Declaração de Remunerações
A entrega da Declaração de Remunerações (DRi) à Seg. Social é obrigatória para todas as entidades empregadoras. Nesta declaração, deverá constar para cada trabalhador os valores das remunerações sujeitas ao desconto de Segurança Social, o tempo de trabalho e a taxa contributiva aplicável. Esta Declaração deve ser entregue até ao dia 10 (ou 1.º dia útil seguinte) do mês seguinte àquele a que respeita. No ROSE estão disponíveis várias operações que permitem a integração com a Seg. Social para simplificar os processos e garantir uma ligação direta entre esta entidade e as empresas. Por isso, é possível gerar a DRi e submetê-la diretamente na Plataforma de Interoperabilidade.
Gerar DRi
É possível gerar automaticamente a DRi através da funcionalidade Fecho do Período ou de forma manual. Contudo, para que a DRi seja gerada com sucesso, deverá garantir as seguintes configurações:
- Nos Parâmetros de Salários, deverá garantir que a opção Segurança Social está selecionada no campo Entidade;
- Na configuração das deduções que suportam a quotização e contribuição para a Seg. Social, deverá associar a entidade Segurança Social e associar a tag DRi;
- As deduções relativas à Seg. Social (IRS) terão de constar nas Naturezas da Remuneração sobre a qual irá incidir esta dedução;
- Todas as folhas de pagamento relativas ao período de geração da DRi têm de estar no estado Integrado;
- Para que as remunerações sejam corretamente identificadas na DRi, é necessário que a Natureza a que estão associadas tenha os códigos definidos pela Segurança Social (ver mais informações).
Nota: Em cada período só poderá existir uma Declaração de Remunerações.
Para gerar a DRi de forma manual, siga os seguintes passos:
- Aceder a Relatórios Oficiais | DRi;
- Clicar em Criar;
- No campo Período, selecionar o mês e o ano para o qual se pretende gerar a DRi;
- Adicionar uma Descrição;
- Clicar em Guardar.
A DRi será criada com base em todos os processamentos incluídos em Folhas de pagamento que estejam no estado Integrado no período indicado. Após gerar, a declaração fica no estado Processado.
Após existir uma DRi criada para um determinado período, deixa de ser possível criar Folhas de Pagamento para esse período. Assim, se pretender alterar ou corrigir algum pagamento do período em causa, deverá previamente eliminar todas as declarações oficiais desse período e voltar a gerá-las. Se a declaração foi gerada automaticamente, é também necessário eliminar o fecho do período.
Declarar dias trabalhados e valores anteriores
De acordo com as instruções de preenchimento da DRi e regras da Segurança Social, em algumas situações é necessário determinar os dias trabalhados para algumas Naturezas, bem como declarar a remuneração em declaração autónoma.
Declarar tempos de trabalho
De acordo com as instruções de preenchimento da DRi, para algumas Naturezas é necessário determinar os Dias trabalhados.
O artigo 16.º do Decreto Regulamentar n.º 1-A/2011, que regulamenta o Código dos Regimes Contributivos do Sistema Previdencial de Seg. Social, prevê que:
- Os tempos de trabalho são declarados em dias, independentemente de a atividade ser prestada a tempo completo ou a tempo parcial;
- Nos casos em que a atividade corresponda a um mínimo de seis horas de trabalho diário e se reporte a todos os dias do mês, o tempo declarado corresponde a 30 dias;
- Nas situações de início, interrupção, suspensão ou cessação de contrato de trabalho a tempo completo, é declarado o número efetivo de dias de trabalho prestado a que correspondeu a remuneração;
- Nas situações de trabalho a tempo parcial, de contrato de curta duração e de contrato intermitente com prestação horária de trabalho, é declarado um dia de trabalho por cada conjunto de seis horas;
- Nos casos em que o número de horas de trabalho, excedente de múltiplos de seis, for igual a três ou inferior, é declarado meio dia de trabalho e, nos restantes casos, mais um dia, com o limite máximo de 30 dias em cada mês.
O guia prático de entrega e rejeição da Declaração de Remunerações [DR] da Segurança Social refere que os tempos de trabalho são sempre declarados em dias quer a atividade seja prestada a tempo parcial ou a tempo completo, de acordo com a tabela seguinte:
Assim, nos contratos a tempo completo (Regime de Duração do Trabalho), para o preenchimento do número de dias trabalhados é utilizada a variável do Processamento Dias Trabalhados na área Trabalho (Mês de 30 dias).
