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Configurações de Sistema

Última alteração a 22/09/2022
Este artigo é aplicável a:
Administrador
Resp. de Vendas
Resp. de Compras
Financeiro
Técnico de RH
Configurador

É possível realizar um conjunto de operações relacionadas com os dados da organização, nomeadamente, criar séries para todos os documentos, estabelecer as preferências da empresa ao nível dos contactos e da comunicação externa.

Criar Séries

As séries são importantes para identificar diferentes tipos de documentos emitidos em diferentes períodos. Além disso, é útil criar séries diferentes para distinguir documentos semelhantes relativamente aos impostos aplicados, fluxos e contas de caixa e bancos.

Para criar uma série apenas é necessário utilizar o assistente de criação de séries. Uma vez criada, a mesma série pode ser associada a vários tipos de documentos.

Para criar uma série, siga os seguintes passos:

  1. Aceder a Configurar Sistema | Série;
  2. Clicar em Criar;
  3. Preencher os campos obrigatórios;
    Nota: Por predefinição, o intervalo de datas apresentado corresponde ao período do exercício;
  4. Clicar em Guardar e Novo.

Uma vez terminado este processo, deve associar a série aos documentos pretendidos.

Exemplo – Associar a uma fatura

O processo de associação é idêntico para os diferentes documentos, apenas varia a área da aplicação a partir da qual poderá fazer a associação ao tipo de documento (Compras, Vendas, etc.). Por exemplo, para associar uma série a uma fatura, siga os seguintes passos:

  1. Aceda a Compras | Configuração | Tipos de Fatura;
  2. Selecione o tipo de fatura e clique em Editar;
  3. Na área Série adicione a série pretendida e preencha os restantes dados;
  4. Por fim, clique em Guardar.

Criar Câmbios

O Rose é um sistema que suporta multimoeda, ou seja, é possível criar transações em qualquer uma das moedas definidas em Configurar Sistema | Moedas. Para tal, deverá gravar todos os valores monetários quer na moeda original como na moeda da empresa.

Nota: A moeda da empresa é definida em Configurar Empresas | Empresas.

Além disto, é também necessário definir a equivalência ou conversão entre os pares definidos pela moeda da transação e pela moeda da empresa na tabela de câmbios.

Para definir um novo câmbio, siga os seguintes passos:

  1. Aceder a Configurar Sistema | Moedas | Taxas de Câmbio;
  2. Clicar em Criar;
  3. Indicar a validade do câmbio no campo Válido De;
  4. Preencher as colunas "Moeda de Origem", "Moeda de Destino" e "Fator de Conversão";
  5. Clicar em Guardar e Novo.

O sistema cria automaticamente a equivalência inversa.

Configurar Sequências 

No ROSE, é possível configurar as sequências numéricas na importação de entidades/artigos para que estas iniciem num valor específico. Também poderá personalizar as sequências nas novas subscrições para transferir entidades e artigos.

Configurar sequências em importações

Para configurar sequências em importações, siga os seguintes passos:

Configurar sequências em entidades

  1. Aceder a Configurar Sistema | Sequências;
  2. Clicar em Criar;
  3. Preencher os campos obrigatórios com a seguinte informação:
    - Sequência: Clientessalfanum;
    - Entidade: PARTIES.BUSINESSCORE;
    - Descrição: Sequencia p/cód. entidade;
    - Atributo da entidade: PARTIES.BUSINESSCORE.PARTYKEY.
  4. Selecionar a checkbox Predefinição?;
  5. Na área Segmentos, clicar em +;
  6. No campo Tipo de segmento, selecionar a opção Número Sequencial;
  7. No campo Número Menor, indicar o número em que pretende começar a sequência, por exemplo 0007;
  8. No campo N.º de dígitos fixos, indicar quantos dígitos compõem a sequência (por exemplo, se indicar 4 dígitos serão gerados códigos seguidos de 0001 a 9999);
  9. Por fim, clicar em Guardar.

