férias diretamente no calendário.
Nota: Para utilizar o calendário, deverá garantir está devidamente configurado nos parâmetros de salários da empresa.
No ROSE, as férias traduzem-se em ausências, ou seja, ao marcar férias pelo calendário o sistema irá lançá-las através de ausências do tipo “FS200” para as considerar no processamento salarial. De salientar que as ausências de férias registadas em percentagem através da opção Ausências são contabilizadas, mas não são apresentadas no calendário de férias.
Para registar férias num determinado contrato, é necessário garantir que a Conta de Benefício de férias:
- está associada ao contrato, nomeadamente, a CS001;
- tem dias de férias por gozar (valor a crédito).
Para marcar férias através do calendário, siga os seguintes passos:
- Aceder a Alterações ao Processamento | Calendário de Férias;
- Selecionar o Estabelecimento e o Contrato em que pretende marcar férias;
- Validar o ano selecionado;
- Clicar em Editar;
- O sistema apresenta os dias de férias já marcados a azul e, no canto superior direito, é possível consultar o n.º de dias marcados e n.º total de dias de férias;
- Selecionar a opção Dia ou Meio dia, de acordo com o pretendido;
- Marcar no calendário os dias pretendidos. Caso seja selecionado um dia já marcado, a aplicação sobrepõe a nova marcação à que existia anteriormente;
- Por fim, clicar em Guardar.
Ao marcar/desmarcar férias, o número de dias de férias já agendados (canto superior direito) é atualizado e é simultaneamente validado se está a cumprir o número de dias totais de direito (crédito).
Quando marca férias através do calendário e define um intervalo de férias em que estão incluídos dias de inatividade, as respetivas ausências serão registadas apenas para os dias trabalháveis de acordo com o horário. São excluídos desta forma os dias de inatividade.
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