Já nos contratos a tempo parcial a regra de preenchimento do número de dias trabalhado depende do número de horas diárias trabalhadas:
- inferior a 6 horas: o n.º de dias trabalhados a declarar serão apurados de acordo com a regra de 1 dia por cada 6 horas de trabalho e, no caso de o n.º de horas ser excedente de múltiplos de 6, acrescerá meio-dia por um excedente igual ou inferior a 3 e 1 dia por um excedente superior a 3, sendo que nunca poderão ser declarados mais do que 30 dias. A regra usada é o n.º de horas trabalhadas no período/6;
- igual ou superior a 6 horas: é utilizada a variável do Processamento Dias Trabalhados na área Trabalho (Mês de 30 dias), tal como acontece no tempo completo.
Nota: Para enquadrar estas regras, é apurado o n.º de horas diárias trabalhadas através da variável dias trabalháveis / horas trabalháveis no período a que se reporta a DRi.
Nas naturezas 2 e I, os dias trabalhados são determinados pela quantidade associada à remuneração aquando do processamento.
A Natureza das remunerações na DRi é preenchida em função da natureza associada a cada remuneração. Esta natureza será assumida em qualquer tipo de processamento, com exceção dos seguintes casos:
- Se a natureza for do tipo R e a remuneração for calculada num processamento Extra (antecipado ou posterior), então a natureza passará a ser X;
- Se a natureza for do tipo P e a remuneração for calculada num processamento de Retroativo sem que existam ausências associadas, será considerada com o tipo 6 uma vez que está subentendido que se trata de um acerto de remuneração. Se for um processamento de Retroativo com ausência associada, assumirá natureza P com o sinal a negativo.
Declaração autónoma
De acordo com as regras da Segurança Social, em determinadas situações é necessário declarar a remuneração em declaração autónoma, designadamente se:
- os valores das remunerações forem relativos a períodos anteriores em 2 meses (ou mais) ao período atual. Esta regra não se aplica se a natureza da remuneração for 6, B ou O;
- os valores das remunerações forem de naturezas P, A, M, R, S, T, X, F, N e 2, se referirem ao período imediatamente anterior ao atual e se, nesse período, não existirem remunerações com a mesma natureza daquela que pretende declarar.
Editar DRi
Em Relatórios Oficiais | Dri, é possível consultar e/ou editar as declarações criadas anteriormente. Ao editar a DRi, é apresentada a seguinte informação:
- Dados da declaração: período a que se refere, descrição (se tiver sido atribuída) e estado;
- Área de Resumo totais de quotizações e contribuições por estabelecimento/Taxa: para cada estabelecimento, poderá consultar o total de remunerações, taxa e total de contribuições. Também é apresentada a diferença entre o cálculo das contribuições para a Segurança Social e a soma de todas as contribuições calculadas em cada processamento correspondente às diferenças por arredondamento;
- Área de detalhe das Remunerações: são discriminadas para cada colaborador os valores das remunerações agrupados por Natureza, o período a que se referem, a taxa contributiva, os dias trabalhados e se é declarada em declaração autónoma.
Ao editar a Declaração, é possível alterar os dados ou adicionar linhas, que ficarão assinaladas como Modificadas para se diferenciaram das linhas criadas pelo sistema.
Para cada linha, existe a opção Detalhe que permite aceder à informação sobre os processamentos que contribuíram para os valores apresentados nessa linha. Com esta informação, é possível aceder rapidamente aos processamentos que originaram esse valor e validar os valores apresentados.
Nas linhas de sistema, não é possível alterar o campo relativo ao colaborador. Apenas o poderá fazer nas linhas copiadas ou introduzidas manualmente.
O campo Modificado, disponível na grelha, fica automaticamente ativo se a linha for introduzida manualmente ou copiada a partir de uma linha de sistema. Neste caso, não é possível consultar o detalhe nas linhas. Quando é alterado qualquer campo numa linha de sistema, esta fica também marcada como modificada, no entanto poderá consultar o detalhe.
