Recibos do Colaborador
Um recibo de vencimento é um documento obrigatório que deve ser gerado mensalmente pela entidade patronal, com todas as informações relativas ao salário, horas trabalhadas e descontos da Segurança Social e do IRS. No ROSE, os recibos são gerados com base nas folhas de pagamento.
Enviar Recibos por Email
Para rentabilizar tarefas e agilizar as dinâmicas de recursos humanos, poderá enviar os recibos de vencimento por email. Desta forma, os colaboradores recebem no seu email um link para realizar o download do recibo, otimizando o tempo despendido nesta operação.
De salientar que os emails devem estar devidamente indicados nas fichas dos colaboradores.
No ROSE, é possível enviar recibos por email de duas formas:
- Enviar de forma individual em Salários | Recibos do Colaborador. Para tal, basta selecionar o recibo pretendido e clicar em Enviar;
- Enviar em lote através da opção Enviar recibos disponível na respetiva folha de pagamento. Neste caso, os recibos são enviados para todos os colaboradores cujo contrato está incluído na folha de pagamento em questão.
A partir da folha de pagamento, poderá ainda:
- Transferir todos os recibos integrados num único ficheiro;
- Transferir em formato comprimido: os recibos serão transferidos de forma individual numa pasta comprimida.
Estas opções estão disponíveis nas operações de contexto da folha de pagamento.
Caso envie os recibos por email, poderá ainda personalizar o template em Configurar Sistema | Email (ver artigo).
Incluir Quantidade e Valor Unitário
Para detalhar a informação salarial e facilitar a compreensão dos valores constantes no recibo, é possível discriminar a quantidade e o valor unitário das remunerações. Desta forma, no recibo serão preenchidas as colunas "Quantidade" e "Valor Unitário" na área das remunerações.
Para tal, deverá garantir que a opção Incluir Qtd. e Valor Unit. no Recibo está ativa nas remunerações pretendidas. Por predefinição, as remunerações unitárias disponibilizadas de base já têm esta opção ativa.
Atualizar Descrições e Templates
Nos recibos, existe um conjunto de dados sem histórico que podem ser alterados a qualquer momento uma vez que não tem impacto na criação da folha de pagamento, por exemplo os dados do colaborador e/ou da empresa, descrições das remunerações, deduções, ausências e formas de pagamento incluídas no recibo.
No Rose, pode alterar esses dados e refleti-los automaticamente nos recibos já emitidos através da opção Atualizar, disponível nas opções de contexto da barra de ferramentas da Folha de Pagamento.
Por exemplo, já gerou a Folha de Pagamentos deste mês mas ainda não tinha atualizado o template com o novo logótipo da organização. Neste caso, basta efetuar essa alteração nos modelos de recibo e, de seguida, clicar na opção Atualizar da folha de pagamento em causa.
Assim, não precisa de gerar novamente a Folha de Pagamento para retificar este tipo de dados.
De salientar que ao clicar nessa opção será apresentada uma mensagem de confirmação uma vez que serão atualizados todos os dados sem histórico incluídos no recibo.
Consultar e Imprimir Recibos
É possível a qualquer momento consultar os recibos emitidos em Salários | Recibos do Colaborador e, caso seja necessário, imprimi-los.
O sistema apresenta as informações de cada recibo de forma resumida. No entanto, se pretender analisar individualmente cada documento, basta clicar no código do recibo.
Além disso, caso pretenda imprimir o(s) recibo(s), poderá escolher a opção Recibo Detalhado que apresenta notas explicativas do processamento. Se pretender exportar todos os recibos, poderá fazê-lo através da opção Exportar lista para CSV disponível nas operações de contexto.
Poderá ainda imprimir o recibo em duplicado, ou seja, na mesma folha A4 são replicados 2 recibos para que um seja entregue ao colaborador e o outro arquivado na empresa. Para tal, deverá garantir que a opção Impressão de Recibos em Duplicado está ativa em Sistema | Configurar Empresas | Parâmetros de Salários (ver artigo).
Nota: Esta opção apenas está disponível para os perfis de Administrador e Configurador.
O recibo é processado e guardado no idioma da empresa.
Eliminar Recibos
Por vezes, podem existir determinadas situações em que seja necessário eliminar o(s) recibo(s) de vencimento, por exemplo quando este não contempla todas as remunerações auferidas pelo colaborador. Contudo, deverá ter em atenção que não é possível eliminar um recibo se:
- a Folha de Pagamento a que o recibo está associado estiver no estado Integrado. Apenas poderá removê-lo se esta estiver no estado Pendente;
- os valores estiverem incluídos num ficheiro bancário;
- existirem para o mesmo contrato recibo(s) de período(s) posterior(es).
Para remover um recibo, basta aceder a Salários | Recibos do colaborador, selecionar o recibo pretendido e clicar em Eliminar. Ao remover um recibo incluído numa Folha de Pagamento, serão consequentemente atualizados os totais dessa Folha.