Para validar a aplicabilidade do código, com os perfis de Administrador, Responsável de Compras e Responsável de Vendas poderá aceder a Vendas | Clientes ou Compras | Fornecedores e, ao criar a entidade, será apresentada no campo Entidade a sequência pretendida.

De referir que se colocar uma sequência como 0001, o número de clientes só irá até ao limite de 9999.

Configurar sequências nos artigos

  1. Aceder a Configuração Sistema Sequências;
  2. Clicar em Criar;
  3. Preencher os campos obrigatórios com a seguinte informação:
    - Sequência: Artigosalfanum;
    - Entidade: ITEMS.BUSINESSCORE;
    - Descrição: Artigos alfanuméricos;
    - Atributo da entidade: ITEMS.BUSINESSCORE.ITEMKEY;
  4. Selecionar a checkbox Predefinição?;
  5. Em Segmentos clicar em +;
  6. No campo Tipo de Segmento selecionar a opção Texto;
    Nota: O campo Comprimento fica automaticamente preenchido com o valor 20;
  7. Se pretender que certos caracteres apareçam em todas as sequências, indique-o no campo Texto Permanente;
  8. Por fim, clicar em Guardar.

Para validar a aplicabilidade do código, com os perfis de Administrador, Responsável de Compras e Responsável de Vendas poderá aceder a Vendas | Artigos de Vendas ou Compras | Artigos de Compras e, ao criar a entidade, será apresentada no campo Entidade a sequência pretendida.

De referir que se colocar uma sequência como 0001, o número de clientes só irá até ao limite de 9999.

Configurar sequências nas novas subscrições

Para configurar sequências nas novas subscrições, siga os seguintes passos:

Configurar código livre/alfanumérico para entidades

  1. Aceder a Configurar Sistema | Sequências;
  2. Clicar em Criar;
  3. Preencher os campos obrigatórios com a seguinte informação:
    - Sequência: Clientessalfanum;
    - Entidade: PARTIES.BUSINESSCORE;
    - Descrição: Clientes alfanuméricos;
    - Atributo da Entidade: PARTIES.BUSINESSCORE.PARTYKEY.
  4. Selecionar a checkbox Predefinição?;
  5. Na área Segmentos, clicar em +;
  6. No campo Tipo de Segmento, selecionar a opção Texto;
    Nota: O campo Texto Permanente é automaticamente preenchido, assim como o campo Comprimento que fica automaticamente preenchido com o valor 20;
  7. Por fim, clicar em Guardar.

Para validar a aplicabilidade do código, com os perfis de Administrador, Responsável de Compras ou Responsável de Vendas poderá aceder a Vendas | Clientes ou Compras | Fornecedores e, ao criar a entidade, poderá editar o campo Entidade.

Configurar código livre/alfanumérico para artigos

  1. Aceder a Configurar Sistema | Sequências;
  2. Clicar em Criar;
  3. Preencher os campos obrigatórios com a seguinte informação:
    - Sequência: Artigosalfanum;
    - Entidade: ITEMS.BUSINESSCORE;
    - Descrição: Artigos alfanuméricos;
    - Atributo da entidade: ITEMS.BUSINESSCORE.ITEMKEY;
  4. Selecionar a checkbox correspondente ao campo Predefinição?;
  5. Em Segmentos, clicar em +;
  6. No campo Tipo de Segmento, selecionar a opção Texto;
    Nota: O campo Comprimento fica automaticamente preenchido com o valor 20;
  7. Se pretender que determinados caracteres apareçam em todas as sequências, indique-o no campo Texto Permanente;
  8. Por fim, clicar em Guardar.

Para validar a aplicabilidade do código, com os perfis de Administrador, Responsável de Compras ou Responsável de Vendas poderá aceder a Vendas | Artigos de Vendas ou Compras | Artigo de Compras e, ao criar a entidade, poderá editar o campo Entidade.

Configurar e Associar Modelos de Impressão

Através da personalização de documentos, é possível transmitir a personalidade e os valores de uma determinada marca. Num mercado altamente competitivo, configurar os modelos de impressão e modelos de envio de documentos, assim como definir um logótipo nas faturas podem representar uma imagem de profissionalismo e credibilidade.