Submeter DRi automaticamente
Para agilizar e simplificar a entrega mensal da DRi, poderá submetê-la automaticamente a partir do ROSE. Para tal, é necessário aderir à Plataforma de Interoperabilidade na página da Seg. Social Direta.
Esta plataforma é um serviço disponibilizado pelo Instituto de Informática que permite a ligação direta e segura de comunicação de dados e informações entre sistemas informáticos de forma transparente e simplificada (ver mais informações).
Para submeter automaticamente a DRi, siga as seguintes etapas:
Etapa 1: Configurar acesso à Plataforma de Interoperabilidade
A submissão mensal da DRi à Seg. Social e sua substituição nas situações em que, após submissão, foi rejeitada pressupõem a ligação entre a área de Payroll e a Plataforma de Interoperabilidade. Para tal, é necessário:
Registar a empresa na Seg. Social Direta
Para utilizar este automatismo, deverá primeiramente garantir que a empresa está registada na Seg. Social Direta.
Aderir à Plataforma de Interoperabilidade
Antes de utilizar estes serviços, é necessário aderir a esta plataforma na página da Seg. Social Direta. De salientar que os dados de acesso tanto à plataforma e aos respetivos serviços como às operações disponíveis no ROSE são o NISS da empresa e a palavra-passe usada para as comunicações com a Seg. Social.
Indicar dados de acesso no ROSE
- Aceder a Sistema | Configurar Empresas | Parâmetros Específicos PT;
- Editar a(s) empresa(s) pretendida(s);
- Na área Entidade Seg. Social, indicar a palavra-passe indicada na Seg. Social Direta no campo Acesso à Plataforma Interoperabilidade;
Nota: Por questões de segurança, a palavra-passe será encriptada e utilizada nas comunicações com a plataforma; - Aceder a Sistema | Configurar Empresas | Estabelecimentos;
- No estabelecimento identificado como Sede, validar que o campo NISS está preenchido;
- Por fim, clicar em Guardar.
Nota: Caso altere a palavra-passe na Seg. Social Direta, deverá também alterar no ROSE.
Etapa 2: Submeter DRi
Após garantir os pontos anteriores, deverá gerar a DRi de forma manual ou automaticamente através do processo de Fecho de Período. De seguida, deverá aceder a Declarações Oficiais | DRi, editar a declaração pretendida e clicar em Submeter. O sistema irá:
- Validar se as credenciais de acesso à Plataforma de Interoperabilidade estão preenchidas e se são válidas;
- Gerar o ficheiro da DRi e enviá-lo automaticamente à Seg. Social através da Plataforma de Interoperabilidade;
- Alterar o estado da DRi para Em Validação. Enquanto a declaração estiver neste estado, não é possível editá-la, revertê-la ou removê-la.
A Seg. Social irá validar a declaração para verificar se existem erros nas informações comunicadas. Após esta validação, o ROSE irá alterar o estado da declaração consoante o resultado da Seg. Social:
- Se não existirem erros, a declaração passa automaticamente para o estado Entregue e foi considerada como Aceite. Neste caso, esta operação deixa de ser apresentada nas tarefas pendentes no dashboard operacional;
- Caso existam erros, a DRI passa para o estado Processado e é considerada como Rejeitada, sendo anexado um relatório de erros identificados pela Seg. Social. Deverá corrigi-los e voltar a submeter o ficheiro clicando em Submeter. Sempre que tentar editar a declaração será avisado que esta não foi submetida com sucesso.
Depois de submeter a DRi, não a poderá remover. Caso pretenda efetuar alguma alteração ou incluir mais folhas de pagamento, poderá clicar em Reverter até que a DRi volte ao estado Novo. Só neste estado é que poderá processar novamente a DRi.
Submeter DRi de forma manual
Caso não pretenda utilizar a integração com a Plataforma de Interoperabilidade, poderá submeter a DRi de forma manual (ver infografia). Desta forma, terá de descarregar o ficheiro e submetê-lo no portal da Seg. Social Direta.
Assim, após gerar a declaração, siga os seguintes passos:
- Aceder a Declarações Oficiais | DRi;
- Selecionar a declaração pretendida e, no canto inferior esquerdo, clicar na opção “…”;
- Clicar na opção Transferir;
- Após descarregar o ficheiro, deverá submetê-lo no portal da Seg. Social Direta;
- Deverá aguardar pela confirmação da Seg. Social que irá analisar se existem erros na declaração. Caso não existam, irá colocar a DRi no estado Aceite.