Configurar modelos de impressão

Encontram-se disponíveis 4 modelos predefinidos disponíveis para impressão:

  • Document template: para documentos em formato A4;
  • List template: para listas;
  • Slip template: para documentos em formato de talão (A6);
  • Slip template with shipping details: para documentos em formato de talão (A6) com detalhes do transporte.

Os modelos de impressão disponibilizados podem ser configurados de forma simples e intuitiva. Para tal, deverá aceder a Configurar Sistema | Preferência de Reporting | Modelos, selecionar o modelo pretendido e clicar em Ver.

Será remetido para o ecrã de edição do modelo que é constituído por 6 separadores que variam consoante o tipo de modelo selecionado. Este possui também uma área na qual poderá visualizar as alterações efetuadas ao modelo:

1. Aspeto: Nesta secção, podem ser configuradas as margens do modelo, assim como definir uma imagem a utilizar como logótipo no documento, o seu tamanho e a sua posição. Poderá carregar uma nova imagem ou selecionar a checkbox Usar logo da empresa, se já tiver definido um logótipo na ficha da empresa em Configurações | Empresas.
Nota: As dimensões máximas para o logo são 640px de largura e 480px de altura. A imagem carregada não deve ultrapassar os 5 MB.

2. Cabeçalho: Neste separador são efetuadas as definições relativas ao cabeçalho do documento no que se refere às suas margens, tamanho, cor e tipo de letra.

3. Detalhes: Aqui são definidas as configurações para o corpo do documento. Podem também ser definidas a margem superior, tamanho, cor e tipo de letra, bem como o alinhamento do texto.

4. Rodapé: Neste separador, é possível definir os textos a apresentar na primeira e segunda linhas de rodapé, assim como o seu alinhamento. De referir que poderá utilizar o rodapé para dar instruções de pagamento aos clientes, como por exemplo o número de IBAN da empresa.

5. Rodapé da Página: é possível definir imagens fixas ou temporárias para que sejam impressas nos documentos. Por exemplo, quando existem campanhas promocionais, pode adicionar uma imagem ao rodapé e definir a periocidade de impressão para incluir uma mensagem específica durante um período.

6. Agrupar entidades: poderá predefinir o template nos tipos de documento disponíveis ou apenas associá-lo para que este seja apresentado quando estiver a indicar um modelo em Grupos Entidades Modelo.

Quando terminar de configurar o modelo, deverá clicar em Guardar. Por omissão, o modelo configurado será aplicado a todos os grupos de documentos. No entanto, é possível aplicar um modelo diferente a um grupo de documentos específicos.

Associar modelos diferentes a grupo de documentos

Os grupos de documentos disponíveis encontram-se em Configurar Sistema | Preferência de Reporting | Grupos de Entidade Modelo:

  • AP01: Accounts Payable (Pagamentos a fornecedores);
  • AR01: Accounts Receivable (Recibos de clientes);
  • DF: Default;
  • List: List;
  • P01: Purchases (Encomendas de compras);
  • P02: Goods Receipt (Entrada de Stock);
  • P03: Invoice Receipt (Fatura de compras a fornecedores);
  • S01: Sales (Orçamento e encomendas de vendas);
  • S02: Shipping (Documentos de transporte);
  • S03: Billing (Fatura de vendas de clientes, Nota de Débito e Nota de Crédito).

Para adicionar o novo modelo, siga os seguintes passos:

  1. Aceder a Configurar Sistema | Preferência de Reporting | Grupos de Entidade Modelo;
  2. Selecionar o documento pretendido e clicar em Editar;
  3. Adicionar o modelo que editou à área Modelos;
  4. Selecionar a checkbox Predefinição correspondente;
  5. Clicar em Guardar.

Configurar Modelos de Envio de Documentos

É possível criar e configurar um template para enviar os documentos de vendas por email. Os documentos abrangidos por esta funcionalidade devem ser do tipo FaturaEnvioNotas de Crédito ou Nota de Débito.