- No ROSE, em Declarações Oficiais | DRi selecionar a declaração submetida anteriormente;
- Clicar na opção Marcar como enviado.
Posteriormente, a DRI passa para o estado Enviado e a tarefa relacionada com a entrega da declaração desse período deixa de ser apresentada no dashboard operacional.
Estados da DRi
Após criar a DRi, seja de forma manual ou automaticamente, esta irá passar por diversos estados (ver infografia):
Conheça de seguida todas as características dos estados que a DRi pode assumir:
Processado
A DRi passa para o estado Processado:
- imediatamente a seguir à sua criação, seja de forma manual ou automaticamente através da operação Fecho de Período;
- quando, após ter submetido automaticamente a DRi, a mesma tenha sido Rejeitada pela Seg. Social;
- depois de clicar na opção Reverter quando a DRI estava no estado Enviado. Ao realizar esta opção, volta a ficar pendente no dashboard operacional a tarefa de entrega da DRi.
Quando está neste estado, é possível:
- transferir o ficheiro da DRi e, posteriormente, marcá-lo como Enviado caso o tenha submetido manualmente no portal da Seg. Social Direta;
- submeter automaticamente a DRi via Plataforma de Interoperabilidade ou substitui-la caso seja rejeitada pela Seg. Social;
- reverter a DRi para o estado Novo. Neste caso, o sistema mantém o cabeçalho da DRi e elimina todas as linhas para ser possível, por exemplo, efetuar alterações ao processamento e/ou incluir outras Folhas de Pagamento.
Novo
A DRi passa para este estado após clicar na opção Reverter quando a declaração estava no estado Processado. Neste cenário, o sistema irá manter o cabeçalho da DRi e eliminar as linhas para permitir, por exemplo efetuar alterações ao processamento e/ou incluir outras Folhas de Pagamento.
Posteriormente, deverá clicar na opção Processar para passar para o nível seguinte.
Enviado
A DRi passa para este estado depois de clicar na opção Marcar como Enviado nos cenários em que a declaração é submetida manualmente no portal e validada pela Seg. Social.
Quando a DRi quando está neste estado, não é possível:
- reverter o estado;
- alterar os dados da DRi para garantir a integridade entre a informação enviada à Seg. Social e a do ROSE.
No entanto, caso seja necessário alterar a declaração e reenviá-la, está disponível a opção Reverter que permite efetuar as alterações necessárias e voltar a processá-la. De salientar que esta opção só está disponível se o estado da DRi for Processado ou Enviado e se a mesma não tiver sido integrada na Contabilidade. Caso já tenha sido, deverá eliminar a integração e de seguida reverter a declaração.
Com a DRi neste estado, não está disponível a opção Submeter.
Em validação
A DRi passa para este estado após clicar na opção Submeter. Após esta operação, a DRi estará pendente de validação pela Seg. Social.
Até a Seg. Social validar, o ROSE irá periodicamente e automaticamente verificar o estado da DRi (ou seja, se a Seg. Social já a validou ou não) até receber a resposta oficial. Cada tentativa sem sucesso fica registada nas mensagens de sistema.
Entregue
A DRi passa para este estado quando, após a submissão ou substituição automática da declaração através da opção Submeter, a mesma passou nas validações da Seg. Social e foi considerada “Aceite”.
Neste caso, esta tarefa deixa de ser apresentada no dashboard operacional.
Estando a declaração entregue, não é possível voltar a submetê-la nem utilizar a opção Marcar como enviado.
Integrado
A DRi passa para este estado após clicar na opção Integrar disponível na DRi.
Esta opção permite integrar as diferenças de arredondamento existentes entre os valores reportados no ficheiro da DRi e os valores da(s) Folha(s) de Pagamento incluídas.
Deverá ter atenção que a opção Reverter só está disponível quando a DRi está no estado Processado ou Enviado. Apenas poderá eliminá-la se esta estiver nos estados Novo e/ou Processado e ainda não tiver sido submetida.
Só é possível criar/editar a folha de pagamento de um período se a DRi estiver no estado Novo.