Nas mensagens de email personalizadas, poderá adicionar informação de contexto relativa ao documento que está a emitir, ou seja, poderá adicionar etiquetas que serão substituídas pelos dados correspondentes do destinatário quando está a escrever o email.

De seguida, são apresentadas as etiquetas disponíveis:

  • %%CompanyName%% – Nome da empresa;
  • %%PartyName%% – Nome da entidade comercial (não se aplica a documentos financeiros);
  • %%AccountingPartyName%% – Nome da entidade de faturação;
  • %%DocumentDate%% – Data do documento;
  • %%Document%% – Identificação do documento como, por exemplo, FA.2016.1;
  • %%DocumentTitle%% – Nome da entidade do documento como, por exemplo, encomenda/fatura;
  • %%DocumentTypeDescription%% – Descrição do tipo de documento;
  • %%Reference%% – Referência do documento;
  • %%Amount%% – Valor do documento;
  • %%Currency%% – Moeda do documento;
  • %%CurrencySymbol%% – Símbolo da moeda do documento;
  • %%CurrencySymbol%% – Símbolo da moeda do documento;
  • %%Remarks%% – Observações do documento;
  • %%User.Name%% – Nome do utilizador do ROSE;
  • %%User.Email%% – Email do utilizador do ROSE;
  • %%Product.Name%% – Nome do produto;
  • %%Organization.Name%% – Nome da organização;
  • %%Date.Now%% – Data/Hora atual;
  • %%Date.Year%% – Ano atual;
  • %%Date.Month%% – Mês atual;
  • %%Date.Day%% – Dia atual;
  • %%Date.DayOfWeek%% – Dia da semana atual.

Para configurar os modelos de envio de documentos, siga as seguintes etapas:

Etapa 1: Criar um template

  1. Aceder a Configurar Sistema | Preferência de Email | Modelos de Email;
  2. Clicar em Criar ou selecionar um modelo existente;
  3. Preencher os campos obrigatórios;
  4. Se pretender personalizar o template para incluir informações sobre campanhas e/ou descontos, deverá inserir o conteúdo em HTLM na área Corpo de Mensagem;
  5. Clicar em Guardar.

Depois de criar os templates para os documentos de que necessita, deverá associá-los aos contactos existentes.

Se este template é destinado ao envio de mensagens esporádicas e personalizadas, deverá posteriormente criar uma notificação em Configuração Sistema | Preferência de Email Notificações, atribuindo um código para a mesma, indicando o modelo de email criado anteriormente e selecionando os contactos/utilizadores pretendidos. Por fim, deverá aceder ao tipo de documento e indicar a notificação criada.

Nota: Os documentos abrangidos por esta funcionalidade devem ser do tipo FaturaRecibosNotas de Crédito ou Nota de Débito.

Etapa 2: Associar template aos contactos

  1. Aceder a Configurar Sistema | Preferência de Email | Notificações;
  2. Clicar em Criar ou selecionar um uma notificação já existente;
  3. Preencher o campo Notificação;
  4. Selecionar o email anteriormente criado na coluna "Modelo de Email";
    Nota: Se pretender aplicar este email como predefinido deverá selecionar a checkbox na coluna "Predefinição?";
  5. Clicar em Guardar e Novo.

Estes dados serão utilizados na criação e/ou edição de cada contacto em Sistema | Contactos.

Criar Tipos de Contacto

Na ficha da entidade, em Configurar Empresas | Empresas, encontra-se disponível a respetiva lista de contactos dividida em dois tipos: Contacto Principal e Contactos Adicionais.

Nota: O contacto principal é sempre gravado como 01.

É possível tipificar os contactos adicionais para, por exemplo, dividir o contacto por departamento ou pessoal público.

Para criar um tipo de contacto, siga os seguintes passos:

  1. Aceder a Configurar Sistema | Preferência de Contacto | Tipos de Contacto;
  2. Clicar em Criar;
  3. Preencher os campos Tipo de Contacto e a Descrição;
  4. Clicar em Guardar e Novo.

De referir que para o envio de email é necessário configurar nos tipos de documento o tipo de contacto que será utilizado para filtrar os destinatários na mensagem.

Criar Campos Personalizados

A personalização dos documentos das empresas é um dos fatores diferenciadores num mercado tão competitivo. Neste sentido, é possível criar campos personalizados nas entidades, artigos e documentos para incluir informações solicitadas pelos clientes e/ou dados importantes da organização. Depois de criar o campo, é ainda possível configurar as definições de impressão para que este campo seja impresso no(s) documento(s) pretendido(s).

Apenas o Configurador e Administrador podem criar e remover campos personalizados, mas qualquer utilizador da subscrição pode utilizá-los. Esta funcionalidade está disponível na roldana de configuração das listas dos artigos, entidades e documentos.

Quando cria um campo personalizado, poderá utilizar três métodos de atribuição de valor predefinido:

Standard

Este método permite criar o campo para ser apresentado e/ou impresso no local pretendido (documento, artigo ou entidade):

Ligar a outro atributo

Deverá escolher esta opção caso pretenda que um campo personalizado já criado seja também apresentado noutro local. Por exemplo, se criou o campo “Número de sócio” na ficha do cliente e pretende que também seja apresentado na fatura, deverá selecionar esta opção e indicar o nome do campo no caminho de atribuição:

Desta forma, o campo da fatura é preenchido automaticamente com o que está previamente preenchido na ficha do cliente. Se alterar a descrição do campo na ficha da entidade, esta alteração será refletida automaticamente no campo da fatura.

Outro primeiro valor de atributo

Esta opção é semelhante anterior, exceto na alteração das descrições, ou seja, se alterar a descrição do campo na ficha da entidade, o campo da fatura não é alterado, mantendo o valor original.

Criar campos personalizados

Se, por exemplo, pretender criar um campo nas faturas, siga as seguintes etapas:

Etapa 1: Criar campos personalizados

  1. Aceder a Vendas | Faturas;
  2. Na roldana de configuração, selecionar a opção Gerir Atributos Personalizados;
  3. Escolher se pretende criar um atributo na fatura ou ao nível da linha fatura;
  4. Clicar em Adicionar;
  5. Indicar o Título do novo campo;
  6. Definir o Tipo de campo, bem como se é preenchimento livre ou obrigatório;
  7. Selecionar o método de atribuição de valor predefinido e o caminho de atribuição (caso tenha selecionado as opções Ligar a outro atributo ou Outro primeiro valor de atributo);
  8. Definir se o campo será obrigatório, visível ou só de leitura;
  9. Inserir as regras de validação a aplicar ao campo: comprimento mínimo, máximo e o formato;
  10. Por fim, clicar em Guardar.
  11. O novo campo é adicionado às faturas na área Atributos Personalizados.

Etapa 2: Configurar impressão

  1. Aceder a Vendas | Faturas;
  2. Selecionar a fatura pretendida;
  3. Na roldana de configuração, selecionar a opção Definições de Impressão;
  4. Selecionar o tipo de fatura aplicável;
  5. No lado esquerdo, selecionar a secção onde pretende imprimir o campo.;
  6. Clicar em + e, de seguida, adicionar o campo anteriormente criado;
  7. Por fim, clicar em Confirmar.

No módulo de Salários, é ainda possível criar campos personalizados para serem utilizados nas fórmulas, como por exemplo na criação de isenção de horário. Para tal, deverá: 

  1. Criar no contrato um campo “AplicaIsencaoHorario” do tipo booleano e um campo “ValorIsencao” do tipo Decimal; 
  2. Criar uma fórmula para associar a uma remuneração: if([Contract.custom_AplicaIsencaoHorario],[Contract.custom_ValorIsencao],22); 
  3. Associar essa remuneração nos contratos. 

O valor da remuneração será apurado em função dessa fórmula e dos novos campos de utilizador associados ao contrato. 

Criar Modelos de Recibos (RH)

O ROSE disponibiliza de base um modelo de email personalizado para enviar os recibos por email aos colaborares. Caso seja necessário efetuar alterações, poderá realizá-las diretamente neste template e/ou criar modelos através da opção Criar para Novo (disponível nas operações de contexto).

Se criar um novo modelo, deverá posteriormente associá-lo à empresa em Sistema | Email | Notificações. 

Para personalizar o template dos recibos, siga os seguintes passos:

  1. Aceder a Configurar Sistema | Email | Modelos de Email;
  2. Editar o modeloEMPLOYEERECEIPT;
  3. Alterar o corpo da notificação e o respetivo assunto. 

O ROSE permite ainda a utilização das seguintes variáveis no corpo da notificação:

  • %%DocumentDate%% - mês e ano do recibo; 
  • %%Contract.Company.Name%% - identificação da empresa; 
  • %%User.Name%% - utilizador que está a fazer o envio dos recibos; 
  • %%Contract.Employee.SearchTerm%% - identificação do colaborador (nome).

Definir Dias de Inatividade

Os períodos de inatividade são diferentes consoante a tipo de negócio, o ano civil e a região. Por isso, para adaptar o ROSE às necessidades específicas de cada empresa é possível registar todos os períodos de inatividade, nomeadamente:

  • Definir os dias não trabalháveis;
  • Tipificar os feriados, ou seja, se são feriados fixos ou móveis (por exemplo, o feriado da Páscoa);
  • Definir os feriados regionais e/ou locais.

Nota: Estão disponíveis de base todos os feriados nacionais.

Para configurar o calendário, siga os seguintes passos:

  1. Aceder a Configurar Sistema | Dias de Inatividade;
  2. Clicar em Criar;
  3. Indicar o Dia de Inatividade pretendido sem espaços nem caracteres especiais e a respetiva Descrição;
  4. Se pretender que este novo registo contemple os dias inativos já criados no sistema, selecione-os no campo Incluir Outros Dias de Inatividade;
    Nota: De salientar que os dias de inatividade já registados no sistema não são apresentados na área Dias de Inatividade;
  5. Na tabela, selecionar o dia pretendido e definir qual o tipo de inatividade: se é um dia fixo ou se representa um dos feriados móveis anuais;
  6. Selecionar a opção Evento Único se pretender que este dia seja apenas gozado no ano civil atual;
  7. Por fim, clicar em Guardar e Novo.

Mapear Entidades (RH)

Para o correto preenchimento do Relatório Único, é utilizada informação de diferentes entidades que, em alguns casos, têm códigos específicos de acordo com tabelas disponibilizadas pela Gabinete de Estratégia e Planeamento (GEP).

Para que a informação existente no sistema seja corretamente preenchida no RU, é necessário efetuar um mapeamento entre os códigos do ROSE e os códigos considerados no RU, nomeadamente:

Códigos do Rose Códigos considerados no RU
Tipos de Contrato Tabela n.º 13
Tipo de Ausência - motivos horas não trabalhadas Motivos das horas não trabalhadas da tabela n.º 10.
Utilizado para o preenchimento da Folha de rosto quadro IX, campo 4.1.
Tipo de Ausência - motivos horas não remuneradas Mapeamento para a tabela n.º 25. Utilizado para o preenchimento do Anexo A, campo 24.
Formação Académica Habilitações Académicas da tabela n.º 14
Profissão Códigos de Profissões da tabela n.º 16
Motivo de cessação Tabela n.º 27
Motivo de admissão Tabela n.º 26 (motivos de entrada)
IRCT Não aplicável. O mapeamento deverá ser efetuado manualmente.
Categoria Profissional Não aplicável. O mapeamento deverá ser efetuado manualmente.

Todos os registos existentes de base em cada uma destas entidades estão já mapeados, com exceção das entidades IRCT e Categoria Profissional uma vez que o mapeamento é manual. Desta forma, apenas é necessário mapear estas duas entidades e os novos registos.

Para efetuar este mapeamento, siga os seguintes passos:

  1. Aceder a Configurar Sistema | Relatório Único;
    Nota: Com o perfil de Administrador, deverá aceder a Sistema | Outras Configurações | Relatório Único;
  2. Editar a entidade a mapear;
  3. Preencher os códigos aplicáveis;
  4. Clicar em Gravar